Her er en kort gennemgang af de vigtigste funktioner man som ansvarlig bruger.
Link til videoer der viser funktionerne kan ses HER
Begreber du skal kende:
TOPdesk: Leverandør af Servicedesk
Servicedesk: Ansvarligdelen hvortil sager oprettes og håndteres af ansvarlige
Ansvarlig: En medarbejder der arbejder med sagshåndtering i servicedesk
Ansvarliggruppe: Den enhed man som ansvarlig er tilknyttet (man kan godt være tilknyttet flere)
Basen online: Basen.kp.dk
Basen: Fysisk skranke til fremmøde for brugere
Åbn en browser og gå til: http://servicedesk.kp.dk
Du skal logge på med dit KP login; det du bruger til din mail
- Her kan du tilføje og fjerne filtre, der kan hjælpe dig til specifikke visninger
- Her kan du tilføje Widgetsf.eks. "Opgaver", "Opgaver pr. gruppe", filterringer m.m.
- Opdateringsknap. Her kan du opdatere forsiden for f.eks. at få indlæst en systemstatus
- "Nyligt lukkede kort" (sager). Her kan du finde en genvej til de seneste sager, du har arbejdet på
- "Mine indstillinger". Her kan du lave personlige indstillinger til din brugerflade.
Klik på et af filtrene for at åbne sagsoversigt:
- Du er nu inde i sagsoversigten og kan se, der ligger en sag. Under kolonnen: "Rekvirentnavn" kan du se, hvem der har indmeldt sagen
- Klik på tandhjulet for at redigere i hvilke kolonner, der bliver vist i sagsoversigten. Du kan også bruge drag & drop til at bytte om på kolonnerne
- Klik her for at slå automatisk opdatering af oversigten til, så løste sager bliver fjernet fra oversigten, og nye dukker frem
- Klik her for at manuelt at opdatere oversigten
- Dobbeltklik på sagen for at åbne den
Her kan du f.eks. under "E-mail", ændre den e-mail adresse der svares til eller tilføje en ekstra mailadresse (Husk et ; (semikolon) før den anden mailadresse)
I rullepanelerne kan du ændre kategori og underkategori
Her kan du se hvor lang tid, der er til at løse sagen.
OBS: Der må ikke ændres forfaldsdato, da det påvirker en evntuel rapportering.
Ansvarliggruppe (afdeling/enhed): Hvilken afdeling har ansvar for sagen
Ansvarlig: Hvilken medarbejder behandler sagen sagen
- Klik her og vælg operatør for at tildele sagen til en anden
- Klik her for at tildele sagen til dig selv
3. Klik her for at ændre status
Bemærk:
Når du skriver til bruger, ændres status automatisk til: "Afventer bruger"
Når der er svar fra bruger, ændres status automatisk til: "Svar fra bruger"
Her kan det brugeren har meldt ind via formularen. Klik på: "Udvid" for at læse det hele
Når jeg har skrevet beskeden og klikket på: "Gem", sendes der mail til brugeren og status ændres til: "Afventer bruger"
- Hvis du sætter flueben i feltet: "Gør usynlig for rekvirent" sendes der ikke mail og notatet bliver internt i sagen.
- Her kan du formatere teksten, der sendes til bruger. Her kan du indsætte vedhæftninger, links og billeder.
- Klik på stemplet for at oprette egne svar og formuleringer, som du bruger ofte
Hvis en bruger har indmeldt en sag til en forkert ansvarliggruppe, eller en kollega kan hjælpe med dele af en sag, kan man lægge sagen til den rette ansvarliggruppe eller pågældende kollega . Det kan også gælde ved sygdom og lignende.
Gå til feltet: "Behandling"
Klik på rullepanelet ud for: "Ansvarliggruppe", og vælg nu den gruppe/afdeling sagen skal lægges til
Klik eventuelt på den medarbejder, der skal have sagen. Det er en god idé, at sikre sig vedkommende ikke er på ferie, er syg eller noget lignende.
Afslut ved at trykke: "Gem"
Når du som operatør sætter en sag til status løst modtager bruger svar på mail om at sagen er afsluttet.
Sagen vil for operatør blive tjekket af som udført (se billede nedenfor).
Når der er gået 14 dage, uden bruger har reageret på sagen, bliver den tjekket af som lukket. Bruger kan nu ikke længere genåbne sagen ved at besvare den ticket, der hører til sagen.
Prøver bruger alligevel at skrive til en sag, der er lukket, modtages et autosvar, som henviser til, at man skal indmelde ny sag via ServicePortalen.
Klik på hver enkelt punkt for at se en detaljeret beskrivelse
Sådan bruger du "Skriv til ansvarlig" til at orientere andre f.eks. en leverandør
- Klik her
- Vælg undermenuen: "Ansvarlig menu skriv til ansvarlig"
Et nyt vindue åbner:
- Du skal ændre modtageren her til at være den, du ønsker skal bidrage til sagen
- Sæt flueben her , så sendes der en mail til sagen
- I feltet her er indsat sagens førløb og notater. Redigér i det efter behov
- Klik på: Kuverten for at sende e-mail
- Når sagen er åben, så klik på fanen: "Links"
- Klik herefter på: "Personer"
- Klik nu på "Linkningsguide"
Et nyt vindue åbner:
- Skriv navnet på den person du vil koble til sagen her
- Klik her for at søge
- Sæt nu flueben ud for den rigtige person
- Klik på: "Link"
5. Klik nu på: "OK" for at afslutte
Hvis man har mange sager, kan det være en fordel at bruge bogmærker, så man hurtigt kan finde specielle sager frem
1. Klik på stjernen, når du har sagen åben
2. Klik på Stjernen i menuen i venstre side for at få en liste over dine bogmærkede sager
- Klik her
- Vælg undermenuen: "Nyligt viste kort"
- En liste over de senest åbnede sager vises
- Skriv brugernavnet her
- En liste over brugerens indmeldte sager kan nu ses
- Klik på forstørrelsesglasset
- Begynd at skrive din søgning i søgefeltet
- Du kan afgrænse søgningen ved at klikke på rullepanelet og vælge mellem:
Du kan nu se en oversigt over de ændringer, der er foretaget i sagen og af hvem
0 Kommentarer
Tilføj kommentar