VejledningerDiverse programmer KP IntraMeddelelser på KP Intra - til lokale meddelelsesredaktører

Meddelelser på KP Intra - til lokale meddelelsesredaktører

Når du har læst denne guide, er du klar til at oprette og udgive meddelelser. Du skal dog først have tildelt rettigheder som meddelelsesredaktør. Spørg KP Intra-teamet på intra@kp.dk, hvis du er i tvivl.

Vejledningen indeholder en række emner, brug menuen nedenfor til at navigere i emnerne.

1. Kort om meddelelser

Meddelelser er som udgangspunkt:

  • 'need-to-know'-information, hvor brugerne skal gøres opmærksomme på noget nyt.
  • operationelle, dvs. de fortæller læseren noget, som han/hun skal gøre.
  • korte med link til indhold, der ligger på en side på KP Intra, hvor man kan læse mere.
  • målrettet, så de kun ses af en begrænset målgruppe, fx en uddannelse.
  • med kommentarfunktion, så der er mulighed for dialog med modtagerne.
Hvor? Målgruppe Formål Indhold
Mine meddelelser 
Vises på forsiden af KP Intra
Til mange på én gang

Kan målrettes på forskellige niveauer, fx
  • Studerende/medarbejdere på en lokation
  • Studerende/medarbejdere på en uddannelse
Se flere eksempler på sidste side
At gøre brugere opmærksomme på relevant information Primært operationel information, dvs. noget man skal gøre eller vide/være opmærksom på, fx ændringer i procedurer o. l.

Ingen eller få billeder - evt. film.

Like-og kommentarfunktion. 

2. Dine målgrupper, når du udgiver meddelelser

Som redaktør får du ansvaret for at udgive meddelelser til bestemte målgrupper.

Er du redaktør for en uddannelse, er din ramme målgrupperne på denne uddannelse.

Er du redaktør i HR, er din ramme medarbejdere i KP, og er du redaktør i Facility Management, er din ramme medarbejdere/studerende på en eller flere lokationer.

Hvis du har behov for at sende meddelelser ud til andre grupper, skal du kontakte den centrale redaktion for KP Intra (intra@kp.dk).

Vi vil desuden bede dig koordinere med KP Intra-teamet (intra@kp.dk), hvis du har behov for at udgive meddelelser til alle medarbejdere og/eller alle studerende.

3. Seks gode råd, når du udgiver meddelelser

  • Vælg målgruppe ud fra, hvordan du bedst rammer dem, der har brug for informationen, og samtidig får færrest med. På den måde forstyrrer du ikke flere end nødvendigt.
  • Hvis du opretter meddelelser målrettet studerende på en uddannelse, er det en god ide også at målrette den til de ansatte på uddannelsen, så de kan se, hvad de studerende ser.
  • Tænk på modtageren. Se din tekst med læserens øjne. Hvorfor er det relevant for mig? Hvad skal jeg gøre, når jeg har læst dette?
  • Skriv kort og målrettet. Brug gerne ”du”, hvis læseren skal gøre noget.
  • Når du skriver til mange, er det en god ide at få andres øjne på teksten, før du sender den ud. Brug en kollega, eller kontakt intra@kp.dk - især hvis du skriver til alle studerende eller medarbejdere.
  • Når du har udgivet en meddelelse, anbefaler vi, at du holder øje med kommentarer de næste ca. 7 dage. Det er ikke alle kommentarer, der kræver et svar, men vi anbefaler, at spørgsmål og kritiske kommentarer bliver besvaret, evt. af en leder. Det kræver ikke redaktøradgang at svare på en kommentar, så alle kan svare.

4. Godt at vide

  • Udgiver du meddelelser, hvor du ikke selv er i målgruppen, vil de ikke blive vist på din forside. Du kan se dem i Content Creator under ”Mit indhold”, se afsnittet Genfind dine meddelelser og rediger dem.
  • Meddelelser er et flygtigt medie, så hvis informationen er af blivende karakter, er det vigtigt, at informationen samtidig integreres i en intranetside, fx under Min uddannelse, Campusliv eller Medarbejder. Er du ikke selv redaktør af den pågældende side, så kontakt en kollega, der er redaktør, eller spørg intra@kp.dk.
  • Hvis du udgiver en meddelelse, som en anden har skrevet, er det din rolle som redaktør at sørge for, at meddelelsen følger rådene ovenfor.

