VejledningerMail og kalender Sikker mailDigital underskrift af dokumenter med Visma Addo og NemID

Digital underskrift af dokumenter med Visma Addo og NemID

Med Visma Addo kan du sende dokumenter til underskrift via mail. Modtagere kan herefter underskrive dokumenterne ved brug af deres NemID, hvorefter du modtager dokumenterne underskrevet af samtlige.

Indtil videre udstedes ikke medarbejdersignaturer til dette formål, du skal derfor anvende dit private NemID.

Du kan også sende et dokument til dig selv, hvis du gerne vil have det formelt underskrevet med dit NemID

Når du er blevet oprettet i systemet vil du modtage en e-mail fra Visma Addo, hvor du skal indstille kodeordet for din konto.

1. Log på underskriftsportalen

Gå til Visma Addo underskriftportal: https://www.visma.dk/addo/ og klik på Log ind:

Log på med din e-mail og dit kodeord:

2. Tilføj underskrivere

På fanebladet Send (1) klikker du på: "Tilføj underskriver" (2)

3.

Udfyld Navn (1) og E-mail (2) på den der skal underskrive.

Under: "Send advisering til" Vælger du E-mail (3)

Under: "Identifikation" vælger du normalt: "Ingen" (4) Du kan vælge "NemID" hvis individuelle modtagere skal identificere sig med NemID privat, allerede ved modtagelse af anmodning om underskrift - det gør det lidt mere besværligt for modtagere og koster 20% ekstra pr. underskrift.

Under: "Underskriftsmetode" (5) vælger du: "NemID privat"
Hvis du ved at underskriver har NemID medarbejder, skal du vælge: "NemID medarbejder" og indtaste underskriverens CVR-nr. i feltet ovenover:

Under: "Send kvitering" (6) kan du vælge om den skal indeholde de underskrevede dokumenter. Du kan også tilføje en ekstra bruger der skal have kopi af det underskrevne.

Under "Adgangskode på underskrivers færdige kopi" vælger du normalt: "ingen" (7)

Under: "Øvrige muligheder" Kan godkende alle bilag på én gang betyder, at modtageren kan godkende alle bilag der ikke kræver underskrift samtidigt. (8)

Når alt er udfyldt så klik på: "Tilføj" (9) Dette skal gøres for hver enkelt modtager der skal underskrive.

4. Tilføj dokumenter

I hovedmenuens højre side tilføjer du nu de dokumenter der skal underskrives samt evt. bilag.

Træk dokumenter med musen over under Dokumenter (1) eller tryk på +Tilføj dokument (2) for at tilføje dokumenter fra et sted på din PC:

Husk at fjerne flueben ud for de dokumenter der ikke kræver, at der skal underskrives med NemID.

Valgmuligheder (3):

  • Jeg vil underskrive først hvis du ønsker at være den første af flere der skal underskrive dokumenter. Du bliver da tilføjet automatisk.

NB Der skal være mindst 1 yderligere underskriver, selvom du har valgt at underskrive først. Det kan dog også være dig selv, hvis du blot ønsker at selv at underskrive et dokumentet elektronisk.

  • Dokumenter skal underskrives i en bestemt rækkefølge hvis det er væsentligt at modtagere underskriver i den rækkefølge du vælger, brug musen til at trække underskrivere op eller ned i rækkefølgen.
  • Modtagere af kopi Hvis du ønsker at andre end du og evt. underskrivere skal modtage kopi af det underskrevede dokument.
  • Referencenummer Her kan angive et nummer eller kort tekst, så hele underskriftsprocessen kan genkendes let i transaktionsoversigten.

Klik på boksen Næste (4) når alle dokumenter er tilføjet.

5. Send dokumenter til underskrift

Dokumenter er nu klart til afsendelse og du har mulighed for nogle tilvalg:

  • Skrive en Meddelelse til underskrivere.
  • Tillade, at modtagere tilføjer kommentarer og/eller vedhæfter dokumenter.
  • Meddelelse vedrørende invitation Her kan standardteksten i e-mail til modtagere ændres.
  • Frist og påmindelsesmeddelelse Juster hvornår der skal påmindes om underskrift og hvad der skal stå i e-mail.
  • Kvitteringsmeddelse Standardteksten i den e-mail underskrivere modtager, når de har underskrevet kan ændres her.

Når du er klar til endeligt at sende, klik på boksen Send i højre side.

Klik på Overblik øverst påsiden, hvis du vil følge status for underskrifter.

Spørgsmål og svar

Jeg vil gerne se overblik over hvem der har underskrevet

Vælg Overblik øverst på hovedmenuen og klik på den tansaktion du ønsker at se detaljer for:

Her kan du se hvad der er sket og hvornår:

 

 

Jeg vil ændre mit kodeord

Klik på ansigtet øverst til højre og vælg Brugerprofil:

I Brugerprofil klikker du Ændre kodeord foretager ændringen og klikker Gem:

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret