VejledningerOffice 365 Teams Møder (Medarbejdere)Tips til at holde gode online møder

Tips til at holde gode online møder

Afholdelse af møder online er en ny og for mange uvant måde at mødes på. Hvordan sikrer man, at der er en god struktur på mødet, at alle kommer til orde og at der samtidig er mulighed for "kaffesnakken"? Læs med her for at få nogle tips til hvad du kan og bør være opmærksom på.

Når først du kommer i gang, vil du sikkert opdage, at mange af de normale "greb" er de samme for online møder som for "analoge" møder, men der er alligevel nogle særlige ting du bør være opmærksom på.

1. Hav en klar dagsorden og del den på forhånd

Som med alle andre møder, kan en klar dagsorden være en stor fordel. I online møder bliver dette ikke mindre værdifuldt. Sørg for at sende dagsordenen ud på forhånd, så alle har en kopi.

Du kan eventuelt vælge at dele din dagsorden via OneNote, hvor du også kan skrive mødenoter ind.

2. God mødeledelse er også vigtig i online møder

Når man sidder i samme rum, kan man oftest række hånden op eller med kropssprog signalere, at man ønsker at sige noget, men det kan man ikke på samme måde i online møder. Derfor kan man komme til at tale lidt i munden på hinanden, uden nogen synderlig struktur.

Der kan derfor være gavn af, at der er en klar mødeleder, som styrer ordet, så alle kan komme til.

Teams har pt. ikke en funktion, der tillader, at man kan digitalt markere, at man "rækker hånden op", men i stedet kan man bruge chatten i mødet til at angive, at man ønsker ordet. Dette kan mødelederen så tage højde for i talerækken.

3. Brug mute knappen

Når alle sidder hjemme eller andre steder, så kan der være baggrundsstøj, som kan forstyrre mødet, selvom man ikke selv taler. Derfor kan det være en god idé, at alle der ikke har ordet, sætter sig selv på "mute" (dvs. slår lyden fra, så andre ikke kan høre én). Dette sender også et mere visuelt signal om hvem der har ordet.

Når man så får ordet, så slår man lyden til og fortæller hvad man har på hjerte.

4. Del skærm

Det kan være værdifuldt at dele sin skærm med de andre på mødet. Det kunne være fordi man vil:

  • Vise en præsentation
  • Demonstrere noget i et program
  • Vise et Word dokument, som der arbejdes på
  • Vise dagsordenen

Vær opmærksom på, om du deler hele din skærm eller kun ét vindue ad gangen. Hvis du vælger sidstnævnte, så kan deltagerne kun se det specifikke vindue, som du vælger, men hvis du så får brug for at skifte til noget andet, så vil de ikke kunne se det. Derfor kan det i mange tilfælde være nemmest at dele hele skærmen, hvorved deltagerne kan se alt hvad der foregår på din skærm.

5. Kollaborativt referat

Det er ikke altid at mødelederen eller referenten får alle (nødvendige) detaljer med.

I kan hjælpes ad med at tage noter fra mødet, hvis I f.eks. anvender OneNote eller Word til at tage referat.

Hvis alle mødedeltagere skriver i OneNote på samme tid, så kan alle hjælpe med at skrive noter ind, efterhånden som mødet skrider frem. Dette kræver naturligvis en vis mængde disciplin og øvelse og afhænger af hvilken type møde der er tale om, men det kan fungere rigtig godt, når man vænner sig til det.

Afhængigt at situationen, kan mødelederen dele sin skærm og vise noterne mens de bliver skrevet efterhånden som mødet skrider frem. Dette kan give en fornemmelse af, at man er med til at forme referatet, efterhånden som man går dagsordenen igennem.

6. Lav små afbræk i mødet

Mange, især længere møder, har oftest en lille kaffepause, hvor man kan nå at tale om andre ting, end de der lige var på dagsordenen.

I kan overveje at lægge en lille 10 minutters pause ind, hvor man har mulighed for at ringe hinanden direkte op og tage en snak om noget, man har på hjerte eller savner svar på.

7. Vær opmærksom på hastigheden

Med online møder kan man ikke altid se, om folk er helt med på hvad der tales om og det er ikke sikkert at de ved hvordan de skal tilkendegive, hvis de er en smule i tvivl. Derfor bør man som mødeleder og i det hele taget, når man taler, være opmærksom på tempoet og på om alle er med.

8. Lav en "rundt om bordet"

Det er ofte de samme personer der taler. Nogle er måske mere udadvendte og trygge ved teknologien end andre og derfor kan der være nogle der sidder tilbage med noget, som de ikke fik sagt. Derfor kan det være en mulighed for mødelederen, at man tager en rundt om bordet, hvor man decideret "peger" på folk og spørger om de har noget de ønsker at tilføje.

9. Rund af med en opsummering

Lige som i normale møder, kan det også i online møder være en god idé at lave en kort opsummering af hvad der blev besluttet og drøftet på mødet, så alle slutter af med en god fornemmelse og overblik over sessionen.

Del eventuel skærm og vis mødenoterne under opsummeringen.

10. Del referatet efter mødet

Når mødet er slut, kan det naturligvis være smart at dele mødereferatet med alle et sted, hvor alle kan se dem.

Hvis noterne blev taget i OneNote, skal der ikke deles noget nyt, da alle allerede har linket til noterne i OneNote.

Vær opmærksom på, hvis der er behov for at referatet skal gemmes i Sag og Dokument. I så fald skal disse noter kopieres over i et Word dokument og arkiveres i Sag og Dokument.

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret