1.1. Når IK i MO har opdateret status på en studerendes Erasmus Studieopholds-ansøgning fra "New registration" til "Planned", aktiverer International Enhed (IE) Erasmus LA funktionen for den studerende.

1.2 Når LA funktionen aktiveres, sendes der automatisk en mail til den studerende med besked om, at den studerende kan påbegynde sin LA via ansøgningsportalen.  

1.3 Det er den studerende, der laver første udkast af LA. Når studerende gemmer og godkender deres LA, modtager IK en mail med besked om dette og IK kan derefter tilgå den studerendes LA i MO.

2.1 For at se den studerendes LA, kan du enten klikke på linket i den mail du modtager vedr. en LA, eller åbne LAen under den studerendes stay. Går du via stayet, skal du, når du har åbnet dette, klikke på "Learning Agreement" i menuen til venstre. Klik på blyant-ikonet for at åbne LAen

2.2 Der er fire under menuer i LAen. LAen åbnes altid i under menuen "Draft Version", hvor der kan redigeres i LA.

En del data i den studerendes LA kommer fra den studerendes "Stay" i MO. Det er muligt at redigere i felterne hvis nødvendigt.  

OBS: Opdatering i LA medfører ikke opdateringer af den studerende "Stay" i MO.

Mobility Type: her skal der altid stå "Semester". Det er den eneste Mobility Type vi godkender pt.

LA status: her kan man se hvor i godkendelsesprocessen LAen er. Statusfeltet opdateres automatisk.  

2.3 I sektionen "Stay Detalis" ses oplysninger om den studerendes "Stay". Disse er til intern brug og oplysninger fra disse felter udveksles ikke med modtagende institution.

Feltet Status viser her, status på den studerendes ansøgning om udlandsophold. Den skal være "Planned" på dette tidspunkt.

2.4 I sektionen "Exchange details" kan man tjekke, om datoerne for opholdet stemmer.

2.5 I sektionen "Receiving" og "Sending Administrative Contact" vises hvilke kontaktoplysninger, den studerende har indskrevet i sin LA.

Det er vigtigt at rette e-mail adresser er indsat her, så advisering vedr. LAen sendes til de rette kontaktperson (dem der skal godkende LAen).

2.6 I sektionerne "Students Detalis" og "Studnet Qualification and Proficiency" ses oplysninger om den studerende samt sprogniveau

2.7 Nederst i LA findes sektionen Learning Components. Her fremgår det hvilke kurser, den studerende ønsker at læse ved modtagende institution samt hvilke kurser de erstatter ved KP.

3.1 Når du har gennemgået og tjekket LAen (bl.a. datoer for opholdet, valg af kurser og kontaktoplysninger), kan du enten:

a) Godkende LAen og sende den videre til godkendelse hos partner

b1) Bede den studerende ændre i LAen og godkende på ny

b2) Selv ændre i LAen og bede den studerende godkende LAen på ny

a) Du godkender og videresende LAen til partner, ved at klikke på knappen "Approve and Share LA". Dette kan du dog først gøre, når den studerende har godkendt LAen i sin ende. (Mangler knappen "Approve and Share LA", skal du bede den studerende om at godkende LAen i sin ende).  

Når IK har klikket på "Approve and Share LA", sendes en mail til partner om, at LAen ligger klar til godkendelse i deres system.

b1) Er der rettelser til LAen, kan IK sende en mail til den studerende, med besked om, hvad den studerende skal ændre. Den studerende retter i LAen og godkender den på ny. Herefter returneres LAen til IK til godkendelse.

b2) IK kan også rette direkte i LAen, og herefter klikke på "Approve." En mail sendes til den studerende med besked om, at deres LA er blevet opdateret. Den studerende skal nu godkende LA på ny. Det kan være en god ide at sende en mail til den studeredene, og forklare hvad der er blevet opdateret i LAen, da dette ikke fremgå af den systemgenererede e-mail der sendes til den studerende.

Punkt b1 eller b2 kan gentages så længe der er rettelser.

3.2 Når LA er godkendt af den studerende og KP sendes besked til partner om dette

3.3 Godkender partner LAen sendes besked om dette til den studerende.

3.4 Afvises LA sendes besked om dette til den studerende. Årsag til afvisningen af LAen bliver for IK synlig i undermenuen "Messages" til venstre i LAen.

3.5 Under Learning Components kan man se, hvor langt LAen er i godkendelsesprocessen. Status øverst i LAen er en opsummering af denne log

3.6 Status på LA ændres fra "Latest proposal avaliable" til "First version approved", når en LA er godkendt af alle tre parter. Herefter kan der ikke længere redigeres i denne version af LA. Denne LA vises kun for reference. Skal der herefter rettes i LAen se da punkt 5

4.1 Når LA er godkendt af alle tre parter, sendes advisering til den studerende . Den studerende kan nu downloade sin LA via ansøgningsportalen.

4.2 Det er den studerendes ansvar at sende den endelige Learning Agreement (som pdf.-fil) til [email protected] for at kunne få viderebehandlet sin ansøgning om et Erasmus stipendium.

5.1 Skulle der blive behov for at ændre i LA efter den er blevet godkendt af alle tre parter, kan den studerende lave ændringer i sin LA via ansøgningsportalen. For IK kan det gøres via "Propose Changes to Learning Agreement" knappen nederst i LA.  

5.2 LAen ligner sig selv, men der bliver tilføjet en mulighed for at angive årsag til ændringerne i LAen. Se rød boks i billedet nedenfor

5.3 Her de årsager til ændringer, der kan vælges imellem.

5.4 Ændringer til en LA skal godkendes af den studerende og KP, inden KP kan dele ændringerne med partner. Når KP har godkendt og delt ændringer, sendes advisering til partner, og partner kan nu enten afvise eller godkende ændringerne.  

6.1 Det er muligt at annullere en LA via "Cancel LA" knappen. Bemærk at der ikke sende en besked til parter om at en LA er annulleret, den vil blot fremstå som den ikke er delt.