Såkaldt "Zoom bombing" og lignende, hvor personer begynder at dele skærm med upassende billeder og lave støj i møder, kan også finde sted i Teams. Det kan også være nødvendigt at afgrænse hvem der har adgang til chatten.
Du kan sikre dine møder i Teams ved at begrænse hvor mange der har eller kan få fat på linket til mødet, hvem der skal vente i lobbyen og ved at begrænse hvem der kan dele skærm, have lyd på, osv. når først de er med i mødet.
Der er flere ting, du kan gøre for at sikre dine møder i Teams mod uønsket adfærd og uønskede deltagere.
1. Gør dit møde privat og sørg for kun at invitere dem, der skal deltage på mødet
I KP er alle medarbejderes kalendere åbne for andre medarbejdere og man kan derfor se alle møder og links. Dette er vigtigt at være opmærksom på, fordi man kan risikere, at andre personer kan få adgang til at se mødechatten, hvis de får adgang til mødets link.
Ved at sætte flueben i at dit møde er privat, kan du sikre dig, at uvedkommende ikke kan opsnappe linket.
Man kan desværre ikke sikre sig mod, at linket bliver sendt videre til andre, men man kan eventuelt sætte lobby på møderne, hvis man vil sikre dem maksimalt. Læs mere nedenfor.
2. Stop deling af mødeinvitation i Outlook eller Teams-kalender for mødearrangører
2.1. I mødeindkaldelsen i Outlook fjernes fluebenet for "Tillad videresendelse" under "Svarindstillinger", hvis andre ikke skal kunne dele indkaldelsen
2.2. I mødeindkaldelsen i Teams-kalenderen fjernes fluebenet for "Tillad videresendelse" under "Indstillinger for svar", hvis andre ikke skal kunne dele indkaldelsen
3. Lås mødet, mens mødet er i gang
3.1. Vælg "Personer" (1), tryk på de tre prikker ud for "Deltagere" (2) og vælg "Lås Mødet" (3)
4. Ændring af mødeindstillinger, når du er i mødet
4.1. Når du er i mødet, tryk på de tre prikker (1) og vælg mødeindstillinger (2)
4.2. Nu ser du følgende muligheder:
I KP har det ingen betydning med de to indstillinger, der hedder "Lad altid personer, der ringer op, springe lobbyen over" og "Giv besked, når personer, der ringer op, deltager i eller forlader mødet".
4.3. Angiv "Hvem kan springe lobbyen over?"
Lobbyen i Teams er et venteværelse, hvor fra man først kan komme ind, når man bliver lukket ind af en vært. Her kan angives, hvem der kan springe lobbyen over. Alle andre skal vente i lobbyen.
Den størst mulige kontrol med hvem der kommer ind i mødet, opnår du ved at angive "Kun mig". Så skal alle andre vente i lobbyen.
| Alle | Alle kan springe lobbyen over - ingen skal vente på at blive lukket ind. |
| Personer i min organisation og organisationer der er tillid til | Medarbejdere i KP der har Teams, kan springe lobbyen over, men alle andre (eksterne gæster og studerende) skal vente på at blive lukket ind. Der er pt. ikke tillid til andre organisationer, så den har ingen betydning. |
| Personer i min organisation | Medarbejdere i KP der har Teams, kan springe lobbyen over, men alle andre (eksterne gæster og studerende) skal vente på at blive lukket ind. Dette er standard indstillingen for alle nyoprettede Teams møder i KP. |
| Kun mig | Det er kun arrangøren der kan springe lobbyen over. Alle andre skal vente på at blive lukket ind, det gælder også medarbejdere i KP. |
4.4. Angiv "Hvem kan præsentere?"
I Teams møder kan deltagerne have tre forskellige roller: Arrangør, Præsentationsvært eller Deltager.
| Deltager |
Kan
|
| Arrangør og præsentationsvært |
Kan
|
Ved at angive "Hvem kan præsentere?", angiver du hvem der skal være præsentationsvært. Hvis du ændrer dette, slår det igennem med det samme for det møde der er i gang, men ikke for fremtidige møder.
Hvis du vil sikre dit møde maksimalt, skal du have så få præsentationsværter som muligt. Hvis du angiver "Kun mig" som præsentationsvært til at starte med, kan du efterfølgende ændre en enkelt deltager til at være præsentationsvært (se nedenfor) ved behov.
| Alle | Alle deltagere i mødet er præsentationsværter. Dette er standardindstillingen i KP. |
| Personer i min organisation | Medarbejdere i KP er præsentationsværter |
| Bestemte personer | Du kan vælge hvem der skal være præsentationsvært - disse personer skal være inviteret til mødet på forhånd |
| Kun mig | Det er kun dig der skal være præsentationsvært |
4.5. Angiv om deltagere kan slå lyden til
Du kan helt forhindre deltagere i at slå lyden til. De personer, som er præsentationsværter, er ikke omfattet af dette.
Ved ikke at tillade, at deltagerne kan slå lyden til, sikrer du, at det kun er de personer som du ønsker, der kan sige noget. Hvis en deltager skal kunne sige noget, med denne indstilling, skal du gøre dem til præsentationsvært (se nedenfor).
4.6. Klik på Gem
Hvis du vil vælge de mest sikre indstillinger, skal dit billede se ud som nedenfor, og så kan du klikke gem.
5. Ændring af roller mens mødet finder sted
Du kan gøre en deltager til præsentationsvært eller deltager, mens mødet finder sted. Det kunne f.eks. være hvis en person, som er deltager, skal have lov at dele skærm.
5.1. Klik på ikonet for "vis deltagere"
5.2. Find deltageren i deltagerlisten, klik på de tre prikker ud for personen (1) og klik på "Gør til præsentationsvært" (2)
6. Fjern person fra møde
Hvis du eller en anden præsentationsvært ønsker at fjerne en person fra mødet, gør da følgende:
6.1. Klik på ikonet for "vis deltagere"
6.2. Find deltageren i deltagerlisten, klik på de tre prikker ud for personen (1) og klik på "Fjern fra møde" (2)
Bemærk! Selvom du fjerner en person fra mødet, kan de stadig klikke på linket igen og komme ind i mødet! Selvom der er lobby på mødet, kan omgå lobbyen, hvis de én gang ER blevet lukket ind fra lobbyen.
7. Begræns adgang til mødechat
7.1. Adgang til mødechat fra start
En person kan få adgang til mødechatten på følgende måder:
- Hvis de bliver inviteret til et møde eller en gentagende mødeserie fra start, vil de kunne se alt hvad der bliver skrevet i mødechatten fra start.
- Hvis de kommer ind i det møde efter mødets start, vil de kunne se mødechatten fra det tidspunkt man træder ind i mødet.
- Hvis de bliver inviteret til et enkeltstående møde i en gentagende mødeserie, vil de kun kunne se mødechatten fra det tidspunkt, hvor man bliver inviteret.
Når en person først har fået adgang til mødechatten, vil de kunne følge med i chatten, indtil de bliver fjernet fra chatten.
7.2. Fjern adgang til mødechat for en tidligere mødedeltager
Bemærk: Selvom en person ikke længere er med på Teams mødet, kan de stadig følge med i chatten.
7.2.1. Åben Teams app'en og klik på "Chat" i venstre side
7.2.2. Find den chat der hører til mødet
7.2.3. Klik på det lille ikon øverst til højre som forestiller to personer med et lille plus (1) og dernæst på krydset ud for den person, som du ønsker at fjerne (2)
Når du har fjernet en person fra mødechatten, kan de stadig se det, som blev skrevet mens de var med på mødet, men de kan ikke se det, som bliver skrevet efterfølgende. Hvis de senere tilføjes til samme møde igen, vil de igen kunne se det, som bliver skrevet mens de er med, indtil de bliver fjernet igen.
0 Kommentarer
Tilføj kommentar