Da en timeseddel kan startes af både timelønnet og af førstebehandleren, omhandler denne vejledning de 3 mulige scenarier hvor KP er inde over den timelønnet timeseddel:
- "Førstebehandleren" - altså KP starter timesedlen for den timelønnet og får den retur igen inden den ryger til "godkender"
- "Førstebehandleren" godkender timesedlen - altså hvor den timelønnet selv har oprettet timesedlen
- "Godkender" godkender timesedlen
Tryk på "Ny blanket" oppe i bjælken til højre.
Find blanketten "Studentermedhjælper adm. - KP starter" i oversigten
Hvis du fremadrettet skal bruge blanketten, kan du med fordel trykke på stjernen. Dine favoritmarkereret blanketter vil ligge sig øverst, så du hurtigt kan finde dine favoritter næste gang.
Dit navn og dine initialer vil automatisk blive påført som "Førstebehandler" når du starter en blanket
I bemærkningsfeltet, har du har mulighed for at skrive en kommentar som timelønnet kan se når vedkommende tilgår blanketten efter du har udfyldt din del
Bemærkningsfeltet er ikke obligatorisk
Du skal som "Førstebehandler" udfylde konteringen
Det næste punkt på timesedlen er udfyldelse af timer.
Felterne er ikke obligatoriske for "Førstebehandleren" så du behøver ikke udfylde timerne, hvis du vil lader den timelønnet udfylde den del.
Timesedlen kommer retur til dig som "Førstebehandler" når den timelønnet har udfyldt sin del - også selvom der ikke har været nogle rettelser på timesedlen, kommer den stadig retur til dig som "Førstebehandler".
Husk at tjekke om timerne er korrekte og om der evt. er lavet rettelser på timesedlen.
Ved procentregulering den 1. oktober og den 1. april, skal der laves 2 timesedler,
hvis det er timer der vedrører måneden før og efter oktober og april. På den måde sikres det, at der udbetales til den rette timeløn.
Udfyld felter med
- Dato
- Hvilken aktivitet (kursus, modul, sted)
- antal arbejdstimer (100 dele - se omregner) - MAX 10 timer pr. dag
- antal undervisningstimer (100 dele - se omregner) MAX 10 timer pr. dag
Klik på "tilføj" for at tilføje en ny række (ny dato).
På timesedlen er der lagt en omregner ind som kan være en hjælp. Omregneren omregner de faktiske minutter til timer og 100-dele, så hvis du f.eks. der er brugt 80 min. skal du skrive 1,33 timer ind på timesedlen.
Du har nu følgende muligheder:
1) Under "andre muligheder" har du mulighed for at gemme timesedlen som en kladde
2) Annuller blanketten/timesedlen
3) Send blanketten/timesedlen til timelønnet
Når du sender timesedlen til den timelønnet kommer overstående boks op - Udfyld:
- Fornavn
- Efternavn
- Mail til timelønnet
Afslut med "Send"
Den timelønnet vil herefter modtage en mail med link til Xflow og besked om at blanketten nu er klar til godkendelse.
Når den timelønnet har udfyldt sin timeseddel og indsendt den til pågældende afdeling/uddannelse, vil timesedlen ligge sig under rettighedsgruppens "Igangværende"-sager under "Mine blanketter"
Efter du har logget ind, kommer du direkte ind til de blanketter, som ligger og venter på, at blive udfyldt og godkendt.
Vælg den blanket som du skal godkende.
Du skal som "Førstebehandler" trykke på sagen for at komme ind og godkende
Når du åbner timesedlen kan du se personoplysningerne for den timelønnede - disse er fastlåste og kan ikke redigeres.
Dit navn og initialer vil automatisk blive påført som "Førstebehandler".
Du skal som "Førstebehandler" udfylde konteringen.
Når du vælger et sted/afdeling i drop-down-menuen, vil du kun kunne vælge blandt de aliasser som er opsat til det pågældende sted/afdeling.
Herefter kan du se hvad den timelønnet har udfyldt af timer på de enkle dage i perioden.
Du har som "Førstebehandler" mulighed for at rette i oplysningerne, hvis der er nogle åbenlyse fejl.
Ved procentregulering den 1. oktober og den 1. april, skal der laves 2 timesedler,
hvis det er timer der vedrører måneden før og efter oktober og april. På den måde sikres det, at der udbetales til den rette timeløn
Hvis der ikke er tale om åbenlyse fejl og at du er uenig i timer mv. kan du i stedet afvise timesedlen, så den ryger tilbage til den timelønnet som får mulighed for at tilrette og indsende den igen.
Når du har gennemgået timesedlen har du nedenstående muligheder
1) Hvis du er uenig i det der er udfyldt kan du afvise timesedlen, som sendes retur til den timelønnet.
Hvis du afviser timesedlen - kommer nedenstående boks op, hvori du skal udfylde begrundelsen for din afvisning
Den timelønnet modtager herefter en mail om at timesedlen er afvist.
2) Når du bruger "Godkend og gå til næste" skal du i forbindelse med din godkendelse vælge den rettighedsgruppe som skal være "Godkender" på timesedlen og du vil automatisk komme ind på den næste timeseddel som ligger klar til godkendelse. Du behøver derfor ikke gå tilbage til "Mine blanketter" og klikke ind på en ny timeseddel.
3) Når du bruger "Godkend" skal du i forbindelse med din godkendelse vælge den rettighedsgruppe som skal være "Godkender" på timesedlen og du kommer tilbage til "Mine blanketter"
Vær opmærksom på at få klikket på rettighedsgruppen - efter du har søgt og ikke blot trykke "Enter", da den i så fald ikke vil ramme korrekt rettighedsgruppe.
Tryk herefter på "Send"
Når "Førstebehandler" har godkendt timesedlen, vil timeseddel ligge sig under "Godkender"-rettighedsgruppens "Venter på"-sager under "Mine blanketter".
Du skal som "Godkender" trykke på sagen for at komme ind og godkende
Når du åbner timesedlen kan du se alle oplysninger på blanketten, men du vil ikke kunne redigere i oplysningerne.
Du har følgende muligheder:
1) Hvis du er uenig i det der er udfyldt kan du afvise timesedlen, som sendes retur til "førstebehandler".
Hvis du afviser timesedlen - kommer nedenstående boks op, hvori du skal udfylde begrundelsen for din afvisning
2) Når du bruger "Godkend og gå til næste" bliver timesedlen godkendt og du vil automatisk komme ind på den næste timeseddel som ligger klar til godkendelse. Du behøver derfor ikke gå tilbage til "Mine blanketter" og klikke ind på en ny timeseddel.
3) Når du bruger "Godkend" bliver timesedlen godkendt og du kommer tilbage til "Mine blanketter"
Når du har godkendt timesedlen sker udbetalingen til næstkommende lønkørsel
0 Kommentarer
Tilføj kommentar