Vejledninger

Meddelelser på KP Intra - til lokale meddelelsesredaktører

Opdateret

Når du har læst denne guide, er du klar til at oprette og udgive meddelelser. Du skal dog først have tildelt rettigheder som meddelelsesredaktør. Spørg KP Intra-teamet på [email protected], hvis du er i tvivl.

Vejledningen indeholder en række emner, brug menuen nedenfor til at navigere i emnerne.

1. Kort om meddelelser

Meddelelser er som udgangspunkt:

  • 'need-to-know'-information, hvor brugerne skal gøres opmærksomme på noget nyt.
  • operationelle, dvs. de fortæller læseren noget, som han/hun skal gøre.
  • korte med link til indhold, der ligger på en side på KP Intra, hvor man kan læse mere.
  • målrettet, så de kun ses af en begrænset målgruppe, fx en uddannelse.
  • med kommentarfunktion, så der er mulighed for dialog med modtagerne.
Hvor? Målgruppe Formål Indhold
Mine meddelelser 
Vises på forsiden af KP Intra
Til mange på én gang

Kan målrettes på forskellige niveauer, fx
  • Studerende/medarbejdere på en lokation
  • Studerende/medarbejdere på en uddannelse
Se flere eksempler på sidste side
At gøre brugere opmærksomme på relevant information Primært operationel information, dvs. noget man skal gøre eller vide/være opmærksom på, fx ændringer i procedurer o. l.

Ingen eller få billeder - evt. film.

Like-og kommentarfunktion. 

2. Dine målgrupper, når du udgiver meddelelser

Som redaktør får du ansvaret for at udgive meddelelser til bestemte målgrupper.

Er du redaktør for en uddannelse, er din ramme målgrupperne på denne uddannelse.

Er du redaktør i HR, er din ramme medarbejdere i KP, og er du redaktør i Facility Management, er din ramme medarbejdere/studerende på en eller flere lokationer. Se eksempler sidst i denne vejledning.

Hvis du har behov for at sende meddelelser ud til andre grupper, skal du kontakte den centrale redaktion for KP Intra ([email protected]).

Vi vil desuden bede dig koordinere med KP Intra-teamet ([email protected]), hvis du har behov for at udgive meddelelser til alle medarbejdere og/eller alle studerende.

Hvem kan se meddelelsen? Meddelelsen bliver vist på forsiden af KP Intra for alle i de valgte målgrupper, når den er udgivet. Derudover kan meddelelsen ses af alle, der har et link til den. Du kan, hvis der er behov for det, dele meddelelsen med en person uden for målgruppen ved at e-maile et link til den.

3. Seks gode råd, når du udgiver meddelelser

  • Vælg målgruppe ud fra, hvordan du bedst rammer dem, der har brug for informationen, og samtidig får færrest med. På den måde forstyrrer du ikke flere end nødvendigt.
  • Hvis du opretter meddelelser målrettet studerende på en uddannelse, er det en god ide også at målrette den til de ansatte på uddannelsen, så de kan se, hvad de studerende ser.
  • Tænk på modtageren. Se din tekst med læserens øjne. Hvorfor er det relevant for mig? Hvad skal jeg gøre, når jeg har læst dette?
  • Skriv kort og målrettet. Brug gerne ”du”, hvis læseren skal gøre noget.
  • Når du skriver til mange, er det en god ide at få andres øjne på teksten, før du sender den ud. Brug en kollega, eller kontakt [email protected] - især hvis du skriver til alle studerende eller medarbejdere.
  • Når du har udgivet en meddelelse, anbefaler vi, at du holder øje med kommentarer de næste ca. 7 dage. Det er ikke alle kommentarer, der kræver et svar, men vi anbefaler, at spørgsmål og kritiske kommentarer bliver besvaret, evt. af en leder. Det kræver ikke redaktøradgang at svare på en kommentar, så alle kan svare.

4. Godt at vide

  • Udgiver du meddelelser, hvor du ikke selv er i målgruppen, vil de ikke blive vist på din forside. Du kan se dem i Content Creator under ”Mit indhold”, se afsnittet Genfind dine meddelelser og rediger dem.
  • Meddelelser er et flygtigt medie, så hvis informationen er af blivende karakter, er det vigtigt, at informationen samtidig integreres i en intranetside, fx under Min uddannelse, Campusliv eller Medarbejder. Er du ikke selv redaktør af den pågældende side, så kontakt en kollega, der er redaktør, eller spørg [email protected].
  • Hvis du udgiver en meddelelse, som en anden har skrevet, er det din rolle som redaktør at sørge for, at meddelelsen følger rådene ovenfor.

5. Sådan opretter du en meddelelse under “Mine meddelelser"

Klik på ikonet ”Content Creator” i den sorte bjælke under dit navn i øverste højre hjørne.

Du får nu et panel med to faner: ”Opret” og ”Mit indhold”. 

