I følgende vejledninger gennemgår vi oprettelse og afholdelse af Zoom Workplace event/undervisning.
Et standard Zoom Workplace event/undervisning kan have op til 500 deltagere. Har du brug for en webinarlicens kan du anmode om det via Basen Online her: Zoom Webinar/LargeMeeting licens - Basen.kp.dk (topdesk.net)
I denne vejledning vises oprettelse af events/undervining via Zoom Workplace Desktop App. Du kan også oprette og starte online event/undervining ved at logge ind via kpdk.zoom.us
1.1.1. Åben Zoom Workplace og tryk på "Schedule"
1.1.2. I "Topic"(1) skrives en title. Sæt dato og tid under "Date & Time"(2). Sørg for at "Meeting ID" står til "Generate Automatically"(3) og at "Waiting Room"(4) er slået til.
1.1.3. Tryk på pilen ud for "Advanced Options"(5), her kan du krydse "Automatically record meeting"(6) af hvis du vil optage eventet/undervisningen. Ønsker du at andre på KP skal kunnen starte eventet/undervisningen op som host skal du fremsøge og tilføje vedkommende i feltet "Alternative hosts"(7). Tryk på "Save"(8)
Man skal være tilknyttet KP for at kunne gøres til "Alternative Hosts". Har du valgt at tilføje en Alternative Hosts, får vedkommende en mail tilsendt med et specielt opstartslink. Kommer du på efter en Alternative Host har startet mødet vil du blive Co-host og kommer Alternative Host på efter dig bliver vedkommende Co-host på mødet.
1.1.4. Outlook starter automatisk en ny mail med link. Ønsker du ikke at gøre brug af den kan du lukke den eller gemme den som klade til senere.
1.1.5. Tryk på fanebladet "Meetings". Her kan du starte, redigere eller slette dit event/undervisning samt kopiere invitationslink
1.2.1. Fremgangsmåden er den samme som punktet "Planlæg fremtidigt event/undervisning". Men under "Schedule Meeting" Skal du også sætte kryds i "Recurring meeting"
1.2.2. Derefter kan du sætte "Recurrence"(1) til Weekly eller Monthly og "End date"(2) et par år frem. På den måde kan du bruge samme link til f.eks. at dele med et undervisningshold.
Der er få indstillinger vi anbefaler at lave første gang man bruger Zoom Workplace.
2.1. Åben Zoom Workplace og tryk på tandhjulet
2.2. Under "General", Sæt kryds i "Always show meeting controls"
2.3. Under "Video", sæt kryds i "HD"
2.4. Under "Audio", sæt "Zoom background noise removal" til "Low"
3.1.1. Åben Zoom Workplace og vælg "New meeting"
3.1.2. Tryk "Join with computer audio"
3.1.3. tryk på pilen ved "Audio"(1) og sørg for at du har valgt den mikrofon(2) og højttaler(3) du ønsker at bruge.
3.1.4. Hvis du vil teste dine lydindstillinger kan du trykke på "Test speaker & microphone..."
3.1.5. Testen afspiller en ringetone for at teste din højttaler. Hvis du kan høre den trykker du på "Yes"(1). Kan du ikke høre den kan du prøve at vælge en anden højttaler under "Select speaker"(2).
3.1.6. Testen beder dig derefter sige noget i din mikrofon, efter 5 sekunder gentager den det du siger. hvis du kan høre din gentagelser trykker du på "Yes"(1). Kan du ikke høre den kan du prøve at vælge en anden mikrofon under "Select microphone"(2).
3.1.7. Når testen er gennemført trykker du på "End test"
3.1.8. Tryk på "Participants"(1) og derfter "Invite"(2)
3.1.9. Tryk på "Copy invitation" og du får et link som du kan indsætte i en email og sende til dine deltagere.
3.1.10. "Enable waiting room" er default slået til, så du skal trykke "Admit" for at dine deltagere bliver lukket ind.
3.1.11. Når mødet er slut trykker du på "End" og derfter "End meeting for all" og mødet lukkes ned for alle.
3.2.1. Åben Zoom Workplace og tryk på fanebladet "Meetings"(1). Tryk herefter på "Start"(2)
3.3.1. Co-hosts kan kun tilføjes når mødet er startet. Tryk på "Participants"(1). Ud for den deltager du vil gøre til Co-host trykker du på de 3 prikker(2)
3.3.2. I menuen vælges "Make co-host"
3.3.3. Ønsker du at fjerne co-host rettigheder igen, trykker du igen på de 3 prikker og vælger "Remove co-host permissions"
3.4.1. Skal du dele din skærm, PowerPoint e.l. skal du trykke på "Share".
3.4.2. Her kan du vælge at dele hele din skærm(1). Eller kun dele et åbent program som f.eks. PowerPoint(2). Skal du dele lyd skal du huske at klikke "Share sound"(3). Hvis ikke panelet til højre i boksen er åbent skal du trykke på "Layouts and options"(4). Når du er færdig med dine valg trykker du på "Share"(5)
3.4.3. Hvis du ønsker at skjule video panelet(1) og/eller Meeting controls(2) mens du deler skærm kan du trykke på "more"(3) og vælge "Hide video panel" og/eller "Hide floating meeting controls"(4).
3.4.4. Når du ønsker at stoppe skærmdelingen trykker du på "Stop share"(1)
Der er særlige retninglinjer hvis du ønsker at optage et event, møde eller en undervining. Læs gældende retningslinjer her
4.1. Hvis ikke "Record" knappen er synlig i din menulinje, skal du klikke på "More"(1) vælge "Record"(2) og "Record to this computer"(3)
Hvis du vælger "Record to the cloud" oploader Zoom Workplace direkte til din video.kp.dk og gemmer derfor ikke en lokal kopi på din computer.
Du vil modtage en email når optagelsen er klar på video.kp.dk, hvor du kan finde optagelsen under "Mine medier".
4.2. Optagelsen er nu i gang og dine deltagere vil blive gjort opmærksom på at optagelsen er startet. Du kan nu pause eller stoppe optagelsen(1)(2) efter behov. Når mødet er slut trykker du på "End"(3)
Du kan godt stoppe og starte optagelsen flere gang under et mødet, der bliver lavet en videofil for hver gang der startes og stoppes.
4.3. Tryk derefter på "End Meeting for all"
4.4. Boksen "Convert meeting recording" åbner op og starter konvertering.
4.5. Når konverteringen er færdig, åbner stifinder den mappe hvor du finder din videofil. Den default mappe hvor du finder optagelserne er under "../dokumenter/zoom/"
Har du startet og stoppet optagelsen flere gange under dit Zoom Workplace event/undervisning, bliver der lavet en videofil for hver gang.
Det gælder ikke når du bruger pauseknappen.
For at sikre at uvedkommende personer begynder at dele skærm med upassende billeder og lave støj i dit Zoom Workplace event/undervisning, kan du sikre dig ved at begrænse hvor mange der har, eller kan få, adgang til linket. Du kan oprette venterum (Waiting Room) og begrænse hvem der kan dele skærm, video, lyd osv.
5.1. Vigtige sikkerhedsindstillinger ved oprettelse af Zoom Workplace event/undervisning.
- Vælg altid "Generate Automatically" til at oprette link. Det er ikke anbefalet at bruge "Personal Meeting ID".
- Under "Security" bliver der oprettet en tilfældig "Passcode" eller du kan lave din egen. "Passcode" kan ikke slås fra.
- Sørg for at "Waiting Room" er slået til. Så kan nye deltagere ikke komme ind i eventet/undervisningen uden at det bliver godkendt af host eller co-hosts.
- "Only authenticated users can join: Sign in to Zoom" betyder at man skal logge ind med en Zoom Workplace konto for at deltage. Det er et stærkt sikkerhedmæssigt tiltag, men det betyder også at deltagere SKAL have en Zoom Workplace konto.
5.2. Sikkerhedsindstillingerne under afvikling af Zoom Workplace event/undervisning.
Klik på "Host tools" og sørg for at "Enable waiting room" er slået til. Under "Allow all participants to:" er det en god idé at slå alle de funktioner fra som du ikke ønsker at deltagerne skal kunne bruge.
5.3. Ved oprettelse af møde i Outlook Kalender
Når du opretter et møde i Outlook kalenderen hvor du invitere deltagere, anbefales det at invitationen sættes som privat. Det betyder at ikke andre end selve deltagerne kan se indholdet af invitationen.
0 Kommentarer
Tilføj kommentar