VejledningerMail og kalender Ny KP mail og kalenderKP mail ofte stillede spørgsmål (FAQ)

KP mail ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Nedenstående kan læses af såvel ansatte som studerende, medmindre der specifikt står hvem det er rettet imod.

Generelt

Hvilke fordele kan jeg se frem til med den nye KP mail?

Der er antal forskellige gevinster at opnå med den nye KP mail udover, naturligvis, signalværdien i, at vi alle får en mail-adresse, der ender på @kp.dk

  • Nemmere at se hinandens kalendere - det vil ikke længere være nødvendigt eksplicit at dele sin kalender på tværs af det tidligere phmetropol og ucc.
  • Nemmere at booke mødelokaler på tværs, da alle mødelokaler vil kunne bookes af alle medarbejdere via Outlook (gælder ikke undervisningslokaler)
  • Nemmere at indkalde til møder og se tilgængelighed
  • Nemmere at søge efter og finde personer til kontaktliste i Skype for Business
  • Du kan booke alle mødelokaler på alle lokationer
  • Korrekt afspejling af organisatorisk opbygning og tilhørsforhold i Outlook og andre steder
Hvad er min nye mail-adresse og brugernavn?

Du beholder dit studienummer (studerende) eller initialer (medarbejdere):

Medarbejdere: initialer@kp.dk
Studerende: studienummer@kp.dk
Studentermedhjælpere: 1initialer@kp.dk
Eksterne vejledere: 5initialer@kp.dk

... og så fremdeles

Du kan læse mere om brugernavne og adgangskoder i denne vejledning.

Skal jeg virkelig have to brugernavne og adgangskoder??

Den her kræver et ekstra spørgsmålstegn!

Du skal have et nyt brugernavn og helt ny separat adgangskode til din nye KP mail og Skype for Business. SAMTIDIG skal du også have et ucc.dk eller phmetropol.dk brugernavn, så du kan tilgå Itslearning, Portalen, IntraPol, etc.

De to brugernavne / mail-adresser har hver sin separate adgangskode.

Desuden tror mange af de gamle systemer, at du har den gamle mail-adresse, så ALLE skal have både en gammel og en ny mail-adresse, også helt nye studerende og medarbejdere.

Tænk på det sådan her: forestil dig, at du fik en ny gmail-adresse eller hotmail eller tilsvarende. Det ville også kræve et nyt brugernavn og adgangskode.

Vi arbejder hårdt på at få flere og flere systemer over på  det nye brugernavn, men det kommer til at tage noget tid. Vi beklager ulejligheden imens.

Min adgangskode til KP mail virker ikke

Husk, at din nye adgangskode til din @kp.dk mail er:

kpxxxx!!

Dvs. lille k, lille p, sidste fire cifre i dit cpr. nummer og så to udråbstegn.

Din gamle adgangskode til din gamle @phmetropol.dk eller @ucc.dk har ikke ændret sig - så du har to forskellige adgangskoder.

Du kan følge denne vejledning, hvis du vil ændre din adgangskode.

Hvornår vil jeg blive tvunget til at ændre den midlertidige adgangskode?

Du vil blive tvunget til at ændre den midlertidige adgangskode i løbet af september. Det vil blive meldt ud til den tid.

Fungerer min gamle mail-adresse stadig?

Ja, det som bliver sendt til din gamle mail-adresse, bliver automatisk videresendt til din nye - mindst året ud.

Skal jeg skrive til @kp.dk eller @ucc.dk / @phmetropol.dk mailadresse?

Ikke alle medarbejdere og studerende vil være skiftet over til ny KP mail med det samme - derfor vil de ikke se det du sender, hvis du skriver til deres nye KP-mail. Der er derfor størst sikkerhed for at de ser det, hvis du skriver til deres gamle mail-adresser indtil videre. For medarbejdere gælder dette også for kalender-invitationer osv

Når du er skiftet over til ny KP mail i dit mail program (Outlook, etc.) - så vil den indbyggede adressebog foreslå de NYE mail-adresser, når du søger efter modtagere - vær opmærksom på, om det er den adresse du ønsker at sende til.