Vælg Opret-fanen og klik på knappen "Mine meddelelser”. 

Du får nu et redigeringspanel, som er opdelt i tre ”faner”:

  • Indhold: Her indsætter du emne, titel, kontaktperson, tekst og evt. billeder
  • Indstillinger: Her vælger du målgrupper samt start- og sluttidspunkt.
  • Preview: Her kan du nemt og hurtigt se, hvordan din meddelelse vil se ud for læserne.

Du skal udfylde de to første faner, "INDHOLD" og "INDSTILLINGER".

5.1. Udfyld fanen "INDHOLD"

Emne: Emnet er en serviceoplysning til læseren. Emnet vises ovenover meddelelsen. Vælg det emne på listen, der bedst matcher din meddelelse. Bemærk, at emnet ikke styrer, hvem der ser indholdet. Du kan godt vælge to emner eller evt. udelade emne. Men forsøg så vidt muligt at vælge ét ud fra denne rettesnor: 

  • Campusinfo: Fx Praktisk information til alle på en campus 
  • Fælles info: Info til alle i KP (eller næsten alle) 
  • Medarbejderinfo: Info kun til medarbejdere (evt. i kombination med uddannelsesinfo) 
  • Uddannelsesinfo: Info til og om en uddannelse, evt. flere uddannelser eller et institut. 

Valgmuligheder til "Emner" dukker op i redigeringspanelets venstre side.

Titel: Giv din meddelelse en sigende overskrift, der giver brugerne et klart indtryk af, hvad den handler om. 

Kontakter: Vælg en kontaktperson. Den valgte person vises som afsender. Du kan vælge blandt alle personer i KP, men du skal selvfølgelig have aftalt det med afsenderen. Begynd at skrive et navn, og vælg blandt de forslag, der kommer op. Der bliver kun vist én person. Hvis du ikke vælger en person, vil du selv stå som afsender. 

Indhold / teksteditor: Skriv teksten til din meddelelse i teksteditoren. Teksten skal stå med typografien ”Brødtekst” (sker automatisk, når du skriver direkte i editoren). Tekst skal holdes i sort. Brug ikke farver, understregning og kursiv i teksten. Hvis du vil kopiere tekst ind fra Word eller et andet program, anbefaler vi, at du først indsætter teksten i Notepad/Notesblok og kopierer den derfra ind i indholdsfeltet. På den måde får du fjernet eventuelle formateringskoder, der kan drille dig, når du redigerer teksten. Du kan indsætte links vha. link-knappen i teksteditoren. Vælg "Åben link i en ny fane", hvis linket går til noget uden for KP Intra. 

Tilføj billeder og andet indhold: Du kan tilføje ekstra felter under teksteditoren til billeder, billedgalleri, tabel, dokumenter mv. Klik på det lille plus-tegn efter tekstfeltet for at tilføje et nyt felt. Hvis du vil have tekst både før og efter et billede eller en tabel, skal teksten fordeles i to tekstfelter. Nyt felt indsættes nederst, men du kan rykke det op, når du har tilføjet det.

Du kan også indsætte et billede i toppen over titlen. Topbilledet fungerer bedst, hvis det har formatet 1024x576 pixels.

Billeder i billedfelter nedenunder kan have andre formater; vi anbefaler min. bredde 500 pixels.

Feltet "Vedhæft" kan du bruge til at  tilføje et dokument, der kun er relevant for den konkrete meddelelse, og som ikke allerede ligger et andet sted, som du kan linke til.

Læs mere om billeder og dokumenter længere nede i vejledningen.

5.2. Udfyld fanen"INDSTILLINGER"

Starttidspunkt: Sættes automatisk, når du begynder på din meddelelse. Du kan ændre det til et tidspunkt ud i fremtiden, f.eks. hvis din meddelelse først skal vises i morgen kl. 7. 

Sluttidspunkt: Vælg et passende sluttidspunkt, så meddelelsen forsvinder, når den er forældet (fx når en frist er udløbet). Der er  som standard foreslået en måned frem. 

Målgrupper: Klik på knappen "Vil du målrette beskeden?", og dine valgmuligheder folder ud. Du skal altid vælge målgrupper, da meddelelsen ellers vil blive vist for alle på hele KP. 

Du får nu en liste over campusser, uddannelser og øvrige enheder i KP. Målgrupperne er sorteret vha. et præfix og dernæst alfabetisk. 

CAM = Campusser 

FAK = Fakulteter 

INS = Institutter 

UDD = Uddannelser 

ØVR = Øvrige enheder, herunder Ressourceområdet, CFU mv.  

Vælg en eller flere målgrupper ud fra din ramme. Se eksempler i oversigten sidst i denne vejledning. 

