Du skal altid registrere i mTIME, når du har haft fravær.
Det kan enten være i form af sygdom, samtidighedsferie, særlige feriedage, barn syg, omsorgsdage mv.
I denne vejledning kan du se, alt hvad ud skal vide om fravær og hvordan det ses eller registreres i mTIME.
I "Fravær" kan du sætte sygdomsrobot i gang eller registrere længerevarende ferie.
- Vælg ”Fravær” i menuen til venstre.
- Vælg den måned, du vil registrere fraværet i.
- Hvis fraværet skal registreres på en anden, så vær opmærksom på, hvilken medarbejder der er valgt
- Klik på søg
Registrering af sygdom
Når man er syg, skal man altid sætte sygdomsrobotten i gang fra første sygefraværsdag.
Dette gøres ved at opsætte en fraværsrobot, så sygdom registreres automatisk indtil raskmelding og robotten deaktiveres.
- Fra dato: Vælg den dato som sygdommen skal registreres fra. Du skal ikke vælge ”Til dato", da det i udgangspunktet ikke vides, hvornår medarbejderen raskmeldtes.
- Marker i boksen "robot"
- Vælg fraværstype, FRAV/Sygdom (992000)
- Klik på gem
Gem-knappen er grå eller udvisket, hvis der uoverensstemmelse imellem den måned der er valgt i visningen og den periode som skal registreres fravær for, eller hvis måneden er godkendt.
Husk det er meget vigtigt, at din sygdom bliver registreret i mTIME, da HR bruger oplysningerne til at søge eventuel refusion. Spørg din personaleleder, om det er dig eller din leder, som registrerer fravær, når du er syg.
Når dit fravær er registreret, vil din komme/gåtid, i dit skema, automatisk blive udfyldt.
- Vælg fra dato og til dato i den periode, hvor ferien skal registreres
- Vælg fraværstype, samtidighedsferie eller særlige feriedage
- Klik på gem
Gem-knappen er grå eller udvisket, hvis der uoverensstemmelse imellem den måned der er valgt i visningen og den periode som skal registreres fravær for, eller hvis måneden er godkendt.
Skal du registrere enkelte fraværsdage, kan det gøres direkte i skemaet.
Findes den fraværstype, du gerne vil registrere på, ikke i dit skema, kan du altid tilføje eller fjerne fraværstyper, ved at klikke på ”Vælg fraværstype/projekt”. Se denne vejledning: Tilpas fraværstyper og projekter i dit skema (tilføj linjer)
- Du registrerer fravær direkte i skemaet ved at taste din normtid den dag, du har haft fravær, og på den relevante fraværstype.
- Når du har registreret dit fravær, vil din komme/gåtid automatisk blive udfyldt. Vær opmærksom på at registrerer du halve fraværsdage, vil komme/gåtidsfeltet åbne sig og du skal tage stilling til i hvilket tidsrum dit fravær ligger. Det gøres ved at rette fra kl. og til kl., så det stemmer med dit fravær. Klik på "Gem og luk" og boksen vil herefter lukke.
Hvis du har fået tildelt særlig feriedage, hvor dagen udgør mindre end en dag
Eksempel:
Hvis du arbejder 7,24 timer dagligt (svarende til fuld tid) kan du omregne 0,50 særlig feriedag med formlen:
Normtid x ferierestsaldo – dvs. 7,4 timer (i 100 dele) x 0,50 dage = 3,7 timer (i 100 dele)
Husk at timerne skal omregnes til timer og minutter, når timerne skal registreres i mTIME. Brug nedenstående "omregning af minutter til hundrededele time".
Så i overstående eks. var en halv dag 3,70, som omregnes til timer og minutter og giver 3,42 timer, som skal registreres i skema ud fra særlige feriedage.
Når du er delvist sygemeldt (nedsat tid) skal du hver dag registre, hvor mange timer og minutter du er deltidssygemeldt.
Mangler du feltet ”FRAV/Delvis sygdom (nedsat tid), tilføjer du det ved at vælge det i ”Fraværstype/Projekt”.
Se vejledning her: Tilpas projekter og fraværstyper i dit skema
Du kan ikke have mer/overarbejde, når du er delvis syg .
- Tast den tid du er på arbejde under ”Arbejdstid”, eventuelt fordelt på projekter
- Differencen op til din normtid er den tid, du har været delvis syg
- Tast differencen under ”FRAV/ Delvis sygdom, nedsat tid”
Ferie med løn - før ferien
Hvis du bliver syg, før den planlagte ferie begynder, har du ikke pligt til at påbegynde ferien og dine feriedage kan placeres på et andet tidspunkt, som du og din leder aftaler. Bliver du rask inden den planlagte ferie er slut, skal du melde dig rask til din leder og samtidig meddele, om du afholder den resterende del af ferien, eller om du genoptager arbejdet.
