Denne vejledning er under løbende udarbejdelse - mere indhold kommer til :-)
Nutidens arbejde med filer har ændret sig markant siden tiden med lokale drev. Hvor du før har kunnet benytte Stifinder som vejen ind til fælles mapper og filer, er dette iikke længere en holdbar løsning, da data bor i skyen, hvilket betyder, at ændringer i disse kræver en konstant forbindelse for at undgå, at ændringer ikke overskriver andres ditto og danne flere versioner, der ikke afspejler jeres fælles arbejde.
Denne vejledning giver dig tips til at arbejde smartere med egne og fælles filer - du kan endda selv gøre dit aktuelle arbejde mere nærværende ved at tilpasse tilgængeligheden ud fra det, der er mest aktuelt og relevant.
IT har ikke mulighed for at flette forskellige versioner af dokumenter sammen; dette er en håndholdt proces, som du og dine kolleger kan komme til at skulle bruge mange timer på at få styr på. Undgå derfor synkronisering til Stifinder.
Undlad også at arbejde direkte i SharePoint, da dette potentielt set skaber en række andre udfordringer, der kan besværliggøre arbejdet med filer på tværs af teamet.
Væn dig til altid at have Teams-appen åben; det gør dit arbejde med filer hurtigere - og derved nemmere.
Ved at følge denne vejledning kan du sørge for, at alle dokumenter, som åbnes fra Teams, åbnes som standard i skrivebordsudgaven af Word, PowerPoint og Excel fremfor i Teams.
1.1. Åbn Teams, tryk på ellipsen/de tre prikker øverst til højre (1), og vælg undermenuen "Indstillinger" (2)
1.2. Tryk på "Filer og links" (1), og vælg "Skrivebordsapp" (2) fra rullepanelet
Nu åbner dine Word-, PowerPoint- og Excel-filer altid i appen.
Du finder en genvej til dit OneDrive i venstre side af Teams-klienten.
Dit OneDrive kan du også fortsat tilgå via Stifinder; det sikrer dig, at dine egne, lokale filer synkroniseres til skyen, så du derved har backup. Det er udelukkende synkronisering fra fælles placeringer - altså filer, du finder via Teams/SharePoint - der ikke bør synkroniseres lokalt til brugeres egen PC.
Du kan selv flytte rundt på de forskellige apps i venstre side af Teams.
Dit OneDrive i Teams er delt op i tre overordnede sektioner:
- "Startside", "Mine filer" (dine OneDrive-filer, som du ser dem i Stifinder), delte filer, dine favoritter og din papirkurv.
- Filer knyttet til "Personer" eller "Møder" samt "Medier", hvor du hurtigt kan genfinde skærmbilleder m.m.
- "Hurtig adgang" til teams - klik på "Flere Steder" for at se alle dine teams.
Derudover har du muligheden "Tilføj ny", som giver dig mulighed for hurtigt at tilføje nyt indhold til eget OneDrive
Din startside giver dig hurtig adgang til de files og mapper, du senest har arbejdet i og kommer med forslag til filer, der kan være relevante for dig.
Du kan tilmed se nylig aktivitet i forbindelse med redigering eller kommentarer i indlæg/chat, hvor fildelingen er blevet kommenteret.
Favoritter giver dig en mulighed for at have mapper og filer på tværs af dit OneDrive og forskellige teams hurtigt tilgængelige.
Det kan anbefales at skifte til listevisning i din visning af dine teams. Derved kan du hurtigt skifte mellem relevante kanaler i forskellige teams, skjule irrelevante kanaler fastgøre kanaler til toppen, hvis de er særligt vigtige for dit igangværende arbejde og flytte rundt på din visning af dine teams.
Se denne vejledning for personlig tilpasning af layout.
3.1.1. Gå til "Mine filer" (1), hold musemarkøren over mappen/filen, du vil tilføje og markér stjernen ud for mappen/filen, så den er udfyldt (2)
3.2.1. Gå til den kanal, hvor filen bor (1), vælg "Filer" (2), find mappen/filen, du vil tilføje og tryk på ellipsen/de tre prikker ud for mappen/mappen (3). Vælg derpå "Favorit" (4)
Mappen/filen er nu tilføjet dine favoritter
3.3. Dine favoritter vises nu i kronologisk rækkefølge, som du har tilføjet dem.
Bemærk, der kan lige gå nogle sekunder, før dine nytilføjede favoritter er synlige i visningen.
Du kan også lette dit arbejde med filer i Word, PowerPoint og Excel. Her er et par hurtige fif.
Hvis du ønsker helt at undgå visning af filer i din browser, men hellere vil have dem åbnet direkte i den relevante app, kan du indstille dette som standard.
4.1.1. Åbn Word, Excel eller et andet Office-program, og tryk på "Filer"
4.1.2. Vælg "Indstillinger"
4.1.3. Vælg "Avanceret" (1), rul ned til "Indstilling for åbning af fil" (2), og skift fra "Browser" til "Skrivebord" (3)
Hvis ikke du allerede har fastgjort Word, PowerPoint, Excel og andre hyppigt anvendte applikationer til din proceslinje nederst på din skærm, kan du begynde med dette
4.2.1. Når f.eks. Word, PowerPoint eller Excel er åbne, højreklik på ikonet for applikationen (1), og vælg "Fastgør til proceslinje" (2)
4.2.2. Fastgør seneste dokument(er) ved at højreklikke på ikonet for applikationen (1) og venstreklik så på tegnestiften.
Nu kan du fremover finde dokumenter hurtigt ved at højreklikke på applikation og åbne dokumentet derfra
Fastgørelse fungerer på flere applikationer - også OneNote og faneblade i din browser, så prøv dig frem og find nye, smarte genveje til dine aktuelle arbejdsopgaver.
Det kan anbefales at påbegynde arbejdet med nye, fælles filer ved at oprette filerne direkte i den rette kanal og mappe, som tilhører teamet og herefter arbejde direkte i den dertilhørende app (gældende for bl.a. Word, PowerPoint, Excel)
Selvom du ikke må synkronisere mapper/filer fra Teams til din Stifinder, finder du fortsat dit OneDrive i den klassiske, gule mappe på proceslinjen.
Filer fra mappernen "Dokumenter", "Billeder" og dit skrivebord synkroniseres også til dit OneDrive, og har du noget liggende, du gerne vil dele i Teams, kan du direkte fra Stifinder trække dine mapper og filer over i et filbibliotek i Teams, et kanalindlæg eller en chat med en eller flere kolleger.
Du kan som studerende eller medarbejder få mere hjælp til Teams ved at skrive på Basen Online - Hjælp til Teams.
Her kan du også bede om et møde for dig og dine medstuderende eller din afdeling, hvor I kan få hjælp til samarbejdet i Teams.
God fornøjelse med Teams.
Med venlig hilsen
Digitalisering, IT og Bibliotek
0 Kommentarer
Tilføj kommentar