5. Sådan opretter du en meddelelse under “Mine meddelelser"

Klik på ikonet ”Content Creator” i den sorte bjælke under dit navn i øverste højre hjørne.

Du får nu et panel med to faner: ”Opret” og ”Mit indhold”.

Vælg Opret-fanen og klik på knappen "Mine meddelelser”.

  1. Titel: Giv din meddelelse en sigende overskrift, der giver brugerne et klart indtryk af, hvad den handler om.
  2. Tekst: Skriv teksten til din meddelelse i indholdsfeltet under teksteditoren. Teksten skal stå med typografien ”Paragraph” (sker automatisk, når du skriver direkte i editoren). Tekst skal holdes i sort. Brug ikke farver, understregning og kursiv i teksten. Hvis du vil kopiere tekst ind fra Word eller et andet program, anbefaler vi, at du først indsætter teksten i Notepad/Notesblok og kopierer den derfra ind i indholdsfeltet. På den måde får du fjernet eventuelle formateringskoder, der kan drille dig, når du redigerer teksten.
  3. Du kan indsætte links og billeder vha. knapperne i teksteditoren (se mere om billeder længere nede).
  4. Starttidspunkt: Sættes automatisk, når du begynder på din meddelelse. Du kan ændre det til et tidspunkt ud i fremtiden, f.eks. hvis din meddelelse først skal vises i morgen kl. 7.
  5. Sluttidspunkt: Vælg et passende sluttidspunkt, så meddelelsen forsvinder, når den er forældet (fx når en frist er udløbet). Hvis meddelelsen ikke har en oplagt slutdato, så vælg som standard en måned frem.
  6. Kontakter: Vælg en kontaktperson. Den valgte person vises som afsender. Du kan vælge blandt alle personer i KP, men du skal selvfølgelig have aftalt det med afsenderen. Begynd at skrive et navn, og vælg blandt de forslag, der kommer op. Der bliver kun vist én person. Hvis du ikke vælger en person, vil du selv stå som afsender.
  7. Målgrupper: Klik på knappen Vil du målrette indholdet, og dine valgmuligheder folder ud. Du skal altid vælge målgrupper, da meddelelsen ellers vil blive vist for alle på hele KP.
  • Uddannelse/afdeling: Fold listen ”Uddannelse” ud. Du får så en alfabetisk liste over alle uddannelser og øvrige enheder i KP. Vælg en eller flere målgrupper ud fra din ramme. Hvis din uddannelse bor på flere lokationer, og kun den ene lokation skal se meddelelsen, skal du også vælge lokation.
  • Type: Hvis meddelelsen kun skal ses af medarbejdere eller kun af studerende, vælger du Staff hhv. Student under ”Type”. Dette er ikke nødvendigt, hvis du har valgt uddannelsesmålgrupper, da skelnen mellem studerende/ansatte er indeholdt i uddannelsesmålgrupperne.
  • Lokationer: Hvis meddelelsen skal afgrænses til en bestemt lokation, fx Campus Carlsberg, vælger du det her. Dette er ikke nødvendigt, hvis du skriver til en uddannelse eller enhed, der kun findes på én adresse, eller hvis alle på den valgte uddannelse skal se meddelelsen.
  • Og/Eller: Når du både vælger en uddannelse og en lokation, vil der som standard stå ”Og” nedenunder. Så bliver din målgruppe indsnævret. Eksempel: Hvis du har valgt Pædagoguddannelsen ansatte og lokationen Campus Nordsjælland, vil meddelelsen blive vist for de brugere, der er ansat på pædagoguddannelsen og hører hjemme på Campus Nordsjælland. (Se flere eksempler sidst i denne guide.) “Eller“ bruges kun i sjældne tilfælde. Spørg KP Intra-teamet, hvis du er i tvivl.
  1. Kategorier: Kategorien er en serviceoplysning til læseren. Vælg den kategori, der bedst matcher din meddelelse. Bemærk, at kategorien ikke styrer, hvem der ser indholdet. Du kan godt vælge to kategorier eller evt. udelade kategori. Men forsøg så vidt muligt at vælge én ud fra denne rettesnor:
    • Campusinfo: Fx Praktisk information til alle på en campus
    • Fælles info: Info til alle i KP (eller næsten alle)
    • Medarbejderinfo: Info kun til medarbejdere (evt. i kombination med uddannelsesinfo)
    • Uddannelsesinfo: Info til og om en uddannelse, evt. flere uddannelser eller et institut.
  2. Gem som kladde/Publicer: Hvis du vælger ”Gem som kladde”, kan du se meddelelsen under Content Creator > Mit indhold. Åbn den og se, om den ser OK ud. Klik på ”Rediger” i kladden for at ændre eller publicere. Når meddelelsen er klar, klikker du på ”Publicer”. Meddelelsen bliver så udgivet på det anførte starttidspunkt (eller med det samme, hvis starttidspunktet er passeret).