5.3. Udgiv eller gem som kladde

Udgiv/Gem som kladde: Når meddelelsen er klar, klikker du på ”Udgiv” øverst til højre. Meddelelsen bliver så udgivet på det anførte starttidspunkt (eller med det samme, hvis starttidspunktet er passeret). Du kan også vælge ”Gem som kladde”, hvis du vil vende tilbage senere og gøre din meddelelse færdig.  

Før du gemmer eller udgiver, kan du se din færdige meddelelse på fanen "PREVIEW". Hvis du vil ændre noget, går du tilbage til fanen "INDHOLD".

6. Genfind dine meddelelser og rediger dem

Du kan se de meddelelser, du har udgivet eller gemt som kladde, under Content Creator > Mit indhold. Når du peger på meddelelsen, kan du se en status, der fortæller, om det er en kladde eller en aktiv eller udløbet meddelelse. Det er kun dig selv, der kan se dine kladder og udløbne meddelelser.

Du kan ændre eller slette meddelelsen ved at åbne den og klikke på Rediger. Du kan fx ændre sluttidspunktet, hvis du vil forlænge eller afkorte det tidsrum, meddelelsen bliver vist. Hvis du vælger Afpublicer, får meddelelsen status som kladde. Du kan genfinde kladder og udløbne meddelelser, mens slettede meddelelser forsvinder helt.

  • Du kan linke til et dokument ved hjælp af link-ikonet i teksteditoren. Hvis dokumentet allerede ligger på KP Intra eller på en hjemmeside, kan du linke dertil. 
  • Hvis dokumentet er ny, blivende info, som hører hjemme på KP Intra, skal det lægges ind på en side på KP Intra, så man kan genfinde det. Hvis du ikke selv er redaktør af siden, så kontakt den relevante redaktør eller KP Intra-teamet ([email protected]). 
  • Link til dokumenter i Sag og Dokument eller Teams kan bruges i meddelelser, der kun er til medarbejdere. Vær sikker på, at din målgruppe har adgang til det sted, du linker til. 
  • Sådan indsætter du link til et dokument i meddelelsen: Skriv en sigende linktekst, fx ”Se invitationen”; markér teksten, klik på link-ikonet i teksteditoren og indsæt dit link. Vælg ”Åben link i en ny fane”, hvis dit dokument ligger uden for KP Intra. 
  • Vedhæft dokument: Hvis dokumentet ikke bor nogen af ovennævnte steder og kun er relevant for den konkrete meddelelse, kan du vedhæfte dokumentet til meddelelsen. Giv først dokumentet en sigende titel, før du vedhæfter det. Tilføj derefter et felt af typen ”Vedhæft” og vælg dit dokument. Linket bliver vist som et link der, hvor du indsætter feltet. Sæt det gerne sidst i meddelelsen. 

8. Mere om billeder og film i meddelelser

Du kan indsætte et billede ved at tilføje et felt af typen "Billede" (klik på +) eller i billedfeltet i toppen over titlen. Vi anbefaler, at billeder i indholdsfeltet er 500 px i bredden. Hvis det er væsentligt større, bør du tilpasse det i et billedbehandlingsprogram, før du uploader det. Topbilledet fungerer bedst, hvis det har formatet 1024x576 pixels.

Du kan indsætte en film ved at tilføje et felt af typen "Video" og indsætte et link i URL-feltet. KP Intra accepterer p.t. film fra YouTube. (Vi arbejder på sagen mht. video.kp.dk.)
Ligger din film tilgængelig et andet sted, kan du i stedet linke til videoen på en af disse måder: Indsæt et tekstlink i teksteditoren. Eller tilføj et felt af typen "Billede" og indsæt et billede fra filmen samt et link. 

9. Eksempler på målretning

Her kan du se eksempler på, hvordan du vælger målgrupper i forskellige situationer. 

Uddannelsen har kun én adresse, og alle på uddannelsen skal se meddelelsen: 

Personaleforening – Google Chrome

Uddannelsen har flere adresser, og alle på uddannelsen skal se meddelelsen

Personaleforening – Google Chrome

Uddannelsen har flere adresser, men kun den ene adresse skal se meddelelsen: 

Personaleforening – Google Chrome

Alle studerende og medarbejdere på Campus Carlsberg skal se meddelelsen: 

Personaleforening – Google Chrome

Alle medarbejdere i et institut skal se meddelelsen:

Personaleforening – Google Chrome

Medarbejdere i en af de øvrige enheder, fx en del af Ressourceområdet:

Personaleforening – Google Chrome

Alle medarbejdere og/eller alle studerende

Hvis du gerne vil sende en meddelelse ud til alle medarbejdere og/eller studerende, skal du aftale det med KP Intra-teamet, [email protected]

0 Kommentarer

Tilføj kommentar

Send mig en email når nogen besvarer denne kommentar

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Forrige Vejledning Eduroam på Københavns Professionshøjskole
Næste Vejledning Redigering af indhold på KP Intra-sider
Mangler du stadig hjælp? Kontakt os