a. Rækkefølge på undervisningen

Du skal som forløbsansvarlig tjekke at rækkefølgen på aktiviteterne er korrekte. Som udgangspunkt skal aktiviteterne ligge i kronologisk rækkefølge. Du skal derfor tjekke, om:

• Ligger aktiviteterne i rigtige rækkefølge?
• Er afhængigheder imellem aktiviteterne angivet korrekt (hvis der er behov for disse).
• Er der angivet de korrekte alternative uger (hvis der er behov for disse).

Skemaenheden vil gøre deres bedste for at imødekomme den kronologiske rækkefølge.

Dette kan tjekkes ved at kigge på overblikket over ugerne, og gøre sig didaktiske overvejelser om det ligger i den korrekte rækkefølge, eller om der skal rykkes rundt på noget.

Uddannelserne tjekker også for afhængigheder af andre aktiviteter.

Aktiviteten skal først foldes ud ved at trykke på den. I bunden kan man nu se afhængighederne, altså om en aktivitet er tidsmæssig afhængig af en anden aktivitet. Dette skal indgå i uddannelsernes didaktiske oervejelser over rækkefølge, da skemaet bliver lagt, ud fra de afhængigheder der er koblet på aktiviteterne.

• Boksen til venstre i det markerede område, styrer hvilken aktivitet den åbne aktivitet skal være afhængig af.
• Boksen til højre i det markerede felt, styrer hvilken slags afhængighed de to aktiviteter skal have.

Uddannelserne tjekker også for valg af alternative uger.

I højre side kan man se om der er angivet alternative uger, hvor aktiviteten kan skemalægges i. Dette skal indgå i uddannelsernes didaktiske oervejelser over rækkefølgen.

b. Korrekt underviser angivet

Du skal som forløbsansvarlig tjekke aktiviteterne for at det er den korrekte underviser(e), der er angivet for den enkelte aktivitet. Til at hjælpe med dette, kan du kan med fordel slå funktionen til, som hedder ”vis alle skemahold på aktiviteterne”(1). Denne findes øverst, når du er inde på et undervisningsforløb i Skemaønsker. Dette giver et bedre overblik over hver aktivitet, så du ikke behøver at åbne alle aktiviteterne for at tjekke.

Underviserne står i de lilla bokse, og her man kan tjekke om det er den rigtige underviser der er tilknyttet aktiviteten (2). Hvis det ikke er den rigtige underviser der er tilknyttet, skal denne skiftes ud. Se vejledningen "Rediger undervisningsforløb" i mappen "Skemaønsker", hvis hjælp ønskes til dette.

c. Korrekt angivne lokaletyper

Du skal som forløbsansvarlig tjekke aktiviteterne for at den rigtige lokaletype er angivet til den enkelte aktivitet, for eksempel om undervisningen skal være i et generelt undervisningslokale eller et auditorium. For størst mulig fleksibilitet for skemaenheden, skal der kun specifikke lokaler på, hvis det er SIM-lokaler eller andre laboratorier og faglokaler, der skal bruges, eller hvis man har anden aftale med Skemaenheden.

Du kan finde lokaletype som vist nedenfor

Hvis lokaletypen skal ændres, er det muligt ved at trykke på feltet "lokaletype". En menu vil nu komme frem så man kan ændre lokaletypen

d. Korrekt angivne undervisningsform

Du skal som forløbsansvarlig også tjekke, om det er den korrekte undervisningsform altså om undervisningen er fælles for holdene, eller skal opdeles per hold.

Hvis dette skal ændres, skal aktiviteten foldes ud ved at trykke på den, og man kan rette i det felt der er markeret nedenfor (1).

For at tjekke dette, kan man kigge i oversigten over ugen, og der vil på hver aktivitet stå enten "Per hold" eller "Fælles". (1)

Det er muligt at overføre aktiviteterne i Skemaønsker ud i et Excel-ark, hvilket for nogle, kan give et bedre overblik over aktiviteterne. Det kan være et redskab til at skabe et overblik over rækkefølgen af aktiviteter.

Det kan gøres både på uddannelsesniveau, og på forløbsniveau. Hvis man vil trække alle forløb på en uddannelse, går man først ind på uddannelsen (1). Herefter klikker man på "Eksporter uddannelse (excel)" (2).

Hvis man vil trække et enkelt uddannelsesforløb, går man først ind på forløbet. Herefter klikker man på "Eksporter (excel)" (1).

I Excelfilen kan man få et samlet overblik over de oprettede aktiviteter og man undgår dermed at skulle folde hver enkel aktivitet ud som i Skemaønsker.  

Her kan man eksempelvis se titel, lokaletype, hold, undeviser, undervisningstype og afhængigheder og filtrere for at gøre det mere overskueligt.

For at få mulighed for at filtere disse indisigter og få et bedre overblik kan man lave det til en tabel. Dette gør du (1) at markére en vilkårlig celle i tabellen og (2) vælge 'Formatér til tabel' under fanen 'hjem'.

For at filtrere skal du klikke på pilen ved siden af en kolonneoverskrift, så vises der et menuvindue, hvor du kan vælge specifikke værdier eller kriterier for at filtrere dataene i den pågældende kolonne. I eksemplet nedenfor er uge 35 og 36 valgt; når du trykker OK, vil kun disse uger blive vist i tabellen.

På den måde kan man filtrere på det man gerne vil se og gøre det mere overskueligt.

Andre eksempler kunne være, at Excel-arket er nyttigt til hurtigt at:

(1) Se hvilke undervisningsgange, der er ønsket på specifikke tidspunkter og dage.

(2) Få overblik over de valgte lokale typer.

(3)  Sortere efter en bestemt underviser for at få overblik over, hvor mange undervisningsgange underviseren har, hvis vedkommende f.eks. skal erstattes.

(4)  Få overblik over de afhængigheder, der er knyttet til undervisningsgangene.

I Skemaønsker har alle mulighed for at bruge overbliksvisningerne som et hjælperedskab til at få overblik over belastningen af hhv. undervisere og skemahold. Dette kan hjælpe med at skabe et overblik og mulighed for at løse eventuelle konflikter inden undervisningsforløbet bliver klarmeldt til skemaenheden.

Belastning af undervisere

Du kan som forløbsansvarlig tjekke i overbliksvisningerne, om der er nogle opmærksomhedspunkter i forbindelse med belastning af undervisere. Dette kan fx være en hjælp til at tjekke, om en underviser har ferie i en pågældende uge.

I overbliksvisningerne kan du se, hvor mange timer en bestemt underviser har hver uge. Belastningen inkluderer ferie og andet fravær samt undervisningsaktiviteter.

Hvis underviseren har mere end 30 timer på én uge, vil feltet blive rødt for at gøre opmærksom på dette. Du kan trykke på de røde felter for at se, hvad der ligger i den pågældende uge og gå til det specifikke semester, hvor du har mulighed for at flytte undervisningen til mindre belastede uger.

Gå først til "overblik over undervisere", som vist nedenfor.

Man kommer nu ind i overbliksvisningen. Til venstre kan man se underviser initialerne, og den øverste akse er ugerne. Det er muligt at filtrere på skemahold (1), Afdeling (2) og Underviser (3).

Man kan nu tjekke i overblikket om der er en underviser der overstiger timetallet. Man kan se på eksemplet nedenfor, at en underviser har en uge hvor denne er rød. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, hvorfor denne uge er rød.

Klik på den røde uge, og der vil komme en oversigt over hvilke aktiviteter underviseren er tilknyttet. Her kan man danne overblik over hvilke aktiviteter der eventuelt kan rykkes, eller forkortes. Det er også muligt at trykke på den enkelte aktivitet, og man vil blive komme direkte ind i det undervisningsforløb det drejer sig om, for en hurtig og nem mulighed for at rette ugen.

Belastning af Skemahold

Du kan som forløbsansvarlig tjekke i overbliksvisningerne, om der er nogle opmærksomhedspunkter i forbindelse med belastning af skemahold. I overbliksvisningerne kan du se, hvor mange timer et bestemt hold har hver uge. Hvis holdet har mere end 30 timer på én uge, vil feltet blive rødt for at gøre opmærksom på dette. Du kan trykke på de røde felter, for at se hvad der ligger den uge og herefter klikke dig ind på forløbet og flytte relevant undervisning til mindre belastede uger.

Gå først til "Overblik over skemahold", som vist nedenfor

Man kommer nu ind i overbliksvisningen. Til venstre kan man se holdene, og den øverste akse er ugerne. Det er muligt at filtrere på skemahold (1) og undervisere (2).

Man kan nu tjekke i overblikket om der er et skemahold der overstiger timetallet. Man kan se på eksemplet nedenfor, at der er en del røde uger. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, hvorfor ugene er røde.

Klik ind på de røde uger, og der vil komme en oversigt over hvilke aktiviteter holdet har den uge. Her kan man danne overblik over hvilke aktiviteter der eventuelt kan rykkes, eller forkortes.

Det er også muligt at trykke på den enkelte aktivitet på ugen, og man vil komme direkte ind i det undervisningsforløb det drejer sig om, for en hurtig og nem mulighed for at rette ugen.

Nedenfor er processen for indtastning, kvalitetstjek og klarmelding af idealskemaer i Skemaønsker beskrevet.

Hvert undervisningsforløb har en status funktion. Her finder man overblikket over undervisningsforløb, når man er inde på en uddannelse. Se nedenfor.

1. Skemaenheden frigiver Skemaønsker til indtastning

Skemaprocessen starter, og du kan som forløbsansvarlig nu rette i undervisningsforløbene i Skemaønsker. I processen skal du tjekke uddannelsesforløbene for rækkefølge af aktiviteter; om det er de korrekte undervisere, der er påsat; om det er de rette lokaletyper og rette undervisningsform.

Du kan også oprette nye aktiviteter, hvis der er kommet nye undervisningsaktiviteter til i det kommende semester.

Status vil stå som "frigivet til uddannelsen"

2. Uddannelsen klarmelder til skemaenheden

Når ovenstående punkt er tjekket af uddannelsen, klarmelder du skemaønskerne til Skemaenheden ved at sætte status på uddannelsesforløbet fra ”frigivet til uddannelsen” til ”klarmeld til skemalægger”.

3. Skemaenheden kvalitetstjekker

Skemaenheden kvalitetstjekker undervisningsforløbene for eventuelle konflikter og lokalebelastning, og sender evt. skemaet for det enkelte forløb retur til uddannelsen, hvis der er behov for justeringer i idealskemaet/indtastningerne. Du vil som forløbsansvarlige blive kontaktet på mail af Skemaenheden, hvis dette er tilfældet.

Når du som forløbsansvarlig skal justere i idealskemaerne, ændres status på uddannelsesforløbet fra ”klarmeldt til skemalægger” til ”frigivet til uddannelsen”. Dette er en ny proces, som er blevet mulig med Skemaønsker.

4. Uddannelsen retter til

Du skal som uddannelse rette undervisningsforløbet til ud fra de konflikter, Skemaenheden eventuelt har identificeret. Herefter ændres status på uddannelsesforløbet fra ”frigivet til uddannelsen” til ”klarmeld til skemalægger” igen.

5. Skemaet lægges

Når idealskemaerne er justeret, sender skemakonsulenten data videre til TimeEdit, og skemalægningen går i gang. Skemakonsulenten orienterer uddannelserne herom. I Skemaønsker er uddannelsesforløbene er nu låst, og det er ikke længere muligt at rette i idealskemaet.  

Hvis der er rettelser at større betydning for skemalægningen efter idealskemaerne er låst, kan du kontakte din skemakonsulent. Dette kan fx være udskiftning af en underviser på et helt forløb.

Når undervisningsforløbet (med eventuelle rettelser) er godkendt, vil status stå som "godkendt af skemalægger"

6. Skemaenheden melder færdig  

Skemaenheden melder ud til uddannelserne, når skemaet er lagt. Herefter følger rettelsesprocessen.

Status funktionen har også en funktion, hvor man kan arkivere et uddannelsesforløb. Hvis man arkiverer et uddannelsesforløb, er det ikke muligt at genskabe det, så vær meget opmærksom på dette.