Ferie med løn - under ferien
Bliver du syg, imens du holder ferie, har du i nogle tilfælde ret til at få erstattet din ferie. Du skal være opmærksom på, at disse betingelser skal være opfyldt for at du får ret til erstatningsferie:
- Meld dig syg til din leder. Din ret til erstatningsferie beregnes først fra den dag, du sygemelder dig
- Indhent lægeerklæring. Du har kun ret til erstatningsferie, hvis du har indhentet lægelig dokumentation for sygdommen og dens varighed. Kravet gælder også selv om, du er på ferie i udlandet. Du skal selv betale for dokumentationen.
Der vil være en karensperiode på 5 sygedage om året under ferie, som ikke bliver erstattet.
Bliver du rask inden din planlagte ferie er slut, skal du melde dig rask til din leder og samtidig meddele, om du afholder den resterende del af ferien eller om du genoptager arbejdet.
Når du har været syg, og fraværsrobotten har været sat til – se evt. Registrering af sygdom, skal du huske at raskmelde dig i systemet, når du er tilbage på arbejdet igen. Hvis du ikke raskmelder dig i mTIME, vil fraværsrobotten fortsat registrere dig som sygemeldt.
Har du registreret sygdom direkte i skemaet skal du sikre dig at alle dage er registreret og ikke gøre yderligere.
- For at raskmelde dig, skal du åbne din mTIME og klikke på ”Raskmeld”
Hvis du endnu ikke har godkendt din måned, kan du selv slette eller rette dit indberettede fravær.
Har du allerede godkendt din måned kan din personaleleder genåbne måneden, så du derefter kan rette det fravær, som ikke er korrekt.
Der er to måder du kan rette fravær på. Skal du rette en enkelt dag eller to, er det nemmest direkte i skema. Skal du rette en længere periode, er det nemmest at gøre det i "fravær".
Slet i "fravær"
- Vælg ”Fravær” i menuen til venstre
- Vælg fra dato, i dato felterne, hold ctrl-tasten nede og vælg til dato, så hele perioden er markeret, som vist på billedet (vær opmærksom på at du står i den korrekte måned)
- Klik på slet
Slet i "skema"
Du kan slette direkte i dit ”Skema” ved at klikke i komme/gåtidsfeltet den dag, du har fravær der skal slettes
- Når komme/gåtidsfeltet åbnes slet fraværet ved at trykke på ikonet 'skraldespand'
- Luk boksen ved at klikke på gem og luk
- Husk at lave den nye og korrekte registrering
- Vælg ”Skema” i menuen til venstre.
- Tryk herefter på ”Vælg fraværstype/projekt”
Der åbner en oversigt over fraværstyper og projekter
Sæt flueben i de fraværstyper, som du gerne vil se i dit registreringsbillede "Skema".
De fraværstyper du markerer gemmes automatisk, når du lukker boksen.
I eksemplet er der valgt fraværstypen "992001, FRAV/Sygdom - Barns 1. sygedag”. Denne fraværstype findes nu i registreringsbilledet "Skema", så du kan registrere ”Barns 1. sygedag”.
Husk, vælg kun de fraværstyper du har brug for. Så bliver det nemmere at bevare overblikket. Skulle du få brug for en ny fraværstype, som du ikke har valgt, kan du nemt vælge den til.
Du kan altid fjerne fraværstyper eller projekter, som du ikke længere har behov for.
Det gør du ved at klikke på det lille røde kryds, som kommer frem når du trækker musen hen over registreringslinjen i registreringsskemaet. Du kan også gå ind under ”Vælg fraværstype/projekt” og derefter fjerne fluebenet – se evt. første afsnit i denne vejledning.
På KP er det muligt at holde op til 5 dages ferie på forskud i perioden fra 1. september til 31. august.
Der kan ikke aftales mere ferie på forskud, end det er muligt at optjene frem til afslutningen af det igangværende ferieoptjeningsår (dvs. fra 1. september til 31. august).
Fratræder du inden, at du har optjent feriedage afholdt på forskud, vil disse blive modregnet i forbindelse med din fratræden.
Når du skal registrere forskudsferie, er det på samme konto, FRAV/Samtidighedsferie, som du bruger, når du skal registrere din optjente feriedage.
Anmodning om forskudsferie skal ske via basen.kp.dk, under mTIME - ansættelse
Efter godkendelse fra din personaleleder via basen vil HR sætte din forskudsferie ind på kontoen.
Har du et feriekort fra tidligere arbejdsgiver, skal du sende dette til HR i forbindelse med din ansættelse. Du kan indsende det via basen: https://kpbasen.topdesk.net/tas/public/ssp/content/serviceflow?unid=88aeb2ec9e2045ce889c6e33bb5fab98&from=3fab0f6b-e3e5-4b20-8e6c-dae21dd7221b
Her efter vil du blive tildelt ferie uden løn, svarende til feriekortet.
