Vejledning for projektledere på rekvireret ÅU eller IDV

Det er dit ansvar at registrere den faktiske tid du bruger på dine opgaver på de rigtige alias. Du skal registrere tid brugt på VU opgaver, der er købt af en kunde eller en anden afdeling, betalt af studerende eller er forskning. Al tid som følger direkte af disse opgaver skal registreres (projektledelse, konsulentopgaver, undervisning, forberedelse etc.). Så snart der er indgået en kontrakt vil der blive oprettet et alias  hvormed du kan begynde at registrere din tid. Åbne uddannelser har deres faste alias.

1. Forbrugt tid/aftalt tid

Du skal registrere den forbrugte tid på opgaven, men skal naturligvis ikke bruge flere timer end den aftalte. Faktisk forbrugt tid kan således være færre timer end aftalt, men kan ikke være flere uden at du har drøftet denne udfordring på forkant med projektleder/uddannelsesansvarlig eller den nærmeste leder, hvor opgaven hører hjemme.

2. Alias

Det er dit ansvar som projektleder at sikre, at dit projekt har et alias, som alle projektdeltagere kan registrere tid på i mTIME. Du skal få oprettet alias på alle opgaver, som er rekvireret ÅU eller IDV  også de små opgaver. Hvis du har et projekt, der både indeholder rekvireret ÅU og IDV får de forskellige alias, fordi de i sidste ende skal opgøres hver for sig.

Hvis der er tale om en eksisterende opgave, er der 2 muligheder:

  • Opgaven er oprettet efter 1. januar 2019: Din opgave har fået et alias
  • Opgaven blev oprettet før 1. januar 2019: Din opgave har et projektnummer som er forældet. Du kan finde de nye alias i vedhæftede liste. Hvis alias ikke findes på oversigterne skal du henvende dig til VU Stabs ØKO‐team, som kan oprette et alias.

Hvis der er tale om en helt ny opgave, skal du også henvende dig til VU Stabs ØKO‐team, som kan oprette et alias til dig. På medsendte dokument med roller og support finder du kontaktinformation til ØKO‐team.

Når du har et alias, skal du sende følgende information til dine undervisere/konsulenter på projektet:

  • Alias på projektet, der skal registreres tid på, med angivelse af hvor mange timer, de har til rådighed. Hvis projektet indeholder både rekvireret ÅU og IDV skal du angive begge alias og hvor mange timer, der er aftalt til hver
  • Husk at betegnelserne ÅU og IDV ikke er genkendelige for alle. Så brug evt. betegnelser på aktiviteten (coaching, undervisning, supervision etc.)
  • Påmindelse om at det er det faktiske tidsforbrug, der skal registreres, og at de som altid, skal gå i dialog med deres leder og projektleder (dig), hvis det ser ud til, at de ikke kan overholde det aftalte timeantal

Du og dine projektdeltagere skal selv finde projekternes alias frem i mTIME. Når du vælger projektet, fremkommer der en registreringslinje. Projekterne vil herefter fremgå i mTIME og tiden kan registreres på projektet. Se vejledning Tilpas projekter i dit Skema (tilføj linjer).

Vi arbejder på, at finde en løsning, som giver dig mulighed for at monitorere dine projektdeltageres tidsforbrug på dit konkrete projekt. Denne information følger.

Den tid som bruges på opgaver, som ikke er købt af en kunde eller en anden afdeling, er betalt af studerende eller som er forskning, registrerer I som normal arbejdstid på linjen [afdelingsforkortelse]/arbejdstid.

3. Bagudrettet registrering fra 1. januar 2019 til nu

  • Du og dine projektdeltagere skal bagud registrere jeres faktisk forbrugte tid på projekter fra 1. januar 2019 og frem. I kan f.eks. tage udgangspunkt i Outlook eller andre redskaber, når I skal rekonstruere jeres timeforbrug
  • Du skal finde projekternes alias i din mTIME på alle projekter, du har arbejdet på i 2019, som beskrevet ovenfor
  • Hvis du ikke kan finde projekternes alias på oversigten, efterspørger du dem hos ØKO‐team, og sender dem videre til dine projektdeltagere

mTIME for januar og februar vil være åbent for registreringer frem til påske.

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret