Opret ny bruger

Senest opdateret Apr 15, 2026

Hvad er KP Ekstern?

KP Ekstern bruges til at oprette og forlænge ansættelse af timelærere og studentermedhjælpere.

Det er også muligt, at tildele en række systemadgange og rettigheder til samme gruppe samt eksterne samarbejdspartnere.

Aflønning sker via XFlow og kan ske uden oprettelse i KP Ekstern.

Rettigheder til KP Ekstern

Hvis du ikke har rettigheder til KP Ekstern, bedes som udgangspunkt tage fat i en kollega, der i forvejen har rettigheder: Liste med KP Ekstern-ansvarlige

Hvis du skal have rettigheder som KP Ekstern-ansvarlig, skal du udfylde denne formular på Basen (bemærk at det kræver ledergodkendelse).

Timelærer

Regler for ansættelse af timelærer

Timelærere er dækket af en overenskomst og ansættes på følgende vilkår:

En ansættelsesperiode kan max være 3 år med mulighed for forlængelse af 2 omgange (max 9 år i alt)
En ansættelsesperiode på over 1 år skal ske på et stillingsopslag via Emply
Må max have 500 timer (inkl. forberedelse) pr. undervisningsår (august til juli)
Timelærer som gennemsnitligt arbejder mindst 3 timer pr. uge over 4 uger (inkl. undervisning og forberedelse), skal have et ansættelsesbevis

Ansættelsesperiode på under 1 år

Hvis en timelærer skal ansættes i under 1 år, behøves der ikke et stillingsopslag.

Du skal blot oprette timelæreren i KP Ekstern.

Ansættelsesperiode på over 1 år

Hvis en timelærer skal ansættes i over 1 år skal den ansættende leder starte rekrutteringsprocessen ved at oprette stillingsopslag i Emply.

Når der er valgt en timelærer på stillingsopslaget, vil leder modtage en mail at timelæreren kan oprettes i KP Ekstern.
Leder kan sende mailen videre til den KP Ekstern-ansvarlige, som opretter timelæreren i KP Ekstern.

Overordnet proces

Brugeroprettelse

OBS hvis timelæreren har en ansættelse i forvejen gå til denne vejledning.

Fremsøgning af bruger

Inden du opretter en ny bruger, så tjek om vedkommende allerede har en bruger i KP Ekstern. Man kan kun have én bruger pr. person/cpr.nr.

Fra forsiden i KP Ekstern kan du bruge søgefeltet til at søge efter brugerens navn, e-mailadresse og/eller tlf.nr.

Link til KP Ekstern

Du skal nu udfylde følgende oplysninger:

Fornavn på den person, du vil oprette en brugerkonto til
Efternavn
Initialer - skal bestå af 2-6 bogstaver (der må ikke indgå tal)
Medarbejdertype - Vælg 'Timelærer'
Ansvarlig medarbejder for brugere (præudfyldt med dig selv)
E-mailadresse på personen (f.eks. [email protected])
Bekræft e-mailadressen ved at indtaste den igen
Om personens e-mailadresse skal skjules i KP's systemer
Privat telefonnummer på personen
KP arbejdsnummer, hvis brugeren får sådan et
Arbejdstidstype
Arbejdstid pr. uge (hvis 'Sammenhængende' er valgt)
Mest relevante KP lokation for brugeren
Primær stedkonto - Timelærerens organisatorisk tilknytning, f.eks. Sygeplejerskeuddannelsen 1
Startdato for ansættelsesperioden - som udgangspunkt er dags dato sat
Slutdato for ansættelsesperioden (max 3 år) - som udgangspunkt er perioden sat til 1 år, men det er vigtigt at du tager stilling til, hvor længe ansættelsen skal vare.

Tryk på 'Opret bruger'

Arbejdstidstype - Timelærer

Definitioner af arbejdstidstyper

Sporadisk: Under 3 timer pr. uge (inkl. undervisning og forberedelse) eller med så store afbræk, at perioden ikke er sammenhængende

Sammenhængende: Gennemsnitligt mindst 3 timer pr. uge over 4 uger (inkl. undervisning og forberedelse)

Du kan læse mere om hvad der definerer sporadisk og sammenhængende, samt eksempler på hvornår en timelærer skal have et ansættelsesbevis her.

Arbejdstid er arbejdstimer inkl. forberedelse.

Fortrolighedserklæring og oplysningsskema

Velkomstmail
Når du har trykket på 'Opret bruger', sendes der en velkomstmail til brugerens e-mailadresse med et link til en fortrolighedserklæring.

Hvis der er i Arbejdstidstype er valgt gennemsnitligt mindst 3 timer pr. uge over 4 uger, vil linket også indeholde et oplysningsskema:

MitID og Cpr.nr.
Brugeren skal logge ind med MitID for at godkende fortrolighedserklæringen og evt. udfylde oplysningsskemaet. Brugeren oprettes ikke endeligt førend erklæringen er godkendt.

Du modtager en mail, når timelæreren har udfyldt/godkendt oplysningsskemaet/fortrolighedserklæringen.

Ved login tjekkes brugerens cpr-nummer op mod databasen for at sikre, at vedkommende ikke findes i forvejen. Efter godkendelse af erklæringen registreres brugerens cpr-nummer, så der er en entydig identifikation af, hvem der har godkendt. Cpr-nummeret vises ikke i KP Ekstern og findes kun i den bagvedliggende database.

Systemadgang
Brugeren har adgang til KP's systemer senest dagen efter godkendelse af fortrolighedserklæringen.

Mangler godkendelse af fortrolighedserklæring
Du kan løbende følge med i, om brugeren har godkendt erklæringen ved at fremsøge brugeren, klikke på "rediger" og se til højre på siden ved en røde pil.

Systemadgange og IT-udstyr

I højre side kan der tilvælges ektra systemadgange.

Hvis timelæreren skal have IT-udstyr eller ekstra systemadagnge skal det bestilles hos Basen.

Kontrakt og evt. forhandlet løntillæg

HR validerer ansættelser hvor det ugentlige timetal er mindst 3 timer.

Validering
Når oplysningsskemaet er udfyldt, får HR besked om ansættelsen og går ind i KP Ekstern for at validere ansættelsen bl.a. ved at tjekke om der grundet ansættelsesperiodens længde er krav om et stillingsopslag.

Evt. forhandlet løntillæg
Hvis der er forhandlet et løntillæg i ansættelsen, skal aftalen indgået mellem den ansættende leder og timelæreren sendes til [email protected]

Lønsystemet tager højde for evt. forhandlet løntillæg.

Kontrakt
HR vurderer, om der i den pågældende ansættelse er krav om en ansættelseskontrakt. Hvis dette er tilfældet, opretter HR kontrakten og sender den ud gennem KP Ekstern.

Hvis der er sendt en kontrakt, kan du se kontraktperioden i KP Ekstern:

Studentermedhjælper

Ansættelse

Studentermedhjælpere under 8 timer i gennemsnit pr. uge

Ansættelse oprettes i KP Ekstern - oprette studentermedhjælperen i KP Ekstern.
Aflønnes via XFlow

Studentermedhjælpere over 8 timer i gennemsnit pr. uge

Ansættelse oprettes i Emply - ansættelse uden opslag (under 1 år) eller på et stillingsopslag (over 1 år)
Aflønnes via mTIME

Overordnet proces

Brugeroprettelse

Link til KP Ekstern

Du skal nu udfylde følgende oplysninger:

Fornavn på den person, du vil oprette en brugerkonto til
Efternavn
Initialer - skal bestå af 2-6 bogstaver (der må ikke indgå tal)
Medarbejdertype - Vælg 'Studentermedhjælper'
Ansvarlig medarbejder for brugere (præudfyldt med dig selv)
E-mailadresse på personen (f.eks. [email protected])
Bekræft e-mailadressen ved at indtaste den igen
Om personens e-mailadresse skal skjules i KP's systemer
Privat telefonnummer på personen
KP arbejdsnummer, hvis brugeren får sådan et
Arbejdstidstype
Arbejdstid pr. uge (hvis 'Sammenhængende' er valgt)
Mest relevante KP lokation for brugeren
Primær stedkonto - Brugerens organisatorisk tilknytning, f.eks. Sygeplejerskeuddannelsen 1
Startdato for ansættelsesperiode - som udgangspunkt er dags dato sat.
Slutdato for ansættelsesperiode - som udgangspunkt er perioden sat til 1 år, men det er vigtigt at du tager stilling til, hvor længe ansættelsen skal vare.

Tryk på 'Opret bruger'

Arbejdstidstype - Studentermedhjælpere

Definitioner af arbejdstidstyper

Sporadisk: Under 3 timer pr. uge eller med så store afbræk, at perioden ikke er sammenhængende

Sammenhængende: Gennemsnitligt mindst 3 timer pr. uge over 4 uger

Du kan læse mere om hvad der definerer sporadisk og sammenhængende, samt eksempler på hvornår en studentermedhjælper skal have et ansættelsesbevis her.

Fortrolighedserklæring og oplysningsskema

Alle studentermedhjælpere får tilsendt et oplysningsskema sammen med fortrolighedserklæringen.

Velkomstmail
Når du har trykket på 'Opret bruger', sendes der en velkomstmail til brugerens e-mailadresse med et link til en fortrolighedserklæring og et oplysningsskema:

MitID og cpr.nr.
Brugeren skal logge ind med MitID for at godkende fortrolighedserklæringen og udfylde oplysningsskemaet. Brugeren oprettes ikke endeligt førend erklæringen er godkendt.

Du modtager en mail, når studentermedhjælperen har udfyldt/godkendt oplysningsskemaet/fortrolighedserklæringen.

Systemadgang
Brugeren har adgang til KP's systemer senest dagen efter godkendelse af erklæringen.

Løntrin, kontrakt og XFlow

Løntrin
HR beregner studentermedhjælperens lønanciennitet på baggrund af det udfyldte oplysningsskema ift. tidligere erfaring og uddannelse.

HR indplacerer studentermedhjælperen på det optjente løntrin.

Kontrakt
Når oplysningsskemaet er udfyldt, får HR besked og vurderer, om der i den pågældende ansættelse er krav om en ansættelseskontrakt. Hvis dette er tilfældet, opretter HR kontrakten og sender den ud gennem KP Ekstern.

Hvis der er sendt en kontrakt, kan du se kontraktperioden i KP Ekstern:

XFlow
Oprettelse af timesedler i XFlow skal fortsat gøres på samme måde. Lønsystemet tager højde for evt. højere løntrin.