Vejledninger

Håndbog for administration af udgående studerende

Opdateret Sep 14, 2021

Håndbog og guides til internationale koordinatorer og mobilitetsansvarlige for udgående studerende i forbindelse med KP’ Rejseprogram og Duty of Care.

1. Studerendes registrering i MoveON

Udgående studerende skal senest registrere sig i MoveON gennem KP’s ansøgningsportal ved følgende deadlines:

  • 1. maj ved udrejse følgende efterårssemester
    • Efterårssemesteret = 1. juli til 31. december
  • 1. november ved udrejse følgende forårssemester
    • Forårssemesteret = 1. januar til 30. juni

Link til KP’s ansøgningsportal: https://kp.moveon4.de/form/5d1a5e3058753168228b4567/dan

Det er op til de enkelte uddannelser, om de vil have tidligere frister, men ovenstående frister skal overholdes af hensyn til interne arbejdsprocesser og opretholdelse af Duty of Care.

En registrering i ansøgningsportalen er ikke ensbetydende med, at den studerende skal rejse ud.

For at Rejseprogrammet kan drifte planmæssigt, så er det vigtigt, at de studerende registreres indenfor ovenstående deadlines.

Dette betyder også, at studerende, der ikke er sikre på, om de skal på udveksling, skal registrere sig med oplysninger om forventede destination og ophold. Oplysningerne om opholdet kan efterfølgende ændres eller den studerende kan ændres til ”cancelled”.

Eksempel: En studerende er usikker på destination og ønsker derfor at vente med registreringen til alt er sikkert. Dette skal ikke ske. I stedet skal den studerende registreres med en af de ønskede destinationer, og destinationen skal efterfølgende ændres (se mere under punkt 6.4).

2. Proces for KP Rejseprogram

KP’s Rejseprogram administreres og driftes i store dele af IE og som en del af KP’s beredskab.

Dog bærer Uddannelsen, dvs. den internationale koordinator eller og mobilitetsansvarlige det endelige ansvar for studerendes gennemførelse og godkendelse af Rejseprogrammet.

Rejseprogrammet består af 2 dele:

Den studerende tilgår dette gennem IE’s læringsrum på Itslearning, KP Rejseprogram.

Rejseprogrammet skal være gennemført senest 14 dage før den oplyste ”Start date” i MoveON.

2.1 Procesbeskrivelse for Rejseprogrammet

Senest 2 måneder før den studerendes udrejse tilføjer IE den studerende til læringsrummet på Itslearning. De to måneder vurderes ud fra den oplyste ”Start date (planned)” i MoveON.

IE fremsender vejledning til den studerende mhp. gennemførelse af Rejseprogrammet. Dette sker ved ugentlig drift, og den studerende vil modtage en mail gennem MoveON-systemet, når tiden er til det.

I planlægningsfasen af udvekslingsopholdet henvises der til vejledningen på Internationale studiemuligheder på KP Intra: https://kpdk.sharepoint.com/sites/Internationale-studiemuligheder/SitePages/Rejseprogram-og-sikkerhed.aspx

IE opdaterer ugentligt studerendes fremdrift i Rejseprogrammet, og internationale koordinatorer og mobilitetsansvarlige kan derfor løbende orientere sig om den enkeltes studerendes deltagelse (se mere under pkt. 6.1-6.3).

Når den studerende har gennemført rejsesikkerhedskursus og indsendt rejseerklæring, vil dette fremgå af MoveON.

Derefter skal den internationale koordinator/mobilitetsansvarlige godkende det samlede Rejseprogram.

Guide til godkendelse findes under pkt. 6.8.

Som en del af IE’s drift af Rejseprogram udsendes også påmindelser til den studerende.

Påmindelser til studerende fra IE:

IE påminder og rykker den studerende ved manglende gennemførelse af Rejseprogrammet

  • Gennem MoveON sendes en påmindelse om gennemførelse til den studerende ca. en måned før afrejse i forhold til ”Start date”.
  • Yderligere sendes en påmindelse gennem MoveON ved deadline (14 dage før afrejse), hvis den studerende endnu ikke har gennemført Rejseprogrammet.
  • Ved manglende respons ved deadline kontakter IE den studerendes internationale koordinator eller mobilitetsansvarlige, så vedkommende kan hjælpe med kontakt til den studerende.
  • Internationale koordinatorer og mobilitetsansvarlige kan følge påmindelser gennem ”Communication” (se mere under punkt. 6.11).
  • Har den studeredende ikke gennemført umiddelbart inden afrejse, lægges en nærmere plan mellem IE og international koordinator/mobilitetsansvarlige for at sikre den studerendes gennemførelse af Rejseprogrammet.

Internationale koordinatorer og mobilitetsansvarlige, kan som beskrevet følge den studerendes fremdrift, og opfordres derfor også til at minde den studerende om gennemførelsen af Rejseprogrammet (Under punkt. 6.8).

I sidste ende er det uddannelsen dvs. internationale koordinator/mobilitetsansvarliges ansvar, at den studerende gennemfører det obligatoriske Rejseprogram inden afrejse.

3. Koordinatorer/mobilitetsansvarliges ansvar i MoveON

Her beskrives ansvarsområderne for internationale koordinatorer og mobilitetsansvarlige i forbindelse med Rejseprogrammet og Duty of Care.

Nedenstående er en gennemgang af de felter i MoveON, som internationale koordinatorer og mobilitetsansvarlige har ansvar for at opdatere og udfylde, og hvilke frister de enkelte felter er underlagt.

Guides til de enkelte felter og opsætning i MoveON findes under punkt 6.

3.1. Remarks

”Remarks” benyttes til at notere ændringer i den studerendes udvekslingsproces.

Ændringerne kan noteres både af den studerendes internationale koordinator/mobilitetsansvarlige og IE.

Feltet skal benyttes ved informationer, som kan have relevans for flere. Dette kan eksempelvis være med forsinket udrejse, afbrudt ophold eller kritiske situationer.

Når tekst skrives i feltet, så skal forfatteren notere dato og initialer.

Eksempel:

3.2 Status

Feltet er en styring af den studerendes fremdrift og position i forhold til udveksling.

Fristerne for ændringer i statusfeltet er tværgående og gælder alle uddannelser.

Felterne styres og opdateres hovedsageligt af IE, med undtagelse af ændring fra New registration til Planned.  

Betydning og frister:

New registration

  • Når registreringen er i gang og behandles
  • Det er denne status, som den studerende har automatisk efter indsendelse af ansøgning/registrering gennem ansøgningsportalen.

Planned

  • Når registreringen er behandlet, og man regner med, at den studerende skal afsted
  • Den studerendes status skal ændres til ”Planned” hurtigst muligt. (PU ændrer til Planned ved faste frister: Ved praktikstart 1.12 ændres status senest 20.8. Ved praktikstart 1.6 ændres status senest 20.2)
  • Statussen anerkender for IE at registreringen er godkendt af koordinator/mobilitetsansvarlig.
  • International koordinator/mobilitetsansvarliges ansvar at ændre til denne status.

Current

  • Når den studerende er taget afsted
  • Den studerendes status skal ændres til ”Current” senest 14 dage efter udrejse baseret på den studerendes "Start date"
  • IE's ansvar.

Interrupted

  • Hvis et ophold afbrydes undervejs
  • Den studerendes status skal ændres til ”Interrupted” senest 14 dage efter afbrydelse
  • International koordinator/mobilitetsansvarliges ansvar.

Cancelled

  • Når opholdet aflyses inden afrejse
  • Den studerendes status skal ændres til ”Cancelled” hurtigst mulig efter afklaring og/eller afvisning
  • International koordinator/mobilitetsansvarliges ansvar.

Completed

  • Status sættes til ”Completed” ved den studerende, når opholdet er afsluttet ifølge "End date" i MoveOn
  • IE’s ansvar

Not accepted

  • Feltet benyttes ikke

Alle ændringer må gerne ske tidligere end beskrevet ovenfor.

Morten Lund har det tværgående ansvar for statusfelter fra IE’s side.

Ved spørgsmål omhandlede status, kan Morten kontaktes på international@kp.dk

3.3. Start og End date

Feltet benyttes til at opdatere om den studerendes reelle ”Start date” og ”End date”, dvs. mobilitetsdatoer i forhold til udveksling.

Fristerne for ændringer i ”Start date” og ”End date” er tværgående og gælder alle uddannelser.

Mobilitetsdatoer skal indsættes i MoveON, når de kendes, og senest en måned før afrejse. IE indsætter datoerne ud fra den studerendes learning agreement/praktikkontrakt da mobilitetsdatoerne skal være i overensstemmelse med denne. Derfor skal Learning Agreement/praktikaftale sendes til IE hurtigst muligt. Se også under punkt 5.

Tager den studerende selvvalgt ud inden opholdet reelt begynder eller forlænger privat ved afslutning, så skal dette ikke tages med i betragtning.

3.3.1 – Afvigelser fra normal drift

For at KP kan opretholde Duty of Care og af hensyn til Beredskab Udland, er det vigtigt, at den studerendes mobilitetsdatoer og status i MoveON stemmer overens med den studerendes reelle placering på sin udveksling. Derfor skal du som koordinator/mobilitetsansvarlig gøre følgende ved afvigelser.

Senere udrejse eller online-start

Hvis den studerende ikke rejser ud af Danmark ved den oprindelige ”Start date”.

  • Step 1 - ved forsinkelses start:
    • Noter ændringerne i ”Remarks”
    • ”Beredskab” opdateres til ”Forsinket udrejse” (se mere i 3.4)
    • Der opdateres på dette tidspunkt ikke i ”Start date” eller ”Status”
    • Dette skal tidligst muligt, men senest ved den oprindelige ”Start date”
  • Step 2 - ved endelig udrejse:
    • ”Beredskab” ændres til ”Please select”, så der ikke længere er OBS på den studerende
    • ”Start date” opdateres til den nye udrejsedato og ”Status” ændres til ”Current”
    • Dette skal ske nærmest den nye ”Start date”

Afbrudt ophold

Når den studerende kommer hjem inden den oprindelige dato i ”End date”.

  • Noter årsag og forventet ankomst til Danmark i ”Remarks”
  • Opdater i ”End date”
  • Status ændres til ”Interrupted”

Forlængelser

Forlænger den studerende sit ophold, så skal:

  • ”End date” opdateres inden oprindelig ”End date”

Alle ændringer må gerne ske tidligere end beskrevet ovenfor.

Morten Lund har det tværgående ansvar for ”Start date” og ”End date” fra IE’s side.

Ved spørgsmål omhandlede disse kan Morten kontaktes på international@kp.dk.

3.4 Beredskab

Som en del af Duty of Care er der kommet et aktivt ”Beredskab Status”-felt i MoveON.

Dette felt kan både benyttes af internationale koordinatorer/mobilitetsansvarlige og IE.

Feltet er til for at sikre en tværgående information om den studerendes situation.

Feltet står som udgangspunkt på ”Please select”  dette skal betragtes som en nulstilling af feltet.

Yderligere er der disse muligheder:

1 er knyttet til almindelig drift. Dette er for at sikre, at KP er vidende om, hvorvidt den studerende er i Danmark eller på destinationen.

2-8 er knyttet til større beredskabskritiske hændelser. Dette kan være naturkatastrofer, større sygdomsudbrud, terror o. lign. Benyttes disse felter, varsles Beredskab Udland automatisk (se mere afsnit 4).

1. Forsinket udrejse

2. Rejser hjem

3. Bliver

4. Kontakt skabt, men uafklaret situation

5. Ingen kontakt

6. Strandet

7. Ankommet til DK

8. Tager ophold i andet land

Når feltet, ”Beredskab status”, ændres, skal dette også noteres i ”Remarks” med en forklaring på ændringen. ”Remarks” udfyldes efter proceduren beskrevet i 3.1.

For at benytte og opdatere ”Beredskab status”, så følg da guide i afsnit 6.9.

3.5 Rejseprogram

Som en del af Duty of Care er det Uddannelsen, dvs. internationale koordinatorer/mobilitetsansvarliges ansvar at godkende den studerendes Rejseprogram.

Som processen for Rejseprogrammet beskriver (afsnit 2.1), så godkendes Rejseprogrammet, når den studerende har gennemført rejsesikkerhedskursus og indsendt rejseerklæring.

For at godkende Rejseprogrammet, så skal der stå ”Modtaget” for ”Beredskab: rejsesikkerhedskursus” og ”Yes” for ”Beredskab: rejseerklæring”.

Ydermere er det den studerendes internationale koordinator/mobilitetsansvarlige, der skal tjekke, at rejseerklæringen er udfyldt tilstrækkeligt (se under punkt 6.8).

Tilstrækkeligt er, hvis der er nok oplysninger om den studerendes udvekslingsophold.

Er der ikke tilstrækkeligt med oplysninger, så er det den studerendes internationale koordinator/mobilitetsansvarlige, der skal kontakte den studerende og indhente de manglende oplysninger. Derefter skal det skrives ind i rejseerklæringen (se mere under punkt 6.8).

Rejseerklæringen er utilstrækkelig, hvis følgende mangler:

  • Den studerendes adresse i udlandet
  • Kontaktoplysninger på modtager institution/organisation

Mangler eksempelvis adresse under udvekslingsopholdet, så er det vigtigt, at den internationale koordinator/mobilitetsansvarlige følger op på dette og sikrer, at adressen skrives ind efterfølgende.

Dette bliver især aktuelt, hvis den studerende først finder eller ændrer bolig efter ankomst til destinationen.

Eksempel

En studerende har udrejse 1. juni og har indsendt LA, gennemført rejsesikkerhedskursus og indsendt rejseerklæring. Den studerende er derfor klar til godkendelse af Rejseprogrammet. I gennemgang af rejseerklæringen konstaterer den internationale koordinator, at der ikke er udfyldt ”adresse under udveksling”. Den studerendes rejseprogram derfor ikke godkendes. Koordinator tager kontakt til den studerende og får at vide, at den studerende først vil finde bolig på destinationen ved ankomst og vil opholde sig på et hostel indtil da. Koordinatoren noterer dette i ”Remarks” og skriver den midlertidige adresse ind i den studerendes rejseerklæring (se under punkt 6.7.). Derefter kan Rejseprogrammet godkendes. Det aftales med den studerende, at den endelige adresse fremsendes til koordinator, når denne er fundet. Ved modtagelse af endelig adresse noteres dette i ”Remarks”, og den endelige adresse skrives derefter ind i den studerende rejseerklæring i stedet for den midlertidige.

4. Beredskab

Beredskab Udland og International Enhed varsles som tidligere beskrevet (afsnit 3.4), hvis der ændres i den studerendes ”Beredskab Status”.

I disse tilfælde er du også velkommen til selv at skrive til international@kp.dk, ellers følger IE og Beredeskabsgruppe Udland hurtigst muligt op på ændringen.

Udover dette, kan du altid kontakte IE og Beredskab Udland på international@kp.dk, hvis du har brug for råd, støtte eller vejledning. Dette kan både være i forbindelse med planlægning af den studerendes udrejse og eventuelle sikkerhedsspørgsmål, og når den studerende er afsted, og hvis der opstår kritiske situationer eller utilsigtede hændelser.

5. Learning Agreement/Praktikaftale

Ved alle udlandsophold skal der laves en Learning Agreement for henholdsvis studieophold eller praktikophold, mellem den studerende, værtsinstitutionen og KP.

Hvis den studerende har søgt om Erasmus-ophold, vil dokumenterne automatisk blive sendt direkte til den studerende fra Erasmus-kontoret, da der her er særlige regler for de dokumenter der skal udfyldes.

Hvis den studerende skal på et andet ophold end Erasmus, og uddannelsen ikke har et særligt format der skal bruges, skal  skabelonen der ligger tilgængelig på KP Intra benyttes.

Alle Learning Agreements skal journaliseres i Sag og Dokument på den studerendes studiesag, af hensyn til STÅ og revision.
Aftalerne kan sendes til international@kp.dk hvor International Enhed vil sørge for at arkivere dem på den studerendes sag.

6. Guide til MoveON

Denne guide er fokuseret mod de nye processer i forbindelse med Rejseprogrammet.

Ønskes generelle guide til MoveON:

https://kpdk.sharepoint.com/sites/SOD-FLS8/FA247/FB1416/Assets/AxIndex.aspx

Får du problemer eller ønsker du hjælp og vejledning til MoveON, skriv da til moveon@kp.dk.

Her kan du også aftale et møde, hvor du kan få hjælp med din opsætning, hvis guiden ikke er tilstrækkelig.

6.1 Opsætning af ”Custom fields”

Opsætningen af ”Custom fields” (herefter CF) kan være med til at gøre dit MoveON mere overskueligt. Mange har alt for mange CF synlige, og det kan derfor være svært at overskue.

Udover de nye CF i forbindelse med Rejseprogrammet, så kan det være en god idé at rydde op, i de CF, som man ikke bruger.

Bruger du eksempelvis ikke MoveON til behandling af ansøgninger ved udveksling, men i stedet som et registreringsredskab i samarbejde med IE, så behøves meget få CF.

Gå til ”Settings”-> ”My Custom Fields” og klik på blyanten ud for de CF, der skal redigere synlighed for.

”Area” længst til højre viser, i hvilket område af MoveON ”Custom Fields” er oprettet.

Når du klikker på blyanten, kommer du til oversigten over oprettede ”Custom fields” i det valgte ”Area”.

Flueben indikerer, at CF er synlig i din profil. En tom boks indikerer, at ”Custom Field” ikke er synlig i din profil.

Klik på blyanten for det enkelte CF-area, og du vil herefter kunne vælge, hvilke CF, der skal være synlige på din profil.

Sæt flueben i de CF du vil tilføje til din profil, og klik på ”Save”. De valgte ”Custom Fields” er nu være synlige i din profil.

Hvis de ikke dukker op, så luk MoveON ned. Det kan nogle gange kræve en nedlukning, før ændringerne går i gennem.

”Custom fields” for Rejseprogrammet er tilgængelige under ”Stay”-area.

For Rejseprogrammet skal der vælges følgende CF.

Det er alle dem med ”Beredskab” stående foran.

Husk at trykke ”Save”

Det er op til dig hvilke CF, du vil have synlige, og hvilke du bruger i dit arbejde i MoveON. Men det kan være en god idé at rydde op i ”Custom fields”, så du ikke har så mange, som du alligevel ikke bruger.

De CF du har valgt, vil nu fremgå, når du trykker på blyanten ved en studerende og vælger ”Custom Fields”.

Hvis der er helt tomt på skærmen, når du trykker på ”My Custom Fields”, så skal du i stedet starte med at trykke på ”New” (se billedet under).

Her kan du så tilvælge de ”Areas”, du gerne vil vælge i, og her skal du vælge ”Stay”.

Derefter skal du følge ovenstående guide.

6.2 Opsætning af korret "view"

Der er to muligheder for at sikre korrekt ”View” i forbindelse med Rejseprogrammet.

Denne guide er for dig, der gerne vil ”adoptere” et allerede eksisterende ”View” på de studerende. Viewet har betydning for, hvilke studerende der fremgår af ”dit” MoveON.

Har du allerede et ”View”, du arbejder i, så kan du tilføje de relevante ”columns” i stedet for (se pkt. 6.3)

Vælg ”Advanced views” i venstre side. Vælg derefter ”Advanced views” igen.

Herefter skal du i ”Name” skrive ”Rejseprogram”.