6. Genfind dine meddelelser og rediger dem

Du kan se de meddelelser, du har udgivet eller gemt som kladde, under Content Creator > Mit indhold. Når du peger på meddelelsen, kan du se en status, der fortæller, om det er en kladde eller en aktiv eller udløbet meddelelse. Det er kun dig selv, der kan se dine kladder og udløbne meddelelser.

Du kan ændre eller slette meddelelsen ved at åbne den og klikke på Rediger. Du kan fx ændre sluttidspunktet, hvis du vil forlænge eller afkorte det tidsrum, meddelelsen bliver vist. Hvis du vælger Afpublicer, får meddelelsen status som kladde. Du kan genfinde kladder og udløbne meddelelser, mens slettede meddelelser forsvinder helt.

  • Du kan ikke vedhæfte et dokument til en meddelelse, men du kan linke til det ved hjælp af link-ikonet i teksteditoren. Hvis dokumentet allerede ligger på KP Intra eller på en hjemmeside, kan du linke dertil.
  • Link til dokumenter i Sag og Dokument eller Teams kan bruges i meddelelser, der kun er til medarbejdere. Vær sikker på, at din målgruppe har adgang til det sted, du linker til.
  • Hvis dokumentet er ny, blivende info, som hører hjemme på KP Intra, skal det lægges ind på en side på KP Intra, så man kan genfinde det. Hvis du ikke selv er redaktør af siden, så kontakt den relevante redaktør eller KP Intra-teamet (intra@kp.dk).
  • Hvis dokumentet ikke bor nogen af ovennævnte steder og kun er relevant for den konkrete meddelelse, kan du lægge dokumentet op i denne dokumentmappe på KP Intra:
  • https://kpdk.sharepoint.com/sites/KPintra/Dokumentermedd/Forms/AllItems.aspx
    • Giv filen et sigende navn, før du uploader den, fx Invitation-dimission-PU-sommer2020
    • Klik på linket til mappen ovenfor
    • Vælg Upload eller træk dit dokument over fra Stifinder
    • Peg på de tre prikker ud for dit dokument og vælg ”Kopier link”.
    • Sådan indsætter du link til dit dokument i meddelelsen: Skriv en sigende linktekst, fx ”Se invitationen”; markér teksten, klik på link-ikonet i teksteditoren og indsæt dit link.

Vælg ”New window” i link-indstillingerne, hvis dit dokument ligger uden for KP Intra.

8. Billeder og film i meddelelser

Du kan indsætte et billede i tekstfeltet. Vi anbefaler, at billedet er 500 px i bredden. Hvis det er væsentligt større, bør du tilpasse det i et billedbehandlingsprogram, før du uploader det.

Klik på billed-ikonet i teksteditoren og vælg ”Upload”. Find og vælg dit billede på computeren. Når du klikker i feltet ”Width”, kan du se billedets størrelse. Hvis det er større end 500 i bredden, så sæt det til 500 (højden tilpasses automatisk). Hvis det er mindre, skal du ikke sætte størrelsen op, da kvaliteten vil blive dårlig.

Du kan indsætte en film ved at klikke på film-ikonet i teksteditoren og indsætte en embed-kode. KP Intra accepterer lige nu kun film fra YouTube. Ligger din film tilgængelig et andet sted, kan du indsætte et link og evt. supplere med et billede fra filmen.

Eksempler på målretning til uddannelser

Eksempler på målretning til forskellige enheder og lokationer

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret