Skift til KP Forms

Har du anvendt forms på dit PHM eller UCC login, kan de ikke overføres automatisk som en samlet enhed, men er nødt til at bliver overført separat som hhv. en skabelon og et Excel regneark med de gamle resultater. Resultaterne vil efterfølgende ikke være koblet til den nye formular.

Vejledningen beskriver hvordan du:

  1. Kopierer nogle såkaldte "links til kopiering" for dine gamle formularer over i ét samet word dokument
  2. Eksporterer alle dine gamle formularers resultater til Excel
  3. Duplikérer formularens struktur over i KP Forms (log på i incognito/privat tilstand)
  4. Henter de gamle regneark med resultater over i KP OneDrive
  5. Deler de nye formularer
  6. Sletter de gamle formularer

Følg vejledningen nedenfor.

1. Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du skifte til KP OneDrive ved at følge vejledningerne

2. Eksporter gamle formularer

2.1. Log ind på din gamle Forms ved at gå til https://forms.office.com og log på med dit gamle ucc/phmetropol login

2.2. Klik på den formular, som du ønsker at overføre

2.4. Klik på "Kopiér"

2.6. Under svar på formularen, klik på "Åbn i Excel"

2.7. Åben den overførte fil og gem i din KP OneDrive, så har du resultaterne fra din gamle formular

3. Importér skabelon i KP Forms

3.1. Klik på forstørrelsesglasset nederst til venstre, tast "internet" og klik på "Start InPrivate-browsing" - anvender du en anden browser som f.eks. Chrome, Safari eller Firefox skal du vælge incognito eller privat browsing

3.2. Tast https://office.com i adresselinien og tast enter

3.3. Klik på "Log på"

3.4. Tast dit KP login og klik "Næste"

3.5. Tast din KP adgangskode

3.6. Svar nej til at forblive logget på

3.7. Check at du er på KP Office 365

3.10. Tryk Enter

3.11. Klik på "Dupliker den" for at duplikere formularen til KP

3.12. Tast dit KP login, hvis du bliver spurgt og klik på "Næste"

3.13. Formularen er nu kopieret til KP Forms

3.14. Besvarelserne er IKKE taget med over, kun formularens opbygning

3.15. Gentag fra pkt. 3.8 til 3.14 for de øvrige formularer du har kopieret linket til i Word

4. Nu har du overført formularerne

6. Hvis du vil sikre dig at man ikke kan svare på de gamle formularer, kan du logge på din gamle Forms og slette dem

Hermed sletter du alle besvarelserne, husk at eksportere dem først til et Excel regneark.

6.1. På din gamle forms, find formularen du vil slette og klik på de tre prikker i øverste højre hjørne

6.2. Klik på Slet

6.3. Klik på "Fortsæt"

6.4. Gentag for de øvrige formularer du ønsker at slette

4 Kommentarer

Thomas Dyreborg Andersen

Kære IT

Jeg vil bare gøre opmærksom på at når man som jeg har 61 forms liggende er det en ret tidskrævende proces der sættes i gang ved at gennemføre de cirka 32 punkter i skitserer pr. form der skal flyttes.

Jeg ved der er mange andre end jeg som i Flipped learning sammenhæng har meget liggende, og det er selvfølgelig meget, meget utilfredsstillende at vi i sin tid blev bedt om at bruge Microsoft løsningen i stedet for Google løsningen, (som var en teknisk lidt bedre løsning) for nu at få potentielt meget arbejde ud af, ja at migrere internt i Microsoft løsningen.

Dertil kommer at vi har flere eksemplariske forløb med den indlejrede oversigt over indkomne svar - med eksempelvis evalueringer af alle kurser vi har afholdt, som nu bliver splittet ad i en tom form og et regneark hvor der ganske vist er data, de er bare ikke koblet til den enkelte forms. (og kan ikke kobles igen senere)

Jeg slutter på kp om lidt, så dette er et brøl for at sikre at dette ikke må ske igen, jeg gjorde opmærksom på denne problematik tilbage i maj måned og fik dengang ikke svar. Øv. Hvis vi vil have undervisere til at anvende undervisningsmetoder som understøttes af it baserede elementer er det vildt uheldigt at der kommer disse “hovsa” forhindringer. Det modvirker processen ret kraftigt.

Mvh Thomas Dyreborg.

Allan With Sørensen

Kære Thomas

Tak for dit konstruktive brøl. Vi ønsker naturligvis aldrig at skabe unødige gener for brugerne.

Grundproblematikken her kommer dog af fusionen og dermed et skift af IT-systemer, som man ikke kunne have forudset i sin tid. På samme måde er der mange andre IT-systemer ud over dette, der ikke er indrettet til, at vi nu har skiftet navn og skal over i nye fælles løsninger, som er noget, der er svært at gardere sig imod. Nogle systemer er nemmere at overføre end andre.

Nu er det ikke for at gå ind i en diskussion om antallet af trin, vil bare lige tydeliggøre idéen med vejledningen så andre der måske ser dette er med på det. Man skal nemlig ikke gennemføre alle vejledningens trin for hver formular man har. Overordnet set tager man først og "eksporterer" alle dem man vil have med først, ved at kopiere alle links over i et Word dokument og eksportere resultaterne til Excel - her er der 6 trin per formular. Dernæst logger man ind på KP Forms og så er der 5 trin per formular for at kopiere skabelonen over.

Vejledningen er rettet mod dem, der har brug for at få det helt penslet ud, trin for trin. Vi tænker, at de der forstår det lynhurtigt, følger alligevel ikke en vejledning...

Kristian Kildemoes Foss

Jeg har lige erfaret, at hvis man deler til samarbejde i stedet for som skabelon, så følger svarene altså med (og skal derfor ikke gemmes seperat). Dog ligger disse FORMS så under "Delt med mig", men gør det noget, kunne man spørge... Så går det altså hurtigt med at overføre data fra phmetropol til kp. Eneste bekymring er, hvorfor it ikke har dette med i deres vejledning. Ved de noget, vi ikke ved?

Allan With Sørensen

Kære Kristian

Hvis du deler til samarbejde, så bliver dine forms og data liggende i den gamle phmetropol/ucc onedrive, men deles med din KP. Men der bliver jo lukket for din gamle konto, så du ikke længere vil kunne tilgå dem. Det er derfor nødvendigt at flytte det hele over i KP regi.

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret