Udfyld navn og cpr-nummer og gem. Nu kan du se at der opdateres til cpr-register.

På ansøgningen skal du først udfylde de markerede felter (under billedet står hvordan de skal udfyldes).

Nu kan du se ansøgers personoplysninger i billedet.

Udfyld derefter sektionen ”ansøgning” med følgende oplysninger:

Områdenummeropsætning = KOT-nummer.

Ansøgt dato = den dato ansøgning er modtaget fx dags dato.

SU startdato = den dato hvor den studerende skal begynde på KP.

Udfyld herefter sektionen status med følgende felter:

Sagsbehandlingsstatus ændres fra ”ny” til ”færdigbehandlet”.

Sagsbehandlingsafgørelse sættes til ”OK”.

Optagelsesafgørelse sættes til ”studieplads”.

Optagelsesstatus sættes til ”bekræftet”.

Tildelt studiestart = hvornår den studerende er startet på uddannelsen på gammel institution (svarer til oprindelig studiestart. fra SIS)

Gem herefter ansøgningen.

Kør arbejdsproces der gør ansøger til studerende

Du skal blive i ansøgningsbilledet og vælg nu de tre prikker i toppen af skærmen og derefter ”kør arbejdsproces”.

Vælg den nederste arbejdsproces der hedder ”overfør ansøger og ansøgning” ved at markere den lille boks til venstre for teksten. Du skal ikke klikke på selve teksten. Vælg herefter tilføj.

Sig ”ok” til det næste billede der åbner. Og gå derefter tilbage til din ansøgning. Klik på den lille pil yderst til højre i toppen af ansøgningen.

Vælg ”baggrundsprocesser” i det billede der åbner.

Her kan du se status for om den studerende er blevet overført til studerende. Tjek både at status er fuldført og at det er esas JobService der fremkommer i den øverste linje. Der kan gå op til flere timer før dette job er færdigkørt.

Når du har tjekket, at ansøgningen er korrekt overført, og at der er oprettet en studerende og et studieforløb, skal ansøgningen deaktiveres.

Det er vigtigt, at ansøgningen deaktiveres, så ansøgningen ikke fremstår som en ny ”almindelig” ansøgning i esas. Deaktiveres den ikke, kan den fremstå som en "almindelig" ny ansøgning indgå f.eks. i søgninger på alle ansøgninger og optagede og evt. ifm. statistik.

For at deaktivere en ansøgning, skal du på forsiden af ansøgningen klikke på "Deaktiver" i toppen:

Når ansøgningen deaktiveres kommer en gul bjælke i bunden, hvor der står "Inaktiv":

Fremsøg nu den studerendes studieforløb via studerende og studieforløb.

Ret indskrivningsform til indskrivning af overflyttere (1400)

Tjek og ret evt. forventet afslutning (i feltet lige under indksrivningsform)

Giv startmerit for allerede beståede fag:

Vælg på studieforløbslinjen det semester du skal arbejde med og vælg derefter den første GUE du skal give merit for:

Inde på GUEn går du ned til sektionen meritregistreringer og vælger ”+”.

Udfyld følgende felter:

Merittype: vælg startmerit.

Status: vælg godkendt.

Karakter: sæt til godkendt eller bestået.

Bedømmelsesdato: sættes til den dato den studerende starter på KP.

Gem og luk, og fortsæt med de næste GUEr der skal gives merit for. Når du opdaterer siden efterfølgende, vil du nu kunne se at studieforløbslinjen bliver mørkegrøn for de semestre hvor du har givet merit. Symbolet for merit (to pile i hver sin retning) vi ligeledes fremgå på semesteret.

Nu skal den studerende tilknyttes de PUEr og hold den skal følge.

Fremsøg PUEn via uddannelse og planlægningsuddannelseselement og søg fx på kaldenavn.

Gå ned til sektionen gennemførselsuddannelseselementer og klik på ”+”.

Fremsøg den studerende og gem.

Vælg derefter holdet på PUEn.

Vælg ”+” og fremsøg den studerende.

Nu har du sat den studerende på hold.

Find studienummer.

På den studerendes studieforløb kan du nu klikke på den studerende og kommer til personoplysningerne:

Her kan du i sektionen personoplysninger se studienummer, som også betyder at den studerende får en KP-mail, adgang til Itslearning m.m.