Da timeseddel kan startes af både censor og af førstebehandleren, omhandler denne vejledning de 3 mulige scenarier hvor KP er inde over censorens timeseddel:
- "Førstebehandleren" - altså KP starter timesedlen for censoren og får den retur igen inden den ryger til "godkender"
- "Førstebehandleren" godkender timesedlen - altså hvor censoren selv har oprettet timesedlen (LUKKET FOR INDBERETNING)
- "Godkender" godkender timesedlen
Tryk på "Ny blanket" oppe i bjælken til højre
Find blanketten "Censor - KP starter" i oversigten
Hvis du fremadrettet skal bruge blanketten, kan du med fordel trykke på stjernen. Dine favoritmarkereret blanketter vil ligge sig øverst, så du hurtigt kan finde dine favoritter næste gang.
Dit navn og dine initialer vil automatisk blive påført som "Førstebehandler" når du starter en blanket
Under dine oplysninger er der et bemærkningsfelt, hvor du har mulighed for at skrive en kommentar som timelæreren kan se når vedkommende tilgår blanketten efter du har udfyldt din del
Bemærkningsfeltet er ikke obligatorisk
Du skal som "Førstebehandler" udfylde konteringen
Når du vælger et sted/afdeling i drop-down-menuen, vil du kun kunne vælge blandt de aliasser som er opsat til det pågældende sted/afdeling.
Det næste punkt på timesedlen er udfyldelsen af timer
Felterne er ikke obligatoiske for "Førstebehandleren" så du behøver ikke udfylde timerne, hvis du vil lade censoren udfylde den del.
Timesedlen kommer retur til dig som "Førstebehandler" når censor har udfyldt sin del - der vil du skulle påføre satsen hvis censoren ikke har gjort det, eller hvis der er brugt en forkert sats.
Hvis du udfylder dato, type, antal, tidsforbrug og sats skal du være opmærksom på nedenstående
- Ved procentregulering den 1. oktober og den 1. april, skal der laves 2 timesedler,
hvis det er timer der vedrører måneden før og efter oktober og april. På den måde sikres det, at der udbetales til den rette timeløn
Timetal skal indtastes uden forberedelsestid.
- Minutter skal indberettes i 100-dele
- Du kan max registrere 10 timer pr. dag
På timesedlen er der lagt en omregner ind som kan være en hjælp. Omregneren omregner de faktiske minutter til timer og 100-dele, så hvis du f.eks. der er brugt 80 min. skal du skrive 1,33 timer ind på timesedlen.
1) Viser det samlet antal timer pr. række.
2) Klik på "tilføj" for at tilføje en ny række.
3) Viser det totale antal timer for timesedlen
Du har nu følgende muligheder:
1) Under "andre muligheder" har du mulighed for at gemme timesedlen som en kladde
2) Annuller blanketten/timesedlen
3) Send blanketten/timesedlen til censor
Når du sender timesedlen til censoren kommer nedenstående boks op - Udfyld:
- Fornavn
- Efternavn
- Mail til censoren
Afslut med "Send"
Censor vil herefter modtage en mail med link til Xflow og besked om at blanketten nu er klar til godkendelse. Har censor haft udgifter til transport kan censor udfylde dette i blanketten samt vedhæfte dokumentation for udgifter.
Når den censor har udfyldt sin timeseddel og indsendt den til pågældende afdeling/uddannelse, vil timesedlen ligge sig under rettighedsgruppens "Igangværende"-sager under "Mine blanketter"
Du skal som "Førstebehandler" trykke på sagen for at komme ind og godkende
Når du åbner timesedlen kan du se personoplysningerne for den timelønnede - disse er fastlåste og kan ikke redigeres.
Dit navn og initialer vil automatisk blive påført som "Førstebehandler" af sagen, og kan ikke redigeres
Du skal som "Førstebehandler" udfylde konteringen
Når du vælger et sted/afdeling i drop-down-menuen, vil du kun kunne vælge blandt de aliasser som er opsat til det pågældende sted/afdeling.
