VejledningerVælg et emneMail og kalender Fælles postkasserKom godt i gang med fælles postkasser og KP mail

Kom godt i gang med fælles postkasser og KP mail

Når du er skiftet over til din egen nye postkasse, skal du også have tilføjet de fælles postkasser (også kaldet funktionspostkasser og afdelingspostkasser), som du måtte have behov for.

Læs nedenfor hvordan du gør og hvad du ellers skal være opmærksom på med fælles postkasser.

Der lukkes for adgang til de gamle fælles postkasser tirsdag d. 7. august og de vil ikke længere kunne tilgås fra en @phmetropol.dk eller @ucc.dk postkasse. For at kunne tilgå fælles postkasser skal man derfor skifte sin Outlook over på ny KP mail eller tilgå den nye KP mail via webmail.

Dette for at undgå, at forskellige personer arbejder på forskelllige mails i forskellige postkasser uden at vide hvad hinanden laver.

Mails sendt til de gamle mailadresser vil dog naturligvis stadig blive videresendt til de nye.

Mailadresse

Den nye mailadresse bliver postkasse@kp.dk i stedet for postkasse@ucc.dk eller postkasse@phmetropol.dk

Videresendelse

Mail sendt til de gamle fælles postkasser vil blive videresendt til de nye - dette vil fortsætte minimum året ud og vi er fuldt klar over, at der er vigtige arbejdsprocesser bundet op på mange af disse. Derfor vil de blive håndteret særligt.

Man behøver med andre ord ikke at ændre eksterne systemer til at pege på den nye mail-adresse i første omgang. Det bedste vil være at vente til at alle, der skal have adgang til den fælles postkasse, er skiftet over til den nye KP mail og kan tilgå den der fra.

Adgang

De samme personer, som havde adgang til den gamle fælles postkasse vil også have adgang til den nye med deres @kp.dk brugernavn. Med andre ord: du har som individuel bruger, adgang til de samme fælles postkasser som før.

Ønsker man at få ændret, hvem der skal have adgang til en fælles postkasse, skal man henvende sig til IT Service. Dette kræver leder-godkendelse.

Tilføjelse af fælles postkasse til Outlook

Først skal du selv skifte Outlook på din arbejds pc over på ny KP mail.

Dernæst skal du tilføje fælles postkassen i Outlook ved hjælp af denne vejledning.

Tilgå ny fælles postkasse via webmail

Er du af den ene eller anden grund ikke kommet over på KP mail endnu med Outlook på din arbejds pc, skal du tilgå din nye mail-adresse via webmail og dermed også den nye fælles postkasse.

  1. Følg først denne vejledning for at logge på den nye webmail.
  2. Følg dernæst denne vejledning at tilføje en fælles postkasse via webmail.

Læste / ulæste / flyttede mails og dubletter

Man KAN risikere, at mails, der allerede ER markeret som læst i den gamle postkasse, ikke også er det i den nye postkasse.

Hvis man efter d. 15. juli har flyttet rundt på mails, der i forvejen lå i nogle forskellige mapper i - KAN det være, at disse mails IKKE tilsvarende er flyttet når man kommer over i den nye postkasse.

Der er også risiko for, at der kan være dublerede mails i den nye fælles postkasse - dvs. den samme mail, som ligger der to gange.

Regler og autosvar

Det har desværre ikke kunne lade sig gøre at føre regler og autosvar 100% med over på den nye fælles postkasse. Følg derfor nedenstående vejledning for at få disse sat op igen:

Opret regler på en fælles postkasse 

Opret autosvar på fælles postkasse via Office 365 (webmail) 

Sikker mail fælles postkassser

I begge de tidligere organisationer har man haft nogle fælles postkasser knyttet til modtagelse og afsendelse af sikker mail. Ligesom de øvrige fælles postkasser, vil mail sendt til disse blive videresendt til nye pendanter i kp.dk og dermed kan de samme personer som før se den sikre mail, der bliver sendt til de gamle sikre mail postkasser.

Det vil dog IKKE være muligt at afsende fra de gamle sikre postkasser, når man er skiftet over på den nye KP mail.

Der vil blive oprettet nye sikker mail fælles postkasser i kp.dk, så man kan afsende sikker mail fra bestemte mail-adresser.

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret