Vejledninger og guides til internationale koordinatorer og mobilitetsansvarlige, i forbindelse med administration af udgående studerende samt KP’s Rejseprogram og Duty of Care.
Udgående studerende skal senest registrere sig i MoveON gennem KP’s ansøgningsportal ved følgende deadlines:
-
1. maj ved udrejse følgende efterårssemester
- Efterårssemesteret = 1. juli til 31. december
-
1. november ved udrejse følgende forårssemester
- Forårssemesteret = 1. januar til 30. juni
Link til KP’s ansøgningsportal: https://kp.moveon4.de/form/5d1a5e3058753168228b4567/dan
Det er op til de enkelte uddannelser, om de vil have tidligere frister, men ovenstående frister skal overholdes af hensyn til interne arbejdsprocesser og opretholdelse af Duty of Care.
En registrering i ansøgningsportalen er ikke ensbetydende med, at den studerende skal rejse ud.
For at Rejseprogrammet kan drifte planmæssigt, så er det vigtigt, at de studerende registreres indenfor ovenstående deadlines.
Dette betyder også, at studerende, der ikke er sikre på, om de skal på udveksling, skal registrere sig med oplysninger om forventede destination og ophold. Oplysningerne om opholdet kan efterfølgende ændres eller den studerende kan ændres til ”cancelled”.
Eksempel: En studerende er usikker på destination og ønsker derfor at vente med registreringen til alt er sikkert. Dette skal ikke ske. I stedet skal den studerende registreres med en af de ønskede destinationer, og destinationen skal efterfølgende ændres (se mere under punkt 6.4).
KP’s Rejseprogram administreres af IE og som en del af KP’s beredskab.
Dog bærer Uddannelsen, dvs. den internationale koordinator eller og mobilitetsansvarlige det endelige ansvar for studerendes gennemførelse af Rejseprogrammet.
Rejseprogrammet består af 2 dele:
- Rejsesikkerhedskursus
- Rejseerklæring
Den studerende tilgår dette gennem IE’s læringsrum på Itslearning, KP Rejseprogram.
Rejseprogrammet skal være gennemført senest 14 dage før den oplyste ”Start date” i MoveON.
2.1 Procesbeskrivelse for Rejseprogrammet
Senest 2 måneder før den studerendes udrejse tilføjer IE den studerende til læringsrummet på Itslearning. De to måneder vurderes ud fra den oplyste ”Start date (planned)” i MoveON.
IE udsender i den forbindelse (automatisk via MoveON) vejledning til den studerende mhp. gennemførelse af Rejseprogrammet.
I planlægningsfasen af udvekslingsopholdet henvises der til vejledningen på Internationale studiemuligheder på KP Intra: https://kpdk.sharepoint.com/sites/Internationale-studiemuligheder/SitePages/Rejseprogram-og-sikkerhed.aspx
IE registrerer den studerendes fremdrift vedr. Rejseprogrammet i MoveON. Internationale koordinatorer og mobilitetsansvarlige kan dermed løbende orientere sig om den enkeltes studerendes deltagelse (se mere under pkt. 6.1-6.3).
Når den studerende har gennemført rejsesikkerhedskursus og indsendt rejseerklæring, vil dette fremgå af MoveON.
Når Learning Agreement og Rejseprogram (rejsesikkerhedskursus og rejseerklæring) er modtaget registreres rejseprogrammet som godkendt.
Påmindelser til studerende fra IE:
IE påminder og rykker den studerende ved manglende gennemførelse af Rejseprogrammet
- Gennem MoveON sendes en påmindelse om gennemførelse til den studerende ca. en måned før afrejse i forhold til ”Start date” og igen 3 uger før afrejse.
- Ved manglende respons kontakter IE den studerendes internationale koordinator eller mobilitetsansvarlige, så vedkommende kan hjælpe med kontakt til den studerende.
- Har den studeredende ikke gennemført Rejseprogrammet umiddelbart inden afrejse, vurderer uddannelsen om den studerende er rejseparat, og orienterer IE om konsekvens og plan.
2.2 Udrejse uden gennemført Rejseprogram
Ved afrejse uden gennfmført Rejseprogram og respons på rykkere, vil følgende mails blive afsendt.
Det er uddannelsens ansvar at informerer studerende og IE om konsekvenser ved manglende respons
1.og 2. mail
Kære [Studerende[
Du er rejst på udlandsophold uden få opholdet godkendt.
For at opholdet er godkendt skal du have gennemført nedenstående:
1. Fremsendt en underskrevet Learning agreement
2. Gennemført KP’s obligatoriske Rejseprogram som indeholder:
a. Rejseerklæring
b. Rejsesikkerhedskursus
Du mangler at (nr. 1 eller 2/ab), dette skulle være sket inden du rejste. Da dit ophold ikke er godkendt, kan de manglede oplysninger have konsekvens for dit videre uddannelsesforløb, da det ikke kan meriteres.
Endvidere har vi af sikkerhedsmæssige årsager behov for at du gennemfører det hurtigst muligt.
Såfremt du har spørgsmål eller brug for hjælp er du velkommen til at kontakte os på [email protected].
3. mail
Kære [Studerende]
Du er nu rejst på udlandsophold uden få opholdet godkendt.
For at opholdet er godkendt skal du have gennemført nedenstående:
1. Fremsendt en underskrevet Learning agreement
2. Gennemført KP’s obligatoriske Rejseprogram som indeholder:
a. Rejseerklæring
b. Rejsesikkerhedskursus
Du mangler at (nr. 1 eller 2/ab), dette skulle være sket inden du rejste. Da dit ophold ikke er godkendt, kan de manglede oplysninger have konsekvens for dit videre uddannelsesforløb, da det ikke kan meriteres.
Såfremt vi ikke modtager ovenstående inden ugens udløb(dato), overdrages sagen til din uddannelsesleder, med henblik på videre behandling.
E-boks
Kære [Studerende]
Efter gentagende mails vedrørende manglende dokumentation for dit ophold, er sagen nu overdraget til din uddannelsesleder til videre behandling.
Her beskrives ansvarsområderne for internationale koordinatorer og mobilitetsansvarlige i forbindelse med Rejseprogrammet og Duty of Care.
Nedenstående er en gennemgang af de felter i MoveON, som internationale koordinatorer og mobilitetsansvarlige har ansvar for at opdatere og udfylde, og hvilke frister de enkelte felter er underlagt.
Guides til de enkelte felter og opsætning i MoveON findes under punkt 6.
”Remarks” benyttes til at notere ændringer i den studerendes udvekslingsproces.
Ændringerne kan noteres både af den studerendes internationale koordinator/mobilitetsansvarlige og IE.
Feltet skal benyttes ved informationer, som kan have relevans for flere. Dette kan eksempelvis være med forsinket udrejse, afbrudt ophold eller kritiske situationer.
Når tekst skrives i feltet, så skal forfatteren notere dato og initialer.
Eksempel:
Feltet viser den studerendes fremdrift og position i forhold til udveksling.
New registration
- Når registreringen er i gang og behandles
- Det er denne status, som den studerende automatisk har efter indsendelse af ansøgning/registrering gennem ansøgningsportalen.
Planned
- Når registreringen er behandlet, og man regner med, at den studerende skal afsted
- Den studerendes status skal ændres til ”Planned” hurtigst muligt.
- Statussen antyder over for IE, at registreringen er godkendt af koordinator/mobilitetsansvarlig.
- Det er International koordinator/mobilitetsansvarliges ansvar at ændre til denne status.
Current
- Når den studerende er taget afsted
- Den studerendes status skal ændres til ”Current” senest 14 dage efter udrejse baseret på den studerendes "Start date"
- IE's ansvar.
Interrupted
- Hvis et ophold afbrydes undervejs
- Den studerendes status skal ændres til ”Interrupted” senest 14 dage efter afbrydelse
- International koordinator/mobilitetsansvarliges ansvar.
Cancelled
- Når opholdet aflyses inden afrejse
- Den studerendes status skal ændres til ”Cancelled” hurtigst mulig efter afklaring og/eller afvisning
- International koordinator/mobilitetsansvarliges ansvar.
Completed
- Status sættes til ”Completed” ved den studerende, når opholdet er afsluttet ifølge "End date" i MoveOn
- IE’s ansvar
Not accepted
- Feltet benyttes ikke
Ved spørgsmål angående status, kan [email protected] kontaktes.
Start og End Date registreres af IE på baggrund af Learning Agreement.
For at KP kan opretholde Duty of Care og af hensyn til Beredskab Udland, er det vigtigt, at den studerendes mobilitetsdatoer og status i MoveON stemmer overens med den studerendes reelle placering på sin udveksling.
Ved afvigelser kontaktes IE [email protected]
Ved kriser eller uforudsete hændelser trækker Beredskab på data fra MoveON. Det er Koordinator/Mobilitetsansvarliges ansvar, at data er retvisende.
Ved kriser eller uforudsete hændelser skal International Enhed orienteres
Du kan altid kontakte International Enhed og Beredskab Udland på [email protected], hvis du har brug for råd, støtte eller vejledning.
Dette kan både være i forbindelse med planlægning af den studerendes udrejse og eventuelle sikkerhedsspørgsmål, og når den studerende er afsted, og hvis der opstår kritiske situationer eller utilsigtede hændelser.
Ved alle udlandsophold skal der laves en Learning Agreement for henholdsvis studieophold eller praktikophold, mellem den studerende, værtsinstitutionen og KP.
Hvis den studerende har søgt om Erasmus-ophold, vil dokumenterne automatisk blive sendt direkte til den studerende fra Erasmus-kontoret, da der her er særlige regler for de dokumenter der skal udfyldes.
Hvis den studerende skal på et andet ophold end Erasmus, og uddannelsen ikke har et særligt format der skal bruges, skal skabelonen der ligger tilgængelig på KP Intra benyttes.
Alle Learning Agreements skal journaliseres i Sag og Dokument på den studerendes studiesag, af hensyn til STÅ og revision.
Aftalerne kan sendes til [email protected] hvor International Enhed vil sørge for at arkivere dem på den studerendes sag.
Denne guide er rettet mod de procedurerne i forbindelse med Rejseprogrammet.
Generel guide til MoveON findes her:
https://kpdk.sharepoint.com/sites/SOD-FLS8/FA247/FB1416/Assets/AxIndex.aspx
Får du problemer eller ønsker du hjælp og vejledning til MoveON, skriv da til [email protected].
Opsætningen af ”Custom fields” (herefter CF) kan være med til at gøre dit MoveON mere overskueligt. Mange har alt for mange CF synlige, og det kan derfor være svært at overskue.
Udover de nye CF i forbindelse med Rejseprogrammet, så kan det være en god idé at rydde op, i de CF, som man ikke bruger.
Bruger du eksempelvis ikke MoveON til behandling af ansøgninger ved udveksling, men i stedet som et registreringsredskab i samarbejde med IE, så behøves meget få CF.
Gå til ”Settings”-> ”My Custom Fields” og klik på blyanten ud for de CF, der skal redigere synlighed for.
”Area” længst til højre viser, i hvilket område af MoveON ”Custom Fields” er oprettet.
Når du klikker på blyanten, kommer du til oversigten over oprettede ”Custom fields” i det valgte ”Area”.
Flueben indikerer, at CF er synlig i din profil. En tom boks indikerer, at ”Custom Field” ikke er synlig i din profil.
Klik på blyanten for det enkelte CF-area, og du vil herefter kunne vælge, hvilke CF, der skal være synlige på din profil.
Sæt flueben i de CF du vil tilføje til din profil, og klik på ”Save”. De valgte ”Custom Fields” er nu være synlige i din profil.
Hvis de ikke dukker op, så luk MoveON ned. Det kan nogle gange kræve en nedlukning, før ændringerne går i gennem.
”Custom fields” for Rejseprogrammet er tilgængelige under ”Stay”-area.
For Rejseprogrammet skal der vælges følgende CF.
Det er alle dem med ”Beredskab” stående foran.
Husk at trykke ”Save”
Det er op til dig hvilke CF, du vil have synlige, og hvilke du bruger i dit arbejde i MoveON. Men det kan være en god idé at rydde op i ”Custom fields”, så du ikke har så mange, som du alligevel ikke bruger.
De CF du har valgt, vil nu fremgå, når du trykker på blyanten ved en studerende og vælger ”Custom Fields”.
Hvis der er helt tomt på skærmen, når du trykker på ”My Custom Fields”, så skal du i stedet starte med at trykke på ”New” (se billedet under).
Her kan du så tilvælge de ”Areas”, du gerne vil vælge i, og her skal du vælge ”Stay”.
Derefter skal du følge ovenstående guide.
Der er to muligheder for at sikre korrekt ”View” i forbindelse med Rejseprogrammet.
Denne guide er for dig, der gerne vil ”adoptere” et allerede eksisterende ”View” på de studerende. Viewet har betydning for, hvilke studerende der fremgår af ”dit” MoveON.
Har du allerede et ”View”, du arbejder i, så kan du tilføje de relevante ”columns” i stedet for (se pkt. 6.3)
Vælg ”Advanced views” i venstre side. Vælg derefter ”Advanced views” igen.
Herefter skal du i ”Name” skrive ”Rejseprogram”.
Tryk derefter på blyanten ud for ”Rejseprogram”
Herefter skal du markere ”Show in list”.
Nu skal du i venstre side vælge ”Mobility” og derefter ”Stays”, og herefter ”Stays” igen.
Herefter skal du i dropdown-menuen øverst til højre finde dit netop tilføjede ”View”.
Du vil nu have et ”View” med alle udgående studerende.
For at tilpasse viewet til dig og dine studerende, så skal du søge din uddannelse frem i ”Subject area (home)”-kolonnen.
Herefter skal du trykke på ”Save as” og navngive dit nye ”View”.
Vi foreslår i navngiver ”Rejseprogram (uddannelse)”, eksempelvis ”Rejseprogram (Socialrådgiver)”.
På den måde undgås det, at der er mange views med navnet ”Rejseprogram” alene.
Herefter vil du kunne finde dit ”View” i dropdown-menuen øverst til højre.
Dette ”View” vil indeholde alle studerende fra din uddannelse. Herefter kan du sortere de studerende i forhold til "Start period". Det gør du ved at klikke trykke ”Start period”-kolonnen, så du får de nyeste ophold øverst. Tryk derefter på ”Save”, så MoveON husker denne indstilling.
Til monitorering af Rejseprogrammet kan det være en fordel at de rette ”Columns” fremgår af dit ”View”.
Hvis du eksempelvis allerede har et ”View”, som du arbejder i, så skal du tilføje ekstra ”Columns” for at kunne monitorere Rejseprogrammet.
Kolonnerne i dit ”View” kan ændres ved at trykke på ”Columns” nederst på siden.
Her kan du tilføje og ændre de kolonner, som fremgår af dit ”View”.
For at monitorere Rejseprogrammet skal du som minimum have:
-
Beredskab: Itslearning
- Viser hvornår den studerende er tilføjet læringsrummet på Itslearning.
- Dette sker ved ”Tilføjet”
- Er feltet blankt, er den studerende endnu ikke tilføjet.
- IE administrerer
-
Beredskab: rejsesikkerhedskursus
- Viser om den studerende har gennemført og bestået rejsesikkerhedskurset
- Dette sker ved ”Modtaget”
- Er feltet blankt, har den studerende endnu ikke gennemført og bestået
- IE administrerer
-
Beredskab: rejseerklæring
- Viser om den studerende har indsendt sin rejseerklæring
- Dette sker ved ”Yes”
- Er feltet blankt, har den studerende endnu ikke indsendt sin rejseerklæring
- IE administrerer
-
Beredskab: rejseprogram
- Viser om du har godkendt den studerendes Rejseprogram
- Se mere under punkt 6.8
Du kan frit tilføje og ændre i ”Columns” alt efter egne behov. Vær dog opmærksom på, at du skal have tilføjet eventuelle ”Columns” som ”Custom fields” først, da data hentes herfra.
Hvis den studerende ændrer destination eller framework efter registrering/ansøgning i MoveON, så skal den studerende ikke registrere sig igen.
I stedet skal dette ændres i MoveON.
Dette er især relevant, hvis den studerende har ansøgt/registreret sig inden de angivne deadlines, men uden at kende sin endelige destination.
Åben den studerende ved blyanten under dit stay-view. Derefter kommer nedenstående billede frem.
Først tjekkes den studerendes ”Framework”, og om dette er korrekt. Hvis ikke, rettes det til via Select knappen.
Skal den studerende afsted til en fast partner organisation, så ændres ”Stay opportunity”.
Her vil en lang rullemenu komme frem, og den studerendes partner skal findes.
Derefter vil de andre felter i ”Stay”-område ændre sig automatisk.
Skal den studerende afsted med en non-partner, så ændres ”Country” via rullemenuen og non-partneren skrives i feltet ”Description”.
”Stay opportunity” skal stå i ”Please select”, og vær opmærksom på, om ”Framework” også skal opdateres.
Husk at trykke "Save".
Status ændres efter forskrifterne beskrevet i afsnit 3.2.
For at ændre status trykker du på blyanten for den relevante studerendes navn.
Husk at trykke "Save"
Remarks benyttes efter forskrifterne beskrevet i afsnit 3.1.
Remarks findes, når du trykker på blyanten for en studerendes navn.
Herefter scroller du ned, og du kan nu udfylde i ”Remarks”.
Husk at trykke ”Save” efterfølgende.
Hvis du har mange studerende, som du gerne vil ændre det samme på, som kan du benytte ”Bulk change”. Dette kan eksempelvis være tilfældet, hvis du ændrer status på en større gruppe studerende på én gang.
Marker de ønskede studerende, tryk på ”Actions” i øverste, venstre side og vælg ”Bulk change”.
Derefter findes det felt, du ønsker at ændre. Tryk på ”Set Value” ud for feltet, og vælg den ønskede ændring i drop-menuen.
Obs. kan ikke gøres ved ”Remarks”.
Hvis du ønsker at følge med i kommunikationen omkring Rejseprogrammet fra IE til den studerende, så skal du gøre følgende.
Tryk på blyanten ved den pågældende studerende og vælg da ”Communication”.
Herefter kan du se de mails, der er sendt til den studerende, og hvornår de er sendt.
0 Kommentarer
Tilføj kommentar