Ved at følge denne vejledning kan du dele filer med personer via et link, og du vil kunne se, hvordan du administrerer adgange for dine delinger, hvor du står som ejer (gælder for Teams).
- Du kan dele med dem, selvom de i forvejen ikke har adgang til det Team, hvor mapperne/filerne ligger.
- Du kan også dele et link, selvom modtagerne i forvejen har adgang, men f.eks. ikke kan huske hvor mapperne/filerne ligger.
Når du deler mapper eller filer fra dit OneDrive eller Teams, oprettes et særligt delingslink, som du skal formidle til dine samarbejdspartnere. Det er vigtigt, at det er det særlige link, du deler.
Proceduren er ens for OneDrive og Teams, når først du har fundet det, du ønsker at dele.
Vær opmærksom på, at du deler adgangen til mappen/filen i skyen og ikke deler en kopi af samme. Rettigheder til redigering foregår derfor direkte i de (underliggende) enkelte filer, og er du selv i et dokument, vil du og andre kunne arbejde synkront i dokumentet.
I ONEDRIVE:
Åbn Teams på din PC, vælg OneDrive ude i venstre side (1), og vælg "Mine filer" (2).
I TEAMS:
Åbn Teams på din PC og gå til det team, hvor du vil dele filer fra (1), vælg den kanal, du vil dele fra (2) og tryk på "Delt" (3)
1. Find den mappe eller fil, du vil dele (1), og tryk på "Del"-ikonet, når din cursor holdes over denne (2)
2. Du kan her vælge at sende linket direkte (1) med en besked til modtager(e) (2). Som standard giver linket adgang til visning af indhold. Du kan ændre adgangen til redigeringsrettigheder eller visning uden mulighed for download. (3). Du kan herpå sende besked om adgang direkte til modtageres mail (4)
3. Trykker du på tandhjulet (5), får du mulighed for at ændre på, hvem der skal have adgang , adgangsrettigheder samt sætte en udløbsdato for linket.
4. Når du har trykket på "Anvend", har du muligheden for at kopiere linket til indsættelse i Teams, Outlook, Word m.v.
1. Find den mappe eller fil, du vil dele (1), højreklik på den, og vælg "Kopier link" (2)
2. Der er nu kopieret et link til udkllipsholderen for folk, der i forvejen havde adgang til filen
Du kan nu indsætte linket i teamschat, kanaler, Outlook, et Word-dokument eller andre steder til modtagere, der i forvejen har adgang til mapen/filen.
Rettighederne til at redigere eller få vist er sat som den overordnede adgang til en mappe. Medlemmer af teamet har automatisk redigeringsrettigheder.
Hvis brugeren ikke kan åbne linket, kan du tilføje dem ved at gå til punkt 3.
3. Hvis du ønsker at dele linket med personer, der ikke havde adgang i forvejen, klik på den "Indstillinger"
4. Vælg nu, hvem linket skal gælde for:
For Teams:
5. Vælg "Personer, du vælger", hvis du vil dele med nogle specifikke personer (1). Indtast her navn, gruppe eller mailadresse.
Som standard er linket sat til "Kan få vist", men ved tryk på pilen kan adgang ændres til "Kan redigere" eller "Kan ikke downloade" (2). Afslut ved at trykke "Anvend" (3)
6. Linket er nu automatisk kopieret til din udklipsholder, og de personer, du angav, kan tilgå mappen eller filerne
7. Gå til det sted hvor du vil sætte linket ind, og del det med de valgte personer
| Type | Betydning |
|---|---|
| Alle med linket (KAN KUN BENYTTES VIA ONEDRIVE DELING) | Åbent for alle i hele verden og der påkræves ikke noget login. Her kan også angives en udløbsdato for linket, og du kan angive en særskilt adgangskode, som du kan oplyse modtagerne om (ikke i samme mail som linket, naturligvis). Denne type links kan ikke genereres for Teams af hensyn til databeskyttelsesforordningen. |
| Personer i KP med linket | Alle, der har et KP-login, kan tilgå dette link. Dette gælder alle medarbejdere, studerende og eksterne. |
| Personer med adgang | Link, der kan sendes igen til de personer, som allerede har adgang - enten ved medlemskab af Teamet eller ved tidligere deling af link |
| Bestemte personer | Du vælger nogle bestemte personer ud, der skal have adgang. Dette kræver et KP-login eller en Microsoft-konto. |
For at se, hvad du har delt fra dit OneDrive, kan du Teams vælge dit OneDrive (1), trykke på "Delt" (2) og vælge "Af dig" (3)
For mapper/filer i OneDrive og Teams kan du ved tryk på ellipsen ud for det enkelte element (1) finde "Administrer adgang" (2), hvor du kan, hvem du har delt med, hvordan og hvilke adgange, der er givet.
Som ejer af et Team, er det vigtigt at være opmærksom på, at rettigheder for medlemmer af teamet under "Grupper" bør bibeholdes som redigeringsrettigheder. Da alle i et team kan dele mapper og filer, bør administration af delinger også foregå i samråd med teamets medlemmer og evt. en teamskoordinator.
Adgange vises for personer, grupper og links.
Ved at klikke på en person, kan du finde oplysninger om dennes adgang
Personen her har adgang via et link, ingen direkte adgang (direct access) og advarselsboksen indikerer, at der kan være øvrige adgange, hvilket i dette tilfælde skyldes medlemskab af teamet.
I eksemplet nedenfor har fire personer adgang. De to af dem (1 og 2) er via et link:
Du kan for hvert link ændre i rettighederne for visning, redigering og download. Dette vil påvirke, hvad de berørte personer kan gøre efterfølgende og ændre tidligere rettigheder.
"Grupper" har nogle standarder, der fungerer ganske fint. I nedenstående eksempel er der to ejergrupper. Disse skal der ikke ændres på - begge skal være der.
Medlemmer har redigeringsrettigheder, hvilket også anbefales for alle teams.
"Besøgende" (1) gælder for de gæster, der er i team, dvs. deltagere udenfor KP. Som udgangspunkt kan de kun få vist indhold, så skal I samarbejde om indhold, skal denne adgang ændres til "Kan redigere".
To personer (1 og 2) har fået tildelt en direkte adgang (direct access), som du kan læse mere om herunder
Adgang kan også gives direkte fra "Administrer adgang". For at gøre dette vælges personikonet "Tildel adgang" (1)
Du kan derpå indtaste navn (KP), gruppe (KP) eller email på de personer, der skal have direkte adgang og vælge, om de skal have direkte besked.
Forskel mellem deling via link od direkte adgang (direct access)
De to former for deling kan beskrives således:
- Link giver adgang via noget, du har (link som nøglekort)
- Direkte adgang giver dig adgang via den, du er (identitetsadgang)
Via sidstnævnte kan andre få adgang via det link, der sendes til dig, såfremt du har valgt at give dem besked derom, men mapper og filer kan også genfindes under "Delt" - "Med dig" i de enkeltes OneDrive (som set via Teams i denne vejledning ved siden af "Delt" - "Af dig".
0 kommentarer
Tilføj din kommentar