Hvem kan oprette eksterne brugerkonti?
Du bedes som udgangspunkt tage fat i en kollega, der i forvejen har rettigheder hertil, hvis du skal have oprettet en ekstern brugerkonto.
En opdateret liste over medarbejdere med adgang, findes her.
Nedenstående vejledningen forudsætter, at du har adgang til KP Ekstern (https://ekstern.kp.dk).
Du får adgang ved at udfylde denne formular på Basen (bemærk at der kræves ledergodkendelse).
Fra forsiden vælger du menupunktet "Opret ny bruger".
Den 1. juli 2023 trådte en ny ansættelsesbevislov i kraft som betyder, at alle timelærere og studentermedhjælpere skal have en ansættelseskontrakt.
Hvis du er ved at oprette en sådan bruger, skal du derfor sætte flueben ved 'Ansættelse som timelærer eller studentermedhjælper'
Udfyld uddybende oplysninger
- Vælg om personen er timelærer eller studentermedhjælper. Indholdet af kontrakten vil være forskelligt afhængigt af dit valg her.
- Vælg startdato og slutdato for kontrakten
Hvad sker der, når jeg trykker på 'Opret bruger?'
Når du har udfyldt de resterende personoplysninger, sendes der en mail til brugeren, hvor vedkommende bliver bedt om at logge ind med mitID og godkende en fortrolighedserklæring. Når det er sket, oprettes der automatisk en personalesag og en tilhørende ansættelsessag i Sag og Dokument. Samtidig sendes ansættelseskontrakten til brugeren via Digital Post.
Kan brugerens konto fortsat være aktiv, selv om kontrakten er udløbet?
Ja, der er både en start- og slutdato på kontrakten og på adgangsperioden, som kan, men ikke skal være ens. Det kan f.eks. være en timelærer, hvor kontrakten udløber, men vedkommende er klinisk vejleder, og derfor stadig har brug for adgang til KP systemer.
Kan jeg forlænge kontrakten?
Det er muligt at forlænge kontrakten dog kun til en maksimal varighed på 1 år uden pause.
Hvis kontrakten forlænges vil medarbejderen få en opdateret kontrakt tilsendt via Digital Post og der vil blive lagt en ny ansættelseskontrakt i Sag og Dokument.
Hvis kontraktperioden er ophørt, vil alt under én måneds pause blive betragtet af systemet som en forlængelse af seneste ansættelsesperiode.
Du skal nu udfylde følgende oplysninger:
- Fornavn på den person, du vil oprette en brugerkonti til
- Efternavn på personen
- Initialer på brugerkontoen. Initialerne skal bestå af 2-6 bogstaver. Der skal ikke indgå tal.
- Titel på personen i relation til deres tilknytning til KP. F.eks. ekstern underviser, klinisk vejleder, bachelorvejleder, tegnsprogstolk e.l. Når du skriver, vil systemet selv foreslå en liste af relevante titler, som du kan vælge ud fra.
- Ansvarlig medarbejder for brugere (præudfyldt med dig selv)
- E-mailadresse på personen (f.eks. [email protected])
- Bekræft e-mailadressen ved at indtaste den igen
- Om personens e-mailadresse skal skjules i KP's systemer
- Privat telefonnummer på personen
- KP arbejdsnummer, hvis brugeren får sådan et
- Mest relevante KP lokation for brugeren.
- Organisatorisk tilknytning, f.eks. Institut for Sygeplejerske- og ernæringsuddannelser. Det er muligt at angive flere, hvis brugeren er tilknyttet flere uddannelser/afdelinger.
- Startdato for adgang til KP's systemer. Som udgangspunkt er dags dato sat.
- Slutdato for adgang til KP's systemer. Som udgangspunkt er den maksimale periode på 1 år sat, men det er vigtigt at du tager stilling til, hvor længe adgangen er relevant.
Klik til sidst på "Opret bruger" for at oprette brugeren.
Så snart du har klikket på "Opret bruger", sendes der en mail til brugeren e-mailadresse med instrukser om at logge ind med nemID via et unikt link til mit.kp.dk. Her skal brugeren godkende en fortrolighedserklæring. Brugeren oprettes ikke endeligt førend erklæringen er godkendt.
Ved login tjekkes brugerens cpr-nummer op mod databasen for at sikre, at vedkommende ikke findes i forvejen. Efter godkendelse af erklæringen registreres brugerens cpr-nummer, så der er en entydig identifikation af, hvem der har godkendt. Cpr-nummeret vises ikke i KP Ekstern og findes kun i den bagvedliggende database.
Brugeren har adgang til KP's systemer senest dagen efter godkendelse af erklæringen.
Du kan løbende følge med i, om brugeren har godkendt erklæringen ved at fremsøge brugeren, klikke på "rediger" og se til højre på siden ved en røde pil.
0 Kommentarer
Tilføj kommentar