Tryk derefter på blyanten ud for ”Rejseprogram”

Herefter skal du markere ”Show in list”.

Nu skal du i venstre side vælge ”Mobility” og derefter ”Stays”, og herefter ”Stays” igen.

Herefter skal du i dropdown-menuen øverst til højre finde dit netop tilføjede ”View”.

Du vil nu have et ”View” med alle udgående studerende.

For at tilpasse viewet til dig og dine studerende, så skal du søge din uddannelse frem i ”Subject area (home)”-kolonnen.

Herefter skal du trykke på ”Save as” og navngive dit nye ”View”.

Vi foreslår i navngiver ”Rejseprogram (uddannelse)”, eksempelvis ”Rejseprogram (Socialrådgiver)”.

På den måde undgås det, at der er mange views med navnet ”Rejseprogram” alene.

Herefter vil du kunne finde dit ”View” i dropdown-menuen øverst til højre.

Dette ”View” vil indeholde alle studerende fra din uddannelse. Herefter kan du sortere de studerende i forhold til "Start period". Det gør du ved at klikke trykke ”Start period”-kolonnen, så du får de nyeste ophold øverst. Tryk derefter på ”Save”, så MoveON husker denne indstilling.

6.3 – Opsætning af ”Columns”

Til monitorering af Rejseprogrammet kan det være en fordel at de rette ”Columns” fremgår af dit ”View”.

Hvis du eksempelvis allerede har et ”View”, som du arbejder i, så skal du tilføje ekstra ”Columns” for at kunne monitorere Rejseprogrammet.

Kolonnerne i dit ”View” kan ændres ved at trykke på ”Columns” nederst på siden.

Her kan du tilføje og ændre de kolonner, som fremgår af dit ”View”.

For at monitorere Rejseprogrammet skal du som minimum have:

  • Beredskab: Itslearning
    • Viser hvornår den studerende er tilføjet læringsrummet på Itslearning.
    • Dette sker ved ”Tilføjet”
    • Er feltet blankt, er den studerende endnu ikke tilføjet.
    • IE administrerer
  • Beredskab: rejsesikkerhedskursus
    • Viser om den studerende har gennemført og bestået rejsesikkerhedskurset
    • Dette sker ved ”Modtaget”
    • Er feltet blankt, har den studerende endnu ikke gennemført og bestået
    • IE administrerer
  • Beredskab: rejseerklæring
    • Viser om den studerende har indsendt sin rejseerklæring
    • Dette sker ved ”Yes”
    • Er feltet blankt, har den studerende endnu ikke indsendt sin rejseerklæring
    • IE administrerer
  • Beredskab: rejseprogram
    • Viser om du har godkendt den studerendes Rejseprogram
    • Se mere under punkt 6.8

Du kan frit tilføje og ændre i ”Columns” alt efter egne behov. Vær dog opmærksom på, at du skal have tilføjet eventuelle ”Columns” som ”Custom fields” først, da data hentes herfra.

6.4 Ændring af destination og framework

Hvis den studerende ændrer destination eller framework efter registrering/ansøgning i MoveON, så skal den studerende ikke registrere sig igen.

I stedet skal dette ændres i MoveON.

Dette er især relevant, hvis den studerende har ansøgt/registreret sig inden de angivne deadlines, men uden at kende sin endelige destination.

Åben den studerende ved blyanten under dit stay-view. Derefter kommer nedenstående billede frem.

Først tjekkes den studerendes ”Framework”, og om dette er korrekt. Hvis ikke, rettes det til via Select knappen.

Skal den studerende afsted til en fast partner organisation, så ændres ”Stay opportunity”.

Her vil en lang rullemenu komme frem, og den studerendes partner skal findes.

Derefter vil de andre felter i ”Stay”-område ændre sig automatisk.

Skal den studerende afsted med en non-partner, så ændres ”Country” via rullemenuen og non-partneren skrives i feltet ”Description”.

”Stay opportunity” skal stå i ”Please select”, og vær opmærksom på, om ”Framework” også skal opdateres.

