Bookings With Me er et værktøj i den webbaserede udgave af Outlook (via browser), der letter planlægningen af møder mellem dig og andre pr. gensidig kalendertilgængelighed og dine angivne mødeindstillinger. Det er et praktisk værktøj, når du skal aftale vejledninger med studerende, og mødet kan sættes op som et Teams-møde, der vil optræde i såvel din egen som studerendes Outlook-kalender - også i Outlook-appen.
Denne vejledning viser, hvordan du hurtigt kommer i gang med Bookings With Me via din Outlook-kalender i en browser.
Når en booket tid skal omplanlægges eller annulleres, er det VIGTIGT, at der i mødeindkaldelsen/mødeaftalen klikkes på linket til reservationssiden.
Hvis mødet kun omplanlægges eller annulleres fra Outlook uden brug af reservationsiden, vil dette ikke slå igennem, og tiden vil ikke blive frigivet til brug for andre.
Annullerer en studerende eller andre mødet direkte i Outlook uden at bruge linket, vil mødet også fortsat fremgå af din egen kalender. Informér derfor om brugen af linket i mødeindkaldelsen (se pkt. 6)
Du kan udelukkende benytte din personlige reservationsside (Bookings With Me). Delte reservationssider (Bookings) er for nuværende ikke aktive på KP.
Gå til outlook.office.com i din browser (vi anbefaler Microsoft Edge)
Du finder også alle dine Microsoft-produkter via "Vaflen"/de ni prikker i øverste venstre hjørne på KP Intra
1.1. Vælg her din kalender
1.2. Tryk på "Gå til min reservationsside"
1.3. Tryk på "Næste" to gange og siden på "Udført" (eller luk vinduet, hvis du vil forbigå introen)
1.4. Du kommer nu til din personlige reservationsside
Den personlige reservationsside kommer med to færdigstøbte skabeloner, som du frit kan redigere i. Du kan også vælge at starte helt fra bunden. Her tages afsæt i redigering af en skabelon
2.1. Tryk på skabelonen, du ønsker at redigere
Selve mødeskabelonen popper nu op, og du har mulighed for at indstille en række forskellige parametre for mødet
2.2. Indstillinger for møder
- Mødeikon
- Mødets navn
- Tilføj evt. kategori
- Beskrivelse af mødet
- Placering af mødet (lokation, Teams-møde)
- Mødets varighed
- Vælg tilgængelighed
- VIGTIGT: link til din personlige reservationsside kommer ikke med i din mailsignatur i Outlook-klienten, og der kan opstå rod med æ, ø og å i din mailsignatur i browserenudgaven af Outlook. FJERN derfor fluebenet her og benyt link til mødet i stedet (se pkt. 3.1)
- Tilpas tidsrummet, du ønsker at gøre mødet tilgængeligt i
- Avancerede indstilliner (se pkt. 2.3)
2.3. Avancerede indstillinger
- Buffertid før møde - tidsrum, du ikke kan bookes i op til mødet
- Buffertid efter møde - tidsrum, du ikke bookes i efter mødet
- Begræns starttidspunktet - angver intervaller for foreslåedestarttidspunkter (uafhængigt af mødevarigheden)
- Min. gennemløbstid - booking skal ske i det mindste så langt forud for mødetidspunktet
- Maks. gennemløbstid - booking skal ske inden for dette antal dage før mødetidspunktet
Du kan vælge at dele et enkelt møde eller hele din reservationsside
3.1. Del et specifikt møde
Klik på delingsikonet for det møde, du ønsker at dele
Tryk på kopieringsikonet, og dit link er nu gemt i udklipsholderen og kan sættes ind via "Ctrl" + "V" i itslearning, Outlook, Teams eller andre steder, du ønsker at dele.
Sådan ser mødet ud, når en modtager af linket trykker på det:
3.2. Del din reservationsside
Fra din personlige reservationside, tryk på kopieringsikonet, og dit link er nu gemt i udklipsholderen og kan sættes ind via "Ctrl" + "V" i itslearning, Outlook, Teams eller andre steder, du ønsker at dele.
Bemærk, at der for modtagere nu vil være mulighed for at vælge mellem alle dine mødetyper, der ikke er gjort private (se pkt. 4)
Sådan ser reservationsider ud, når en modtager af linket trykker på det:
Hvis du ønsker, at et møde ikke skal fremgå af din reservationsside, men kun kunne ses via direkte link, kan du gøre mødet privat
Tryk på ellipsen/de tre prikker ud for mødet (1), og vælg "Angiv som privat" (2)
5. Modtagelse og bekræftelse af møde
Efter at have booket en tid med dig på din reservationside, skal den, der har booket mødet, selv bekræfte mødet i Outlook som ved en almindelig mødeindkaldelse.
Du vil fremstå som mødearrangør i mødeindkaldelsen.
Du modtager selv en bekræftelssmail.
6. Omplanlægning eller annullering af møde
Ved omplanlægning eller annullering af et møde, er det vigtigt at gøre dette fra reservationssiden.
Begge mødedeltagere kan med fordel følge linket i selve mødeaftalen:
...eller i den modtagne mødeindkaldelsesmail:
Derefter kan det specifikke møde omplanlægges, annulleres eller et nyt møde kan planlægges.
0 Kommentarer
Tilføj kommentar