VejledningerDiverse programmer ZoomSådan inddeler du studerende i Breakout Rooms på forhånd via CSV-fil

Sådan inddeler du studerende i Breakout Rooms på forhånd via CSV-fil

En CSV-fil (en fil med kommaseparerede værdier) er en tekstfil, der har et specifikt format, som gør det muligt at gemme data i et tabelstruktureret format.

Som host i et Zoom møde er det muligt at inddele dine deltagere i breakout rooms på forhånd, så du ikke skal bruge tid på det i din undervisning/møde. Det kan være en fordel at anvende denne pre-assign funktion, hvis du har mange deltagere, der skal inddeles i bestemte grupper eller hvis du ved, at I skal bruge de samme grupper mere end en gang f.eks. studiegrupper eller klynger.

Forudsætninger og begrænsninger ved denne funktion:

  • Fordelingen af deltagere skal ske via webportalen, og kan ikke foretages via klienten. Klienten er dog en forudsætning for at du kan styre dine breakout rooms. Du skal derfor have Zoom klienten installeret på din computer. Se evt. vejledning til dette.
  • For at fordelingen af deltagerne i de pre-definerede grupper skal kunne fungere, kræver det, at alle deltagerne er logget ind med deres KP-mail, og ikke logger ind som gæst, eller har anvendt anden mail til deres bruger. Logger deltagerne ind som gæst eller med anden mail, vil de ikke blive tildelt et breakout room. Du skal i stedet tildele dem et manuelt efter mødets start.
  • Du kan fordele op til 200 deltagere på forhånd, i op til 50 breakout rooms.

1. Opret de pre-definerede grupper

1. Log in på kpdk.zoom.us, og vælg ”Sign in”.

2. Klik på ”Meetings” fra venstremenuen.

3. Er det et møde du allerede har planlagt du skal lave pre-definerede breakout rooms i, skal du nu vælge dit møde (1). Hvis ikke du har oprettet mødet endnu skal du først klikke ”Schedule af New Meeting” (2). Se evt. vejledning til planlægning af nye møder.

4. Når du har valgt det møde, hvor der skal tilføjes grupper til, skal du scrolle ned i bunden og vælge ”Edit this meeting”.

5. Scroll nu ned og sæt flueben ved ”Breakout Room pre-assign”. Når du gør det, får du to muligheder frem. Klik på ”Import from CSV”.

6. Du får nu mulighed for at importere en CSV-fil fra din computer. Se skabelon til CSV-fil (du skal downloade den og udfylde med egne rum og deltagere). Hvis du ikke ved hvordan du laver en CSV-fil kan du se en vejledningsvideo her.

Bemærk at mailadresserne i skabelonen alle står der to gange, én gang med store bogstaver og én gang med små. Dette skyldes, at Zoom differerer mellem store og små bogstaver, og da vi ikke ved om deltagerne har oprettet deres bruger med store eller små bogstaver, vælger vi som en ekstra sikkerhed at bruge begge dele. Har du kun studerende der har tal i deres mailadresser, og ikke andre bogstaver end kp.dk, er denne manøvre ikke nødvendig.

7. Når du har valgt din CSV-fil med de rette deltagere og breakout rooms, og har importeret den, vil Zoom oprette breakout roomsne, med de der til fordelte deltagere i hver gruppe. Klik "Save" for at gemme dine nye pre-definerede grupper.

8. Klik "Save" på hele mødet for at gemme dine ændringer. Dine grupper er nu klar til undervisningen.

Bemærk at du skal uploade din CSV-fil hver gang du opretter et nyt møde, hvor disse grupper skal anvendes.

2. Når du starter dit møde med pre-definerede breakout rooms

1. Start mødet som du plejer

2. Klik på ”Breakout Rooms” in baren i bunden af vinduet, for at tilgå de rum du har pre-defineret.

3. Hvis deltagerne ikke automatisk er tildelt det pre-definerede rum, klik da ”Revert to pre-assigned breakout rooms” (2) under ”Recreate” (1), for at fordele de studerende i de pre-definerede breakout rooms.

4. Klik på ”Open All Rooms” for at sende de studerende ud i grupperne.

OBS:

  • Er der deltagere der er logget ind med andet end deres kp.dk mail (privat email, eller som "gæst"), skal disse manuelt tildeles rum. Se evt. vejledning til håndtering af breakout rooms ved igangværende møder.
  • Hvis deltagerne joiner mødet efter du har startet breakout roomsne, eller hvis de forlader mødet og rejoiner, vil de ikke blive assignet til deres rum. Dette skal du i stedet gøre manuelt.
  • Er de studerende ikke logget ind med den mail du har opgivet i din CSV-fil, vil de heller ikke blive tildelt grupperummene. Disse deltagere skal i stedet fordeles manuelt.

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret