Sådan laves styringsarkene - ÅU

I forbindelse med opfølgning og kvalitetssikring på åben uddannelse udarbejdes der styringsark pr kvartal for alle KP's områder med åben uddannelse.

Arkene er navngivet så de afspejler institutionsområder og aktivitetsområder. Navngivning afspejler de tidligere institutioner Metropol og UCC.

1. Først laves master-arket, ved at lave et akti002-træk (SIS-portal)  for det pågældende kvartal:

2. Gem trækket på en lokal placering, mens du arbejder med klargøring af  det. Når du gemmer det, gemmes det i csv-format. Åbn det og gem det som Excel-projektmappe, og slet derefter csv-filen

3. Kopier fanebladet (backup), og tilret nu således:

  1. Tilret kolonne-bredder så al tekst bliver synlig
  2. Centrér alle overskrifterne i række 1
  3. Indsæt autofilter i række 1

4. Fremsøg aflyste (kolonne Y), og slet dem.

5. Gulmarkér overskrifterne i disse kolonner:

A KURSUS

B KURSUS_BETEGNELSE

E STARTDATO

P ANTAL_STUDERENDE

S KURSUSSEKRETER

T INSTITUTIONSAKTIVITET

W AKTIVITETSAFDELING

X INSTITUTIONSKODE

6. Slet nu alle kolonner som IKKE er markeret

Lav evt. først en sikkerhedskopi af fanebladet.

Herefter vil de 8 kolonner i ovennævnte rækkefølge stå fra venstre mod højre, som kol. A-H.

7. Kol. D og E skal bytte plads

Fx sådan: Indsæt en kolonne til venstre for kol. D, markér kolonnen KURSUSSEKRETER (som nu er kol. F), klip (ctrl + x) og sæt ind i den nye tomme kolonne. Slet så den tomme kol. F. Endelig opretter du en ekstra kolonne til højre, kol. I, som du kalder Styringsark. Du har nu disse 9 kolonner:

 

A KURSUS

B KURSUS_BETEGNELSE

C STARTDATO

D KURSUSSEKRETER

E ANTAL_STUDERENDE

F INSTITUTIONSAKTIVITET

G AKTIVITETSAFDELING

H INSTITUTIONSKODE

I Styringsark

8. Læs hele dette punkt inden du gør noget!

Fjern rækker med ikke-relevante aktivitetsnumre, med udgangspunkt i kolonne A. Det er bl.a. dem der starter med RKV, og dem der ender på eksamen, orlov eller sup. Desuden dem hvor det tredje ciffer er 7, fx dbe187442731. Du skal også fjerne alle de 8200-aktiviteter (kol. G) som ikke har en koordinator anført i kolonne E.

9. Brug autofilter til at fjerne ikke-relevante rækker:

10. Under 4046 (kol. F) skal du fjerne alle andre hold end dem der starter med ”Betalingshold”.  

11. Hvis du er i tvivl om en række/et hold skal slettes, så lad være!

Hellere risikere at den pågældende koordinator selv må fjerne ikke-relevante hold, end at slette hold vi skulle have haft STÅ for.

12. Nu har du de data du skal bruge til at lave de i alt 10 styringsark

Notér nu styringsarkenes navne i kol. I, ud fra denne formel:

13. Navngivning af styringsark

Lav 10 kopier af skabelon-arket STÅ styrings-ark skabelon (ligger https://kpdk.sharepoint.com/sites/SOD-FLS7/FA309/FB1593/FC1021/Assets/AxIndex.aspx), og navngiv dem således: STÅ styrings-ark 4046  1Q

Sorter i kol. I i masterdokumentet, og kopier hvert område (Styrings-ark titel) over i det pågældende styringsark. Markér de pågældende rækker, tast ctrl+C, placer dig i øverste venstre celle i styringsarket, og tast ctrl+alt+v, og vælg Værdier. Sorter evt. efter koordinator, og fortsæt med de resterende ark

 

Vejledningen er udarbejdet af Hans Frydendall 6. november 2019

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret