Denne vejledning er til dig som sidder på uddannelsen og har ansvaret for at behandle indkomne timesedler på Livslang Læring.
I vejledningen kan du finde svar på hvordan du finder dine timesedler, hvordan du godkender eller afviser, eller hvad du skal gøre hvis du er kommet til at klikke ind på en timeseddel som ikke var din.
Tilgå XFlow med mail-login via dette link
Hvis du er i tvivl kan du kontakte HR
Hvis du skal behandle timesedler på en uddannelse/afdeling skal du være medlem af en rettighedsgruppe i XFlow - ifm. pilotprojektet er du medlem af rettighedsgruppen "Livslang Læring - PILOT"
Når du logger ind i XFlow vil du øverst kunne se "Afventer gruppe", hvis der er timesedler som ligger klar til godkendelse.
Her ligger alle de timesedler som er oprettet af timelærer og som er sendt til rettighedsgruppen "Livslang Læring - PILOT"
Timelæreren angiver på timesedlen, hvilken uddannelse vedkommende har været tilknyttet. Under "Ekstra info" kan du se den "underafdeling" som timelæreren har angivet at været tilknyttet. Det gør det muligt og overskueligt for dig at identificere de timesedler som du skal behandle, f.eks. hvis du kun har ansvaret for "Ledelse"
Det er muligt at sortere på f.eks. "Ekstra info", så timesedler på underafdelingerne står sammen
Når du klikker ind på den timeseddel som du skal behandle vil der øverst fremgå timelærerens personoplysninger (cpr. nr. vil være skjult for dig)
Hvis timelæreren har beskyttet eller skjult adresse, var fornavn og efternavn fra oprettelsen angivet som "Pseudonym Pseudonym". Dette har timelæreren haft mulighed for at overskrive så korrekt navn og efternavn fremgår af timesedlen. Hvis timelæreren mod forventning ikke har gjort dette, skal du afvise timesedlen retur til timelæreren og bede om at navn og efternavn angives. Se afsnittet "Afvis timeseddel"
Timelæreren har også haft mulighed for at skrive en bemærkning i bemærkningsfeltet. Her kunne timelæreren f.eks. vælge at angive sin kontaktperson på uddannelsen, hvilke fag der er undervist i m.m.
Den "underafdeling" som fremgår af forsiden, kommer fra det valg timelæreren har lavet på timesedlen.
I nedenstående eks. har timelæreren valgt "Livslang Læring" og herunder "Ledelse"
Du skal ikke gøre noget i forhold til det valg
Kontering
Du skal angive stednummer og alias (Ansvar = alias på KP)
Det er vigtigt at du får angivet korrekt kontering, da det er på den konto og det tilhørende alias at udgiften bliver bogført
Hvis du er i tvivl kan du orientere dig i konteringsvejledningen
Under "Udfyldelse af timeseddel" kan du se de timer som timelæreren har angivet
1) Dato for aktivitet
2) Beskrivelse af aktivitet
3) Arbejdstimer = Timer uden forberedelse (f.eks. møde)
4) Undervisningstimer = Timer med forberedelse
5) Forberedelse - Enten 60 min. eller 90 min. (Livslang Læring er altid 90 min.)
Du har mulighed for at rette i timer og sats eller tilføje og slette rækker, men vi anbefaler at du orientere timelæreren om rettelserne efterfølgende.
Du har også mulighed for at afvise timesedlen hvis du er uenig det der er angivet på timesedlen (se afsnittet "Afvis timeseddel"
Hvis du er enig i timesedlens indhold - tryk på "Godkend timeseddel" og timesedlen sendes nu automatisk til HR som sørger for overførslen til lønsystemet.
Du har mulighed for at afvise en timeseddel, f.eks.
- hvis du er uenig i det der er angivet i timesedlen
- Hvis timelæreren ikke har angivet sit navn ved skjult/beskyttet adresse
- Hvis timelæreren har valgt forkert rettighedsgruppe som modtager af timesedlen
I nedenstående eks. er det tydeligt at der er en timeseddel til godkendelse som nok er havnet hos den forkerte modtager. Timelæreren har angivet at vedkommende at være tilknyttet "Bioanalytikeruddannelsen", men har fået valgt "Livslang Læring - Pilot" som modtager af sin timeseddel. Det bør undersøges hvor timelæreren faktisk har været inden den behandles. Hvis timelæreren faktisk har været på Livslang Læring, men blot har angivet en forkert uddannelsen, kan du sagtens godkende timesedlen alligevel. Det er alene konteringen som styrer hvor udgiften konteres.
Hvis du skal afvise en timeseddel, skal du klikke ind på timesedlen og nederst trykke på "Afvis timeseddel"
Når du klikker på "Afvis timeseddel" kommer der en pop-up frem. Her skal du angive begrundelsen for din afvisning.
Herefter modtager timelæreren en mail om at timesedlen er afvist, hvorefter vedkommende kan logge ind og se begrundelsen for afvisningen.
Når du klikker ind på en timeseddel for at behandle den, så ligger timesedlen hos dig. Hvis du ikke får trykket enten afvis eller godkend, vil de andre i samme rettighedsgruppe ikke kunne tilgå timesedlen. Det er derfor vigtigt, hvis du alligevel ikke skal/kan behandle den timeseddel du har klikket på, eller hvis du ved en fejl er kommet til at trykke på en forkert timeseddel, at du nederst under "Andre muligheder" får klikket på "Retur til gruppen".
Først når du har trykket på "Retur til gruppen", kan de andre medlemmer i rettighedsgruppen tilgå og behandle timesedlen.