Herefter kan du se hvad den timelønnet har udfyldt af timer på de enkle dage i perioden.
Du har som "Førstebehandler" mulighed for at rette i oplysningerne, hvis der er nogle åbenlyse fejl.
Hvis der ikke er tale om åbentlyse fejl og at du er uenig i timer mv. kan du i stedet afvise timesedlen, så den ryger tilbage til den timelønnet som får mulighed for at tilrette og indsende den igen.
Du skal huske at kontrollere om timelærer har udfyldt satsen selv.
- Hvis den er udfyldt skal du kontrollere at den er korrekt ellers skal du rette den
- Hvis den ikke er udfyldt af timelæreren skal du udfylde satsen
- Ved procentregulering den 1. oktober og den 1. april, skal der laves 2 timesedler,
hvis det er timer der vedrører måneden før og efter oktober og april. På den måde sikres det, at der udbetales til den rette timeløn
Hvis censoren har haft udgifter i forbindelse med rejsen, har censor haft mulighed for at udfylde rejseafregningen. Du skal derfor kontrollere at de oplysninger censor har indberettet stemmer overens med den vedhæftet dokumentation:
Hvis censor selv har tilføjet måltider under beregning af time dagpenge og du gerne vil rette i det, har du desværre ikke mulighed for at rette. Hvis du alligevel retter, så vil evt. måltider ikke blive fratrukket i udbetaling af time dagpenge.
Hvis det skal rettes, skal du skrive til basen vedr. din ændring til blanketten - når blanketten er endelig godkendt og vi løn sørger for at rette beløbet eller sende den retur til censor, som så kan rette i måltiderne.
Når du har gennemgået timesedlen og rejseafregningen har du nedenstående muligheder
1) Hvis du er uenig i det der er udfyldt kan du afvise timesedlen, som sendes retur til den timelønnet.
Hvis du afviser timesedlen - kommer nedenstående boks op, hvori du skal udfylde begrundelsen for din afvisning
Den timelønnet modtager herefter en mail om at timesedlen er afvist.
2) Når du bruger "Godkend og gå til næste" skal du i forbindelse med din godkendelse vælge den rettighedsgruppe som skal være "Godkender" på timesedlen og du vil automatisk komme ind på den næste timeseddel som ligger klar til godkendelse. Du behøver derfor ikke gå tilbage til "Mine blanketter" og klikke ind på en ny timeseddel.
3) Når du bruger "Godkend" skal du i forbindelse med din godkendelse vælge den rettighedsgruppe som skal være "Godkender" på timesedlen og du kommer tilbage til "Mine blanketter"
Tryk herefter på "Send"
Når "Førstebehandler" har godkendt timesedlen, vil timeseddel ligge sig under "Godkender"-rettighedsgruppens "Igangværende"-sager under "Mine blanketter"
Du skal som "Godkender" trykke på sagen for at komme ind og godkende
Når du åbner timesedlen kan du se alle oplysninger på blanketten, men du vil ikke kunne redigere i oplysningerne.
Du har følgende muligheder:
1) Hvis du er uenig i det der er udfyldt kan du afvise timesedlen, som sendes retur til "førstebehandler".
Hvis du afviser timesedlen - kommer nedenstående boks op, hvori du skal udfylde begrundelsen for din afvisning
2) Når du bruger "Godkend og gå til næste" bliver timesedlen godkendt og du vil automatisk komme ind på den næste timeseddel som ligger klar til godkendelse. Du behøver derfor ikke gå tilbage til "Mine blanketter" og klikke ind på en ny timeseddel.
3) Når du bruger "Godkend" bliver timesedlen godkendt og du kommer tilbage til "Mine blanketter"
Når du har godkendt timesedlen sker udbetalingen til næstkommende lønkørsel
0 Kommentarer
Tilføj kommentar