Hvordan får jeg adgang til den nye mail, når min Outlook stadig kører på gammel mail?

Selvom din Outlook stadig kører på din gamle ucc.dk eller phmetropol.dk postkasse, kan du stadig få adgang til din nye kp.dk postkasse vha. webmail, som ligger i Office 365.

Læs mere her om hvordan du logger på webmail.

Efter skift til ny KP mail (medarbejdere)

Min Outlook er langsommere?

Lige efter skiftet til din nye mail, vil Outlook hente en lokal kopi ned af din postkasse og i de første timer vil den derfor arbejde langsommere end normalt.

Når den er færdig med den første kopiering, vil du især som medarbejder fra det tidligere UCC opleve en ændring i hastigheden, fordi din mail nu ligger i Office 365. Du kan f.eks. opleve, at mail ankommer på din mobiltelefon før den kommer i Outlook eller at Outlook siger, at der er ulæst mail, men at denne mail endnu ikke findes i indbakken.

Du bør under alle forhold (både fra tidl. UCC og PHM) kontrollere, at perioden for opbevaring af Outlook data på din arbejds-pc er sat til maksimum 12 måneder (vejledning).

Hvad gør jeg hvis jeg først er tilbage efter lukning af min gamle postkasse? (medarbejdere)

Fra d. 7. august og frem vil du kunne tilgå din nye mail via webmail. Dette vil også fungere efter 15. august. Se log på webmail (medarbejdere).

Når du kommer tilbage på arbejde, vil du stadig kunne få hjælp af det lille værktøj (DeploymentPro) til at skifte Outlook over på din nye KP mail. Her gælder det dog stadig, at der kan gå nogle timer fra du er mødt ind, til værktøjet dukker op på din computer.  Se pkt. 2 under "Kom godt i gang med din nye KP mail".

Derudover vil du også kunne sætte din mobiltelefon/iPad/etc. op til at koble sig på din nye postkasse. Se pkt. 3 under "Kom godt i gang med din nye KP mail".

Hvad er IKKE kommet med fra min gamle postkasse/bruger?

Som udgangspunkt kommer langt det meste indhold fra din gamle postkasse med over i din nye (mails, kalenderaftaler, kontakter, opgaver, osv). Der er dog en række undtagelser, som du kan se nedenfor:

  • Kalender-invitationer/-svar/-aflysninger/etc.
  • Ændrede tekster og deltagerlister for undtagelser til gentagende møder
  • Autosvar (hvis du f.eks. er gået på ferie lige før vi skiftede over til ny mail)
  • Svarstatus på mødedeltagere (accepteret, afvist, midlertidig) - du vil ikke kunne se på dine møder hvad deltagerne har svaret
  • Personlige distributionslister i din egen adressebog
  • Opsætning af stedfortræder adgang
  • Fælles postkasser (såsom funktionspostkasser, afdelingspostkasser, osv) - disse skal tilføjes igen
  • Farvekategorier. Du kan dog få dem med hvis du gør noget INDEN du skifter Outlook på din PC over til den nye KP mail, se her hvordan du gør: Flyt farvekategorier fra Metropol/UCC mail til KP mail
  • Outlook "Hurtige trin"
  • Din Skype for Business kontaktliste kan ikke overføres automatisk og du skal derfor manuelt opbygge den igen
  • Regler i Outlook kan være forsvundet og skal derfor sættes op igen
  • Mails der er større end 80 MB
Hvad sker der med fælles postkasser?

Fælles postkasser, såsom funktionspostkasser og afdelingspostkasser, skal håndteres på særlig vis.

Læs mere her: Kom godt i gang med fællespostkasser og KP mail

Hvor er maillisterne?

En mailliste anvendes, når man skal skrive til flere på én gang. Nu hvor alle er kommet over i samme mailsystem, kan vi lave fælles maillister. Der er dog pt. kun oprettet meget basale maillister, som hedder: Alle_Ansatte_BIB, Alle_Ansatte_STU, etc.

Ønsker din afdeling at få oprettet nye maillister, skal dette ske gennem ServicePortalen eller Basen med ledergodkendelse. Bær over med os de første par dage, da der pga. travlhed kan gå lidt før disse sager kan blive behandlet.

Hvordan ændrer jeg "inbox" til "indbakke" i min Outlook?

Nogle brugere oplever, at nogle af deres mapper har engelske navne, lige når de kommer over på den nye mail.

For at ændre sproget tilbage, skal du:

  1. Log på webmail og vælg dansk som sprog, første gang du logger på.
  2. Vent højst 5 minutter
  3. Luk og genåbn Outlook
  4. Nu burde mapperne være tilbage til danske navne
Hvad hedder mødelokalerne i KP?

I vores nye fælles KP mailsystem hedder mødelokalerne f.eks.:

*CC W1.05 Møde4 (20 pers)
*SIG B16 (10 pers)
*T18 A345 (Skype, 12 pers)

Dvs. de har en stjerne foran, fulgt af lokationens navn, dernæst et rumnummer og så nogle ekstra oplysninger i parentes. Dette er gjort for at holde mødelokalernes navne så korte som muligt.

De forskellige lokationers forkortelser er:

CB: Campus Bornholm
CC: Campus Carlsberg
CN: Campus Nord (Hillerød)
HAR: Haraldsgade
SIG: Sigurdsgade
T18: Tagensvej 18
T86: Tagensvej 86

I KP kan alle medarbejdere booke alle mødelokaler på alle lokationer.

Der dukker en masse gamle alarmer op i min nye kalender

Dette har vi desværre ikke kunne undgå og vi beklager ulejligheden.

Jeg får en masse ekstra mails i min indbakke sendt til mig selv?

Når du modtager mails, sendt til din gamle mail-adresse og du f.eks. svarer tilbage med en "reply all" eller "svar til alle", så får BÅDE din gamle mail-adresse OG alle de andre modtagere på listen en kopi. Din gamle mail vil så videresende det du lige har sendt til din nye mail igen og så får du en masse ekstra mail.

Dette vil forsvinde i fremtiden, men indtil videre er det bedste du kan gøre, at holde øje med når du svarer til alle, at du ikke selv sender til din gamle mail-adresse.

Hvad er signaturbevis.txt, som er vedhæftet visse mails?

Dette er noget som vores sikker mail udbyder sætter på og som kommer på, når vi selv sender mellem vores nye (kp.dk) og gamle (ucc.dk/phmetropol.dk) mail-adresser. Det kommer ikke på, når vi sender internt på kp.dk, ud af huset og heller ikke når nogen udefra sender til os. Efterhånden som alle kommer over på den nye mail, vil dette issue derfor forsvinde.

Kollegaers kalendere er sammenblandet med min egen

Du kan opleve, når du kigger i din kalender i Outlook, på mobil eller i webmail, at kollegaers kalendere ser ud til at være blevet blandet sammen med din egen. Dette kan du imidlertid fjerne, ved at følge denne vejledning.

Hvornår lukkes adgang til min gamle postkasse? (medarbejdere)

Sent onsdag d. 15. august - dvs. natten til torsdag, bliver der lukket for adgang til din gamle postkasse, som medarbejder, så du ikke længere kan åbne den i dit mailprogram eller via webmail - men du vil stadig modtage mail sendt til den gamle mail-adresse i din nye postkasse.

Du vil kunne tilgå din nye postkasse via webmail eller mobil - se nedenfor.

Hvad sker der, når der lukkes for adgang til min gamle postkasse?

Når adgang til din gamle postkasse lukkes, vil der ske følgende:

  • UCC webmail: Når du forsøger at tilgå webmail.ucc.dk får du en fejlmeddelelse
  • Metropol webmail: Når du forsøger at tilgå webmail.phmetropol.dk eller Outlook i Office 365 via browser, får du en fejlmeddelelse
  • Din mobiltelefon vil blive ved med at spørge efter brugernavn og adgangskode. I så fald kan du med fordel fjerne din gamle postkasse og tilføje din nye. Se pkt. 3 under "Kom godt i gang med din nye KP mail".
  • Hvis du åbner Outlook på din arbejdspc og den ikke er skiftet over til ny mail, vil den blive ved med at spørge efter brugernavn og adgangskode. I så fald bør du lukke Outlook og læse pkt. 2 under "Kom godt i gang med din nye KP mail".
Jeg har fået ændret initialer og gamle mails står med forkert navn

Hvis du i foråret fik ændret dine initialer, vil alle de mail du selv har sendt og som folk har sendt til dig - både i din egen og andres postkasser - stå med navnet på den der har overtaget dine initialer.

Det vil altså se ud som om, at det er en anden, der har sendt eller modtaget dine gamle mails.

Desværre er dette noget der ikke kan ændres.

Skal andre systemer ændres, så de sender til @kp.dk mail?

Det er ikke helt enkelt at svare på, det kommer lidt an på hvordan de fungerer og hvilken konsekvens det vil have. Generelt bør du tage kontakt via ServicePortalen eller Basen, hvis du f.eks. er ansvarlig for et system, der sender og modtager mail.

Efter skift til KP mail (studerende)

Hvornår lukkes for adgang til min gamle postkasse? (studerende)

Er du studerende går der mindst 2-3 måneder før vi lukker for adgang til din gamle mail, da du skal have tid til at overføre dine gamle mails til din nye postkasse - men du vil stadig modtage mail sendt til den gamle mail-adresse i din nye postkasse. Der vil blive meldt mere ud om dette.

På et tidspunkt bliver der dog lukket for adgang til din gamle postkasse, så du ikke længere kan åbne den i dit mailprogram eller via webmail.

Andre Office 365 tjenester

Har jeg fået ny Skype for Business bruger?

Ja, din nye Skype for Business bruger har samme brugernavn som din nye mail-adresse og skal bruges til at logge på både Skype for Business på din computer, mobil og andre steder hvor du var logget på med din gamle bruger.

Hvor er min Skype for Business kontaktliste?

Din kontaktliste fra Skype for Business er desværre ikke kommet med over og du skal derfor genopbygge din kontaktliste for din nye bruger. Vi beklager ulejligheden!

Hvad med OneDrive for Business?

Din OneDrive for Business (og andre Office 365 tjenester end mail og Skype for Business) er IKKE flyttet med over på din nye KP bruger og du skal derfor stadig logge på med dit ucc.dk eller phmetropol.dk brugernavn, for at tilgå din OneDrive for Business og i det hele taget fortsætte med at anvende det som altid.

På nuværende tidspunkt kan du slet ikke logge på OneDrive for Business, med dit kp.dk brugernavn.

Du skal også være klar over, at når du deler filer fra din gamle OneDrive med kollegaer, så skal du dele dem med deres gamle mail-adresse og ikke den nye bruger. Her kan du kan finde vejledning i hvordan du deler filer fra OneDrive.

Flytning af OneDrive for Business vil hurtigst blive sat i gang - der vil komme mere information om dette senere.

Hvad med andre Office 365 tjenester? (Sway, Yammer, etc.)

På hhv. det tidligere Metropol og det tidligere UCC, blev der brugt forskellige Office 365 tjenester.

På Metropol blev blandt andet OneDrive, Sway og Forms anvendt - samt SharePoint i begrænset omfang.

På UCC blev blandt andet Yammer anvendt af de studerende.

Der lukkes ikke ned for de gamle tjenester på nuværende tidspunkt. Og det betyder, at man for en tid vil have to forskellige brugernavne til Office 365.

Hvordan installerer jeg Office 365 ProPlus på min private computer?

Er du studerende eller medarbejder på Københavns Professionshøjskole, kan du installere Office 365 ProPlus på op til 5 enheder.

På nuværende tidspunkt skal du bruge dit @phmetropol.dk eller @ucc.dk brugernavn for at aktivere licensen.

Læs her hvordan du skal gøre for at installere Office 365 ProPlus på din private computer.