Husk at trykke "Save".

6.5 Status

Status ændres efter forskrifterne beskrevet i afsnit 3.2.

For at ændre status trykker du på blyanten for den relevante studerendes navn.

Husk at trykke "Save"

6.6 Start og End date

”Start date” og ”End date” ændres efter forskrifterne beskrevet i afsnit 3.3.

For at ændre disse trykker du på blyanten for den relevante studerendes navn.

Herefter scroller du lidt ned og finder ”Stay period”.

I venstre side skal du ændre i ”Start date” og ”End date”.

Husk at trykke ”Save”.

6.7 Remarks

Remarks benyttes efter forskrifterne beskrevet i afsnit 3.1.

Remarks findes, når du trykker på blyanten for en studerendes navn.

Herefter scroller du ned, og du kan nu udfylde i ”Remarks”.

Husk at trykke ”Save” efterfølgende.

6.8 Godkendelse af rejseprogrammet

Rejseprogrammet kan først godkendes, når den studerende har gennemført rejsesikkerhedskurset og indsendt rejseerklæringen. Dette kan du følge i dit ”View”.

For at godkende Rejseprogrammet skal du trykke på blyanten ved den pågældende studerende.

Herefter vælger du ”Custom fields” i højre side.

De CF, som du har tilføjet tidligere, vil nu fremgå.

For at godkende Rejseprogrammet skal du se på, om oplysningerne i rejseerklæringen stemmer overens, med de oplysninger du har.

Rejseerklæringen er de CF, som du har tilføjet med betegnelsen ”Beredskab”.

Hvis der er uoverensstemmelser, eller du ikke mener, at rejseerklæringen er udfyldt korrekt, så skal du kontakte den studerende og indhente de korrekte oplysninger (se afsnit 5.3).

Du kan herefter tilføje ændringerne til den studerendes profil.

Er den studerende klar til godkendelse, så skal du trykke på drop-menuen ud for ”Beredskab: Rejseprogram” og ændre til ”Godkendt”.

Husk at trykke ”Save”.

Går du tilbage til dit ”View” og trykker ”Refresh”, så vil godkendelse vise sig.

6.9 Ændre i Beredskab Status

Som beskrevet i afsnit 3.4, så skal ”Beredskab Status” benyttes i forskellige situationer.

For at ændre i ”Beredskab Status” skal du trykke på blyanten ved den pågældende studerende.

Herefter vælger du ”Custom fields” i højre side.

De CF, som du har tilføjet tidligere, vil nu fremgå.

Herefter vælger du den relevante status i drop-menuen for ”Beredskab Status”.

Husk at trykke ”Save” og efterfølgende notere i ”Remarks”, som du finder under ”Information” på den enkelte studerende.

6.10 "Bulk change" - ændring på flere studerende på en gang

Hvis du har mange studerende, som du gerne vil ændre det samme på, som kan du benytte ”Bulk change”. Dette kan eksempelvis være tilfældet, hvis du ændrer status på en større gruppe studerende på én gang.

Marker de ønskede studerende, tryk på ”Actions” i øverste, venstre side og vælg ”Bulk change”.

Derefter findes det felt, du ønsker at ændre. Tryk på ”Set Value” ud for feltet, og vælg den ønskede ændring i drop-menuen.

Obs. kan ikke gøres ved ”Remarks”.

6.11 Følg kommunikation til den studerende

Hvis du ønsker at følge med i kommunikationen omkring Rejseprogrammet fra IE til den studerende, så skal du gøre følgende.

Tryk på blyanten ved den pågældende studerende og vælg da ”Communication”.

Herefter kan du se de mails, der er sendt til den studerende, og hvornår de er sendt.

0 Kommentarer

Tilføj kommentar

Send mig en email når nogen besvarer denne kommentar
Forrige Vejledning MoveON - Opret, opdater eller deaktiver kontaktperson ved en partnerinstitution
Næste Vejledning Tilføj Custom Fields
Mangler du stadig hjælp? Kontakt os