For at leve op til de eksterne krav til KP samt opnå et bedre overblik over ressourceanvendelsen (økonomi og tid) er det besluttet at indføre tidsregistrering på FoU-aktiviteter på hele KP.
Den samme praksis er indført for projekter indenfor videre- og åben uddannelse. Formålet med registreringerne er at få et bedre overblik over de igangsatte aktiviteter og overholdelse af de bevillingsforudsætninger, hvorunder de eksterne bevillingerne er givet.

Du skal derfor registrere den tid, du bruger på forskning og udviklingsaktiviteter på relevante alias i KP’s tidsregistreringssystem mTIME. Samtlige timer du bruger skal registreres. Det omfatter bl.a. formulering af ansøgninger, projektledelse, analyseopgaver, dataindsamling og afrapportering.

Før et projekt starter bruges der ofte en del timer på projektudvikling og formulering af ansøgning. Disse timer skal registreres på uddannelsens POP pulje (Programudvikling og Publicering), indtil projektet oprettes.

Et projekt skal oprettes, når afholdelse af FoU-aktiviteten er ledelsesbesluttet. Afhænger aktiviteten af en ekstern bevilling, oprettes projektet, når bevillingen er modtaget. Ledelsen kan i særlige tilfælde beslutte at oprette projekter til projektudvikling ved større ansøgninger.

Aktiviteter ifm. programudvikling, publicering og intern kapacitetsopbygning i FoU-miljøet skal registreres på POP-puljen, hvis det er internt finansieret. Der er oprettet tre sagsopgaver på POP-puljen, som alle aktiviteter skal registreres under, jf. eksemplet nedenfor.

Sagsopgave ”xxx, POP/Projektansøgninger” dækker over aktiviteter, der relaterer sig til konkrete projektansøgninger, herunder fælles ansøgningsarbejde, tovholderfunktion/projektledelse i ansøgningsprocesser, ph.d.-prækvalificeringsproces, aktiviteter ifm. tværgående satsninger mv. Sagsopgaven dækker også opgaver, der ligger forud for et egentligt ansøgningsarbejde, som eksempelvis kontakt til potentielle samarbejdspartnere, oprettelse af konsortier, pilotprojekter, forsøg og analyser, hvor de præliminære resultater på sigt vil føre til en projektansøgning.

Sagsopgave ”xxx, POP/Publikationer” dækker over aktiviteter relateret til publikationer, review-møder med andre forfattere, redaktionsarbejde, CV-vedligehold, konferencer, konsortie- og netværksaktiviteter, rejseudgifter, forskningsfaglige kommunikationsaktiviteter mv. for den enkelte forsker.

Sagsopgave ”xxx, POP/Intern kapacitetsopbygning” dækker over aktiviteter relateret til intern kapacitetsopbygning og ledelse i bred forstand, herunder intern videndeling, deltagelse i FoU-teams, seminarer, faglig ledelse, docenttimer, ph.d.-vejledning og øvrige aktiviteter, der er knyttet an til kapacitetsopbygning af FoU-miljøet.  

Det kan i særlige tilfælde, hvor det er styringsmæssigt relevant, oprettes lokale sagsopgaver under de tre sagsnavne ved at henvende sig til Økonomi.

Herudover vil det stadig gælde, at mindre og korte omkostninger, såsom rejselegater, konferencedeltagelse mv., som er finansieret af eksterne bevillinger, skal registreres som ”XXX Eksternt finansieret/Mindre omkostninger”.

Du skal registrere den faktisk forbrugte arbejdstid på enten projektet eller på POP puljen  alt efter hvor i processen FoU-projektet er. Hvis du kan se, at du ender med at bruge flere eller færre timer end aftalt, er det vigtigt, at du drøfter det forventede tidsforbrug med rette projektleder/docent eller nærmeste leder, i den afdeling, hvor projektet er forankret.

Den tid du ikke bruger på projekter, hvor der skal tidsregistreres, registrerer du som normal arbejdstid på linjen [afdelingsforkortelse]/arbejdstid i mTIME. Frokost, afdelingsmøder mv. skal registreres som normal arbejdstid, og ikke på det enkelte projekt eller POP puljen.