VejledningerProgrammer kun for ansatte:SIS Leksikon F - GFakturering Åben uddannelse - KP Fælles

Fakturering Åben uddannelse - KP Fælles

Dette er en arbejdsgangsbeskrivelse om, hvordan man fakturerer aktiviteter på åben uddannelse.

1) Gebyr på aktiviteten i A422

2) Forberedelse af fakturering af de studerende i A424 efter optagelse

Denne vejledning omhandler brugen af følgende SIS billeder:

A422: Når den studerende er optaget kan ændringer til gebyrlinjen (rater, forfaldsdato, finanskonto) foretages her.

A424: Tjek af debitortype og indsættelse af debitorreference

N438: Her sker faktureringen i Navision

N494: Udskrift/billede af faktureringen.

A433: Godt SIS-billede at tjekke om alt er opkrævet i og se anden historik

Trin 1) Gebyr på aktivitet A422

Hvis der ikke er ændringer i gebyrlinjen efter holdet blev oprettet, så gå videre til Trin 2)

Første gang A422 udfyldes og gemmes overføres oplysningerne til både S313 og A424. Så længe aktiviteten ikke er opkrævet kan du slette hele gebyrlinjen i A422 og påføre en ny linje og rettelsen vil slå igennem i A424. Når der er opkrævet kan du kun rette manuelt i A424 på den enkelte studerende. (På meritlæreruddannelsen kan være forskellige priser derfor lægges gebyrlinjen pr person i A424).

På ÅU hold finder du den relevante gebyrtype i denne vejledning: Gebyrtyper A421 - KP Fælles

Hvis holdet har 2 skæringsdatoer, deles prisen op og der skal oprettes 2 rater med samme forfaldsdato.

Hvis du har rekvirenter på holdet se denne vejledning: Revalidenter og rekvirenter - oprettelse og fakturering i SIS - KP Fælles

Trin 2) Forberedelse af fakturering af de studerende i A424 efter optagelse i S313

Før du fakturerer skal du tjekke, at alle studerende har en gebyrlinje i A424. Det er også i dette billede under Kundereference, at du kan påføre betalingsoplysninger, der sikrer at fakturaen sendes til den rette modtager.

Som hovedregel sættes kundereference på her, men for de af Københavns Kommune's institutioner, der bruger POGR, er dette sat på i S077. Tjek at, det er med i A424.

Du skal tjekke debitortypen:

A = Ansættelsessted (det primære ansættelsessted i S294, der hvor den studerende arbejder) er default for de fleste gebyrtyper og vil derfor være valgt automatisk, hvis den studerende har angivet primært ansættelsessted: Dette vil fremgå i S294.

Ø = Øvrige (den institution, der skal betale for den studerende, som ikke nødvendigvis er den samme som det primære ansættelsessted)

R = Rekvirent/revalident

P = Privatbetaler

Hvis alle studerende har korrekt debitortype så gå til trin 3), hvis der mangler debitortyper se nedenfor.

Deb. type Ø

Her et eksempel, hvor betaler er en anden end ansættelsesstedet.

Deb. type R

Hvis den studerende er rekvirent/revalident (dvs. uddannelse betalt af jobcenter eller anden aktør) skal S304 være udfyldt: Revalidenter og rekvirenter - oprettelse og fakturering i SIS - Fælles

Deb. type P

Hvis den studerende selv skal betale påføres P i A424

Når alle studerende på holdet har korrekt udfyldt debitortype/gebyrlinje, så er holdet klar til opkrævning.

Trin 3) Udfyld N438

Vælg 1. Rediger

Når felterne er udfyldt vælg 2. Bestil

Du kan nu højreklikke for jobovervågning eller brug hurtig hop A103 for oplysninger om bestillingen. Det er ikke nødvendigt at gøre det, men hvis noget er gået galt i bestillingen, så finder du svaret her.

Nedenstående er et standardeksempel på fakturering af et hold på diplom i ledelse. Det er vigtigt, at du indtaster dit eget holds oplysninger i de gule felter.

1) Det skal være den instititionskode, der fremgår på holdet i A326

2) Hvis et hold har flere skæringsdatoer skal det have flere rater, og så skal begge felter udfyldes

3) Stå-periode feltet bruges til fakturering af rekvirenter/revalidenter på grunduddannelse

4) J, hvis vi skal have taxameter ellers N

5) Feltet Udskriv kun kreditnota skal være N, medmindre der skal laves en kreditnota før hele holdet er faktureret (så skal du vælge J).I feltet  Et J i Samlet opkrævning vil betyde, at studerende med flere rater opkræves i samme faktura eller flere studerende med samme arbejdsgiver får en faktura

6) Medtag CPR-nummer skal være N, medmindre det er en rekvirent/revalident. Medtag aktivitetskode skal være L for lang betegnelse.

Trin 4) Overblik A433 eller N494

Hvis du har behov for at se resultatet af din fakturering kan du benytte A433 (et opslag i SIS) eller N494 (aktivitetsdebitorliste som PDF)

PDF filen N494 bestilles på samme måde som N438, blot med færre oplysninger.

Denne vejledning er udarbejdet i marts 2019 af Betina Hocke (beho) og Sadie Sanderson (sasa), opdateret januar 2020.

1 Kommentarer

Betina Hocke

Kære Henrik. denne skal fjernes, der kommer en hel ny med et andet navn. mh Betina

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret