KP mail ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Nedenstående kan læses af såvel ansatte som studerende, medmindre der specifikt står hvem det er rettet imod.

Klik på de enkelte punkter for at folde dem ud

Generelt

Hvad er min nye mail-adresse og brugernavn?

Du beholder dit studienummer (studerende) eller initialer (medarbejdere):

Medarbejdere: initialer@kp.dk
Studerende: studienummer@kp.dk
Studentermedhjælpere: 1initialer@kp.dk
Eksterne vejledere: 5initialer@kp.dk

... og så fremdeles

Du kan læse mere om brugernavne og adgangskoder i denne vejledning.

Skal jeg virkelig have to brugernavne og adgangskoder??

Den her kræver et ekstra spørgsmålstegn!

Alle studerende (og medarbejdere) har to brugernavne og adgangskoder - både eksisterende og nye studerende, både eksisterende og nye medarbejdere.

De to brugernavne / mail-adresser har hver sin separate adgangskode.

Vi arbejder hårdt på at få flere og flere systemer over på  det nye brugernavn, men det kommer til at tage noget tid. Vi beklager ulejligheden imens.

Du kan læse mere i denne vejledning om brugernavn og adgangskode.

Min adgangskode til KP mail virker ikke

Husk, at din nye adgangskode til din @kp.dk mail er:

kpxxxx!!

Dvs. lille k, lille p, sidste fire cifre i dit cpr. nummer og så to udråbstegn.

Din gamle adgangskode til din gamle @phmetropol.dk eller @ucc.dk har ikke ændret sig - så du har to forskellige adgangskoder.

Du kan følge denne vejledning, hvis du vil ændre din adgangskode.

Hvornår vil jeg blive tvunget til at ændre den midlertidige adgangskode?

Du vil blive tvunget til at ændre den midlertidige adgangskode i løbet af september. Det vil blive meldt ud til den tid.

Fungerer min gamle mail-adresse stadig?

Ja, det som bliver sendt til din gamle mail-adresse, bliver automatisk videresendt til din nye - mindst året ud.

Skal jeg sende til @kp.dk eller @ucc.dk / @phmetropol.dk mailadresse?

Ikke alle medarbejdere og studerende vil være skiftet over til ny KP mail med det samme - derfor vil de ikke se det du sender, hvis du skriver til deres nye KP-mail. Der er derfor størst sikkerhed for at de ser det, hvis du skriver til deres gamle mail-adresser indtil videre. For medarbejdere gælder dette også for kalender-invitationer osv

Når du er skiftet over til ny KP mail i dit mail program (Outlook, etc.) - så vil den indbyggede adressebog foreslå de NYE mail-adresser, når du søger efter modtagere - vær opmærksom på, om det er den adresse du ønsker at sende til.

Selvom din Outlook stadig kører på din gamle ucc.dk eller phmetropol.dk postkasse, kan du stadig få adgang til din nye kp.dk postkasse vha. webmail, som ligger i Office 365.

Læs mere her om hvordan du logger på webmail.

Studerende

Hvornår lukkes for adgang til min gamle mail? (studerende)

Er du studerende går der mindst 2 måneder før vi lukker for adgang til din gamle mail, da du skal have tid til at overføre dine gamle mails til din nye postkasse - men du vil stadig modtage mail sendt til den gamle mail-adresse i din nye postkasse. Der vil blive meldt mere ud om dette.

På et tidspunkt bliver der dog lukket for adgang til din gamle postkasse, så du ikke længere kan åbne den i dit mailprogram eller via webmail.

Hvor er mit skema?

Dit skema er kan findes i IntraPol under "Mit Skema" og du kan få det på din mobiltelefon ved at skifte til den nye KP mail og kalender.

Er der lukket for videresendelse af studiemail til privat mail?

Fra din nye KP mail kan du ikke længere videresende til din private mail-adresse. Dette skyldes EU's databeskyttelsesforordning. Du kan tilføje din KP mail på din telefon, så du bedre kan følge med i den.

Medarbejdere

Hvad gør jeg efter lukning for adgang til min gamle postkasse?

Der blev lukket for adgang til din gamle ucc.dk eller phmetropol.dk postkasse onsdag d. 15. august klokken 20:00.

Hvis din Outlook ikke er kommet over på ny mail endnu - du har måske været på ferie eller DeploymentPro ikke er dukket op hos dig endnu, kan du læse mere om hvad du skal gøre i denne vejledning:

Brug din nye mail efter lukning for adgang til din gamle postkasse

Min Outlook er langsommere?

Lige efter skiftet til din nye mail, vil Outlook hente en lokal kopi ned af din postkasse og i de første timer vil den derfor arbejde langsommere end normalt.

Når den er færdig med den første kopiering, vil du især som medarbejder fra det tidligere UCC opleve en ændring i hastigheden, fordi din mail nu ligger i Office 365. Du kan f.eks. opleve, at mail ankommer på din mobiltelefon før den kommer i Outlook eller at Outlook siger, at der er ulæst mail, men at denne mail endnu ikke findes i indbakken.

Du bør under alle forhold (både fra tidl. UCC og PHM) kontrollere, at perioden for opbevaring af Outlook data på din arbejds-pc er sat til maksimum 12 måneder (vejledning).

Hvad er IKKE kommet med fra min gamle postkasse/bruger?

Som udgangspunkt kommer langt det meste indhold fra din gamle postkasse med over i din nye (mails, kalenderaftaler, kontakter, opgaver, osv). Der er dog en række undtagelser, som du kan se nedenfor:

  • Kalender-invitationer/-svar/-aflysninger/etc.
  • Ændrede tekster og deltagerlister for undtagelser til gentagende møder
  • Autosvar (hvis du f.eks. er gået på ferie lige før vi skiftede over til ny mail)
  • Svarstatus på mødedeltagere (accepteret, afvist, midlertidig) - du vil ikke kunne se på dine møder hvad deltagerne har svaret
  • Personlige distributionslister i din egen adressebog
  • Opsætning af stedfortræder adgang
  • Fælles postkasser (såsom funktionspostkasser, afdelingspostkasser, osv) - disse skal tilføjes igen
  • Farvekategorier. Du kan dog få dem med hvis du gør noget INDEN du skifter Outlook på din PC over til den nye KP mail, se her hvordan du gør: Flyt farvekategorier fra Metropol/UCC mail til KP mail
  • Outlook "Hurtige trin"
  • Din Skype for Business kontaktliste kan ikke overføres automatisk og du skal derfor manuelt opbygge den igen
  • Regler i Outlook kan være forsvundet og skal derfor sættes op igen
  • Mails der er større end 80 MB
Hvad sker der med fælles (funktions- og afdelings-) postkasser?

Fælles postkasser, såsom funktionspostkasser og afdelingspostkasser, skal håndteres på særlig vis.

Læs mere her: Kom godt i gang med fællespostkasser og KP mail

Hvor er maillisterne?

En mailliste anvendes, når man skal skrive til flere på én gang. Nu hvor alle er kommet over i samme mailsystem, kan vi lave fælles maillister. Der er dog pt. kun oprettet meget basale maillister, som hedder: Alle_Ansatte_BIB, Alle_Ansatte_STU, etc.

Ønsker din afdeling at få oprettet nye maillister, skal dette ske gennem ServicePortalen eller Basen med ledergodkendelse. Bær over med os de første par dage, da der pga. travlhed kan gå lidt før disse sager kan blive behandlet.

Hvordan får jeg danske mappenavne i min Outlook?

Nogle brugere oplever, at nogle af deres mapper har engelske navne, lige når de kommer over på den nye mail. F.eks. hedder indbakken "inbox" osv.

For at ændre sproget tilbage, skal du:

  1. Log på webmail og vælg dansk som sprog, første gang du logger på.
  2. Vent højst 5 minutter
  3. Luk og genåbn Outlook
  4. Nu burde mapperne være tilbage til danske navne
Hvad hedder mødelokalerne i KP?

I vores nye fælles KP mailsystem hedder mødelokalerne f.eks.:

*CC W1.05 Møde4 (20 pers)
*SIG B16 (10 pers)
*T18 A345 (Skype, 12 pers)

Dvs. de har en stjerne foran, fulgt af lokationens navn, dernæst et rumnummer og så nogle ekstra oplysninger i parentes. Dette er gjort for at holde mødelokalernes navne så korte som muligt.

De forskellige lokationers forkortelser er:

CB: Campus Bornholm
CC: Campus Carlsberg
CN: Campus Nord (Hillerød)
HAR: Haraldsgade
SIG: Sigurdsgade
T18: Tagensvej 18
T86: Tagensvej 86

I KP kan alle medarbejdere booke alle mødelokaler på alle lokationer.

Der dukker en masse gamle alarmer op i min nye kalender

Dette har vi desværre ikke kunne undgå og vi beklager ulejligheden.

Møder og Skype-møder fungerer ikke eller opfører sig sært

Har du indkaldt til Skype for Business møder før overgangen til ny mail, skal du slette de gamle møder og genindkalde til disse møder, da de ikke vil fungere optimalt.

Almindelige møder kan også i visse tilfælde, med fordel, slettes og geninkaldes, hvis de var oprettet før overgangen til ny mail.

Jeg får en masse ekstra mails i min indbakke sendt til mig selv?

Når du modtager mails, sendt til din gamle mail-adresse og du f.eks. svarer tilbage med en "reply all" eller "svar til alle", så får BÅDE din gamle mail-adresse OG alle de andre modtagere på listen en kopi. Din gamle mail vil så videresende det du lige har sendt til din nye mail igen og så får du en masse ekstra mail.

Dette vil forsvinde i fremtiden, men indtil videre er det bedste du kan gøre, at holde øje med når du svarer til alle, at du ikke selv sender til din gamle mail-adresse.

Hvad er signaturbevis.txt, som er vedhæftet visse mails?

Dette er noget som vores sikker mail udbyder sætter på og som kommer på, når vi selv sender mellem vores nye (kp.dk) og gamle (ucc.dk/phmetropol.dk) mail-adresser. Det kommer ikke på, når vi sender internt på kp.dk, ud af huset og heller ikke når nogen udefra sender til os. Efterhånden som alle kommer over på den nye mail, vil dette issue derfor forsvinde.

Kollegaers kalendere er sammenblandet med min egen

Du kan opleve, når du kigger i din kalender i Outlook, på mobil eller i webmail, at kollegaers kalendere ser ud til at være blevet blandet sammen med din egen. Dette kan du imidlertid fjerne, ved at følge denne vejledning.

Jeg har fået ændret initialer og gamle mails står med forkert navn

Hvis du i foråret fik ændret dine initialer, vil alle de mail du selv har sendt og som folk har sendt til dig, før overgangen til ny mail, se ud som om, at det er den der har overtaget dine initialer, der oprindeligt har sendt eller modtaget mailen.

Der er dog ikke nogen, der pludselig har fået adgang til hinandens mails. Alle de mails der oprindligt er sendt eller modtaget i sin tid, har blot fået ændret på afsender- eller modtager-adressen.

Du kan også risikere at mødeindkaldelser har forkert navn - i så fald skal du invitere igen med den nye mail og så burde det stå korrekt.

Desværre er dette noget der ikke kan ændres.

Skal andre systemer ændres, så de sender til @kp.dk mail?

Det kommer lidt an på hvordan de fungerer og hvilken konsekvens det vil have. Generelt bør du tage kontakt via ServicePortalen eller Basen, hvis du f.eks. er ansvarlig for et system, der sender og modtager mail.

Hvilke fordele kan jeg se frem til med den nye KP mail?

Der er en række gevinster at opnå med den nye KP mail:

  • Nemmere at se hinandens kalendere - det vil ikke længere være nødvendigt eksplicit at dele sin kalender på tværs af det tidligere phmetropol og ucc.
  • Nemmere at booke mødelokaler på tværs, da alle mødelokaler vil kunne bookes af alle medarbejdere via Outlook (gælder ikke undervisningslokaler)
  • Nemmere at indkalde til møder og se tilgængelighed
  • Nemmere at søge efter og finde personer til kontaktliste i Skype for Business
  • Du kan booke alle mødelokaler på alle lokationer
  • Korrekt afspejling af organisatorisk opbygning og tilhørsforhold i Outlook og andre steder

Andre Office 365 tjenester

Har jeg fået ny Skype for Business bruger?

Ja, din nye Skype for Business bruger har samme brugernavn som din nye mail-adresse og skal bruges til at logge på både Skype for Business på din computer, mobil og andre steder hvor du var logget på med din gamle bruger.

Hvor er min Skype for Business kontaktliste?

Din kontaktliste fra Skype for Business er desværre ikke kommet med over og du skal derfor genopbygge din kontaktliste for din nye bruger. Vi beklager ulejligheden!

Hvad med OneDrive for Business?

Din OneDrive for Business (og andre Office 365 tjenester end mail og Skype for Business) er IKKE flyttet med over på din nye KP bruger og du skal derfor stadig logge på med dit ucc.dk eller phmetropol.dk brugernavn, for at tilgå din OneDrive for Business og i det hele taget fortsætte med at anvende det som altid.

På nuværende tidspunkt kan du slet ikke logge på OneDrive for Business, med dit kp.dk brugernavn.

Du skal også være klar over, at når du deler filer fra din gamle OneDrive med kollegaer, så skal du dele dem med deres gamle mail-adresse og ikke den nye bruger. Her kan du kan finde vejledning i hvordan du deler filer fra OneDrive.

Flytning af OneDrive for Business vil hurtigst blive sat i gang - der vil komme mere information om dette senere.

Hvad med andre Office 365 tjenester? (Sway, Yammer, etc.)

På hhv. det tidligere Metropol og det tidligere UCC, blev der brugt forskellige Office 365 tjenester.

På Metropol blev blandt andet OneDrive, Sway og Forms anvendt - samt SharePoint i begrænset omfang.

På UCC blev blandt andet Yammer anvendt af de studerende.

Der lukkes ikke ned for de gamle tjenester på nuværende tidspunkt. Og det betyder, at man for en tid vil have to forskellige brugernavne til Office 365.

Hvordan installerer jeg Office 365 ProPlus på min private computer?

Er du studerende eller medarbejder på Københavns Professionshøjskole, kan du installere Office 365 ProPlus på op til 5 enheder.

På nuværende tidspunkt skal du bruge dit @phmetropol.dk eller @ucc.dk brugernavn for at aktivere licensen.

Læs her hvordan du skal gøre for at installere Office 365 ProPlus på din private computer.

2 Kommentarer

M

Hej
Nu stiller jeg nok det spørgsmål mange andre stiller, men jeg kan simpelthen ikke selv finde hovede og hale i det og jeg synes nu nok jeg har forsøgt at lede efter en vejledning længe nu. Hvornår og hvordan skifter man mailen i OneNote? Jeg er rædselsslagen for, at alle mine noter lige pludselig vil gå tabt, så jeg vil gerne have det ordnet hurtigst muligt, så jeg ikke glemmer det.

Henrik Abildgaard

Hej Mie-Marie.

Du kan ikke flytte dine noter endnu. Det er KUN mail der er flyttet indtil videre. Alt andet bruger stadig dit gamle phmetropol/UCC login.

Når OneDrive flyttes vil der komme mail til alle om hvordan de skal gebærde sig i forhold til flytning af data herunder notesbøger i OneNote.

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret