Her er en kort gennemgang af de vigtigste funktioner, man som ansvarlig bruger.
Link til videoer, der viser funktionerne, kan ses HER
Begreber du skal kende:
TOPdesk: Leverandør af Servicedesk
Servicedesk: Ansvarligdelen hvortil sager oprettes og håndteres af ansvarlige
Ansvarlig: En medarbejder der arbejder med sagshåndtering i servicedesk
Ansvarliggruppe: Den enhed man som ansvarlig er tilknyttet (man kan godt være tilknyttet flere)
Basen online: Basen.kp.dk
Basen: Fysisk skranke til fremmøde for brugere
Åbn en browser, og skriv: servicedesk.kp.dk i adressefeltet og tryk enter
Du skal logge på med dit KP-login; det du bruger til din mail
2.1. Tryk på "Studieservice - henvendelse"
2.2. Tryk på: "Uddannelsen" (i dette eksempel er det en sygeplejestuderende, der opretter en sag)
Hvis de af en eller anden grund ikke er registreret på den rigtige uddannelse, eller hvis de vil spørge ind til en anden uddannelse end deres egen, kan de trykke på: "Alle grunduddannelser" og vælge uddannelse her.
2.3. Tryk nu på det emne, der er aktuelt
2.4. Udfyld nu formularen (i dette tilfælde ønske om dispensation til eksamen)
- De skal vælge uddannelse
- Semester
- Type af dispensation
- Vedhæfte dokumentation
- Uddybning af henvendelksen
- Indsend
- Den studerende får en kvittering med sagsnummer
3.1. Du kan se ikke-visiterede sager på forsiden af Servicedesk (I dette tilfælde er det gruppen "STU-GU3-Sygeplejerske"). Klik på antallet af sager (her er det 1)
3.2. Du kan nu se et overblik over ikke-visiterede sager. Dobbeltklik på en sag for at åbne den
3.3. Sagen er nu åben
- Klik på rullepanelet, og vælg en kollega eller
- Klik på dette ikon for at tildele den til dig selv
Husk at trykke på "Gem" for at gemme de ændringer, du har lavet:
- Her kan du tilføje og fjerne filtre, der kan hjælpe dig til specifikke visninger
- Her kan du tilføje Widgetsf.eks. "Opgaver", "Opgaver pr. gruppe", filtreringer m.m.
- Opdateringsknap. Her kan du opdatere forsiden for f.eks. at få indlæst en systemstatus
- "Nyligt lukkede kort" (sager). Her kan du finde en genvej til de seneste sager, du har arbejdet på
- "Mine indstillinger". Her kan du lave personlige indstillinger til din brugerflade.
Klik på et af filtrene for at åbne sagsoversigt:
- Du er nu inde i sagsoversigten og kan se, der ligger en sag. Under kolonnen: "Rekvirentnavn" kan du se, hvem der har indmeldt sagen
- Klik på tandhjulet for at redigere i hvilke kolonner, der bliver vist i sagsoversigten. Du kan også bruge drag & drop til at bytte om på kolonnerne
- Klik her for at slå automatisk opdatering af oversigten til, så løste sager bliver fjernet fra oversigten, og nye dukker frem
- Klik her for at manuelt at opdatere oversigten
- Dobbeltklik på sagen for at åbne den
Du kan bruge kolonnerne til at sortere sagerne efter ved at klikke på dem.
Hvis du har brug for informationer i en kolonne, som ikke allerede er der, kan du tilføje den.
7.1. Gå ind i servicedesk via servicedesk.kp.dk
Du står nu på forsiden af servicedesk.
Under disse overskrifter kan du se de grupper, du er tilknyttet samt de filtre, der er oprettet til dig.
For at tilføje en kolonne skal du åbne den sagsoversigt, du ønsker at tilføje kolonnen til. Det kunne f.eks. være:
Du vil gerne tilføje kolonnen ”STU-VU (Specielhåndtering)” til sagsoversigten ”Ikke tildelte Åbne sager” som du finder under ”Filtreringer, Rapporter og Genveje”.
7.2. Klik på filter ”Ikke tildelte – Åbne sager”
7.3. Du er nu inde i sagsoversigten. Klik på tandhjulet
7.4. Du kan nu se de kolonner, der er tilgængelige.
I kolonnen til venstre scroller du ned, til du finder den ønskede kolonne ”STU-VU (Specielhåndtering)”.
Markér kolonnen (1) og tryk på pilen mod højre (2) så den nu findes i højre kolonne (Du kan også dobbeltklikke).
Tryk ”Gem” (3)
TIP! På samme måde fjerner du kolonner. Her flytter du blot kolonner fra ”Synlig” til ”Ikke synlig” og trykker ”Gem”
7.5. Din kolonne er nu tilføjet til sagsoversigten og ligger længst til højre
7.6. Du kan placere kolonnen der hvor det giver bedst mening. Klik med musen i toppen på kolonnen, og træk den hen til den placering du ønsker, og giv slip
7.7. Så kan oversigten se sådan ud:
7.8. Gentag øvelsen i de grupper, du er tilknyttet, hvor du har behov for at se en særlig kolonne. Det kan fx være i nedenstående:
Her kan du f.eks. under "E-mail" ændre den e-mailadresse, der svares til eller tilføje en ekstra mailadresse (Husk et ; (semikolon) før den anden mailadresse)
I rullepanelerne kan du ændre kategori og underkategori
Her kan du se hvor lang tid, der er til at løse sagen.
OBS: Der må ikke ændres forfaldsdato, da det påvirker en eventuel rapportering.
Ansvarliggruppe (afdeling/enhed): Hvilken afdeling har ansvar for sagen
Ansvarlig: Hvilken medarbejder behandler sagen
- Klik her og vælg ansvarlig for at tildele sagen til en anden
- Klik her for at tildele sagen til dig selv
3. Klik her for at ændre status
Bemærk:
Når du skriver til bruger, ændres status automatisk til: "Afventer bruger"
Når der er svar fra bruger, ændres status automatisk til: "Svar fra bruger"
Her ses det brugeren har meldt ind via formularen. Klik på: "Udvid" for at læse det hele
Når jeg har skrevet beskeden og klikket på: "Gem", sendes der mail til brugeren og status ændres til: "Afventer bruger"
- Hvis du sætter flueben i feltet: "Gør usynlig for rekvirent", sendes der ikke mail, og notatet bliver internt i sagen.
- Her kan du formatere teksten, der sendes til bruger. Her kan du indsætte vedhæftninger, links og billeder.
- Klik på stemplet for at oprette egne svar og formuleringer, som du bruger ofte
Hvis en bruger har indmeldt en sag til en forkert ansvarliggruppe, eller en kollega kan hjælpe med dele af en sag, kan man lægge sagen til den rette ansvarliggruppe eller pågældende kollega . Det kan også gælde ved sygdom og lignende.
Gå til feltet: "Behandling"
Klik på rullepanelet ud for: "Ansvarliggruppe", og vælg nu den gruppe/afdeling sagen skal lægges til
Klik eventuelt på den medarbejder, der skal have sagen. Det er en god idé, at sikre sig vedkommende ikke er på ferie, er syg eller noget lignende.
Afslut ved at trykke: "Gem"
Når du som ansvarlig sætter en sag til status løst modtager bruger svar på mail om at sagen er afsluttet.
Sagen vil for ansvarlig blive tjekket af som udført (se billede nedenfor).
Når der er gået 14 dage, uden bruger har reageret på sagen, bliver den tjekket af som lukket. Bruger kan nu ikke længere genåbne sagen ved at besvare den ticket, der hører til sagen.
Prøver bruger alligevel at skrive til en sag, der er lukket, modtages et autosvar, som henviser til, at man skal indmelde ny sag via ServicePortalen.
Klik på hver enkelt punkt for at se en detaljeret beskrivelse
Widget er et element, der benyttes til overblik af sager. Der findes to udgaver: ”Opgaver” og ”Opgaver pr. gruppe”. Du skal have ”Opgaver pr. gruppe”, da du er tilknyttet flere grupper. Grupper kan f.eks. være uddannelser, WISEflow, lokalebooking osv.
Når du står på forsiden af Servicedesk, hvor du kan se enten ”Opgaver” (1) eller ”Opgaver pr. gruppe” (2)
Hvis du har ”Opgaver pr. gruppe” i din visning, skal du ikke foretage dig noget. Så bør du kunne se de uddannelser og andre grupper, du er tilknyttet, fx uddannelser, WISEflow, STU-taskforce osv.
Hvis du har "Opgaver", skal du starte med at fjerne den. Gør følgende:
Klik på krydset (1) og bekræft, at du vil fjerne widget ved klikke på ”Fjern” (2)
Nu skal du tilføje ny widget ”Opgaver pr. gruppe”. Klik på: "Tilføj widget"
Vælg ”Opgave pr. gruppe”
I rullepanelet i kolonne 1 vælg: ”Egne” (1), og i kolonne 2 vælg: "Ikke tildelt" (2), og klik: "OK" (3)
Du skal logge ud/ind igen, før du kan se ændringen. Klik på: "Bruger-menu" (1) og på: "Log ud" (2)
Gå nu ind på Servicedesk igen via servicedesk.kp.dk
Din sagsoversigt har nu fået tilføjet de ekstra grupper, du er tilknyttet. Visningen afhænger naturligvis af de grupper, du er tilknyttet. Det vil være forskelligt fra medarbejder til medarbejder.
Det kan f.eks. se sådan ud:
Sådan bruger du "Skriv til ansvarlig" til at orientere andre f.eks. en leverandør
- Klik her
- Vælg undermenuen: "Ansvarlig menu skriv til ansvarlig"
Et nyt vindue åbner:
- Du skal ændre modtageren her til at være den, du ønsker skal bidrage til sagen
- Sæt flueben her, så sendes der en mail til sagen
- I feltet her er indsat sagens forløb og notater. Redigér i det efter behov
- Klik på: Kuverten for at sende e-mail
- Når sagen er åben, så klik på fanen: "Links"
- Klik herefter på: "Personer"
- Klik nu på "Linkningsguide"
Et nyt vindue åbner:
- Skriv navnet på den person, du vil koble til sagen her
- Klik her for at søge
- Sæt nu flueben ud for den rigtige person
- Klik på: "Link"
5. Klik nu på: "OK" for at afslutte
Hvis man har mange sager, kan det være en fordel at bruge bogmærker, så man hurtigt kan finde specielle sager frem
1. Klik på stjernen, når du har sagen åben
2. Klik på Stjernen i menuen i venstre side for at få en liste over dine bogmærkede sager
- Klik her
- Vælg undermenuen: "Nyligt viste kort"
- En liste over de senest åbnede sager vises
- Skriv brugernavnet her
- En liste over brugerens indmeldte sager kan nu ses
- Klik på forstørrelsesglasset
- Begynd at skrive din søgning i søgefeltet
- Du kan afgrænse søgningen ved at klikke på rullepanelet og vælge mellem:
Du kan nu se en oversigt over de ændringer, der er foretaget i sagen og af hvem
0 Kommentarer
Tilføj kommentar