Vejledninger

Optagelse af ansøgere (VU)

Opdateret

Optag tilmeldte

1. Fremsøg ansøgningerne - der er tre muligheder:

Mulighed 1: Avanceret søgning: Ansøgninger klar til optag. Denne avancerede søgning fremsøger alle ansøgninger, som er klar til at blive optaget.

Mulighed 2: Avanceret søgning: Alle ansøgninger - søg efter specifikt hold S313. Denne avancerede søgning fremsøger alle ansøgninger på PUEn.

OBS. Vigtigt, at du sorterer ubehandlede ansøgninger fra.

Mulighed 3: Fremsøg PUEn i esas og find derefter alle ansøgninger til denne PUE ved at klikke på pilen til højre i hylden og vælg Ansøgninger.

Skift tilknyttet visning til: 0 Klar til optag via PUE  brugbar visning i esas SKABELON. Denne mulighed giver alle ansøgninger på PUEn.

OBS. Vigtigt, at du sorterer ubehandlede ansøgninger fra.

2. Markér alle ansøgningerne:

  • Ved mulighed 1 - kryds/tjek alle af
  • Ved mulighed 2 - kryds/tjek alle af og tag dem fra som ikke er færdigbehandlet
  • Ved mulighed 3 - kryds/tjek alle af og tag dem fra som ikke er færdigbehandlet

3. Klik på Rediger:

4. Masseredigér alle ansøgningerne ved at ændre:

  • Optagelsesafgørelse til Studieplads
  • Optagelsesstatus til Bekræftet

Klik på Skift:

5. Markér alle ansøgningerne igen

6. Kør arbejdsproces:

(Ved mulighed 3 ligger arbejdsprocessen typisk under de tre prikker - og hvis de ikke er til at se, så zoom lidt ind eller ud på din skærm, så kommer de frem.

Scoll ned til: Overfør Ansøger og Ansøgning til Studerende og Studieforløb

Sæt kryds/tjek Overfør Ansøger og Ansøgning til Studerende og Studieforløb og klik på Tilføj:

7. Klik OK ved Bekræft anvendelse af arbejdsproces:

Status på PUE ændres til Aktiv

8. Fremsøg PUEn i esas. Under planlægningsuddannelseselement ændres Status fra Planlagt til Aktiv.

9. Tjek Gennemførelsesuddannelseselementer, Status over Betalinger og Undervisningshold:

  • Tjek, at alle ansøgere er overført til PUEn under Gennemførelsesuddannelseselementer:
  • Tjek, at alle faktureringsgrundlagslinjer stemmer overens med Gennemførelsesuddannelseselementer under Status over Betalinger:
  • Tjek, at alle ansøgere er overført til Undervisningsholdet  Klik ind på holdets navn:
  • Tjek, at antallet under Gennemførelsesuddannelseselementer stemmer:

Hvis der mangler én på holdet - klik på + og lup. Klik på den manglende GUE

Send optagelsesbreve via e-Boks

10. Åbn avanceret søgning og find søgning SKABELON: Flettefil til e-Boks-breve

Fremsøg den PUE, der skal laves optag på og klik på resultat

11. Eksportér fil til excel-fil ved at klikke på:

12. Åbn Excel-filen og aktivér redigering:

13. Gem filen som CSV UTF-8 (kommasepareret) (*.csv)

14. Download skabelonen for optagelsesbrev i Sag og Dokument: https://kpdk.sharepoint.com/sites/SOD-FLS9/FA9/FB52/FC27/Assets/AxIndex.aspx

15. Aktivér redigering og tilret skabelon

Du kan evt. gemme en MASTER-skabelon i SOD under det enkelte moduls sagsmappe ”Optagelse”. Fx Optagelse - dsk223750702  Afgangsmodul SKAT

16. Flet din CSV-fil med brevet

Klik på Forsendelser -> Vælg modtagere -> Brug en eksisterende liste -> Vedhæft fil

Det er vigtigt, at din filkonvertering står sådan her: Anden kodning  Unicode (UTF-8)

17. Klik på ABC Vis resultater for at vise brevet med flettefilen

18. Send i e-Boks: Du kan sende til e-Boks på to måder:

A. Klik Afslut og flet -> Rediger enkelte dokumenter… -> OK  Klik på Send OneTooX -> Klik Send alle

B. Klik Afslut og flet -> Udskriv dokumenter.." -> OK -> Vælg printeren OneTooX:

  • Tjek, at antallet af GUEr stemmer i det OneTooX-vindue, der popper op --> Klik Send
  • Tjek, at alle studerende har fået brevet digitalt - og ikke med fjernprint.

19. Gem flettebrevet i SOD

  • Klik Afslut og flet --> Rediger enkelte dokumenter… --> OK
  • Der åbnes en ny version af dokumentet med alle breve listet efter hinanden.
  • Klik på Gem som --> Søg modulet frem --> Klik på Dokumenter --> Tilret titel hvis nødvendigt og GEM

0 Kommentarer

Tilføj kommentar

Send mig en email når nogen besvarer denne kommentar

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Forrige Vejledning Opret ansøgning manuelt for nye samt eksisterende ansøgere (VU)
Næste Vejledning Slå ansøger op på privat e-mail
Mangler du stadig hjælp? Kontakt os