Du kan anmode om at få tildelt flere feriedage uden løn, ved at skrive til [email protected], samt fremsende dokumentation for det. Dog kan du maksimalt holde 25 feriedage i en afholdelsesperiode.
Du optjener 2,08 ferie med løn, pr. måned. Dagene tildeles og kan først bruges i mTIME når måneden er afsluttet og godkendt.
Når du afholder ferie uden løn, skal du registrere dagene i mTIME. Dagene bliver som udgangspunkt trukket i den førstkommende månedsløn efter du har afholdt ferien, og når måneden er godkendt af både dig og din leder. Se her, hvordan du tilføjer fraværslinjen i mTIME: Tilføj fraværstyper
Fra den 1. maj 2025 får ansatte i staten mulighed for at opspare frihed. Den nye aftale giver mulighed for at gemme optjent afspadsering, ulempe/weekendgodtgørelse og særlige feriedage til senere afvikling.
Afspadseringstimer
- Afspadsering (1:1 og 1:1,5)
- Ulempegodtgørelse
- Weekendgodtgørelse
Afspadseringstimer kan opspares, uanset hvornår de er optjent.
Særlige feriedage
Fra 1. maj 2025 og fremefter kan du opspare de særlige feriedage, som du får tildelt din saldo den 1. maj. Ønsker du at opspare særlige feriedage tildelt 1. maj, skal du angive dette i mTIME senest den 31. august. Det vil ikke være muligt at overfører dem efter den 31 august.
Se dette afsnit, hvordan dagene overføres: Hvordan overfører jeg dagene til opsparing?
- Flekstimer og undervisertid kan ikke opspares.
- Særlige feriedage der er overført fra tidligere år og tildelt før 01. maj 2025, kan ikke opspares.
- Hvis du har overført særlige feriedage fra sidste afholdelses år, kan disse ikke overføres til opsparingskontoen.
Den opsparede frihed opspares via to konti i mTIME:
- Opsparinsdage afspadsering
- Opsparingsdage SF (særlige feriedage)
Du kan maksimalt opspare frihed svarende til 15 dage i alt, hvoraf højst 8 dages afspadsering, svarende til 59 timer og 12 minutter ved fuldtidsbeskæftigelse.
Der er ingen begrænsning på, hvor længe opsparingen må blive stående.
- Opsparede afspadseringstimer afvikles i timer
- Opsparede særlige feriedage afvikles i hele dage
Hvis du ændrer din arbejdstid (op eller ned), og afvikler særlige feriedage, som er optjent på en anden arbejdstid, vil der blive foretaget ferielønregulering, i din løn måneden efter afholdelsen af dagene.
Ferielønregulering er en justering af lønnen under ferie, når en medarbejders arbejdstid ændrer sig i løbet af ferieoptjeningsåret. Dette sikrer, at medarbejderen får den korrekte løn under ferie, uanset om deres arbejdstid er ændret i forhold til den periode, hvor ferien blev optjent.
Du kan afholde op til otte dage pr. kalenderår dog maksimalt to dage i sammenhæng. Efter aftale med din leder, kan der afholdes flere dage i sammenhæng.
Afviklingen aftales mellem dig og din leder og planlægges under hensyn til både dine ønsker og tjenstlige hensyn. Husk at orientere din leder om ønsket afvikling så tidligt som muligt.
Bliver du syg inden afholdesen af planlagt frihed påbegyndes, skal du orientere din leder, og friheden skal ikke påbegyndes/afholdes.
Bliver du syg efter afviklingen er påbegyndt, fortsætter afviklingen som planlagt.
Evt. opsparet frihed udbetales i umiddelbar forbindelse med din fratrædelse.
Særlige feriedage:
Fra 1. maj 2025 og fremefter kan du opspare de særlige feriedage, som du får tildelt din saldo den 1. maj. Ønsker du at opspare særlige feriedage tildelt 1. maj, skal du angive dette i mTIME senest den 31. august. Det vil derfor ikke være muligt at overfører dem efter den 31. august.
Afspadsering:
Overførsel til opsparing af afspadserings timer kan ske løbende.
Undervisertimer kan først overføres til opsparing, når timerne, efter aftale med din leder, er overført til afspadsering.
- Flekstimer og undervisertid kan ikke opspares.
- Særlige feriedage der er overført fra tidligere år og tildelt før 01. maj 2025, kan ikke opspares.
- Hvis du har overført særlige feriedage fra sidste afholdelses år, kan disse ikke overføres til opsparingskontoen.
Sådan overfører du:
- Vælg den måned du vil overføre fra
- klik på "Oversigt" i venstre side
- Scroll ned i bunden af siden til "Manuel overførsel"
Tast de timer/dage, som du vil flytte til opsparingskonti.
- Her ses at 10 timer flyttes fra "afspadsering 1 til 1,5 (timer)" til "Opsparingsdage afspadsering" og som nu udgør 10 timer.
- Her ses at 5 dage flyttes fra "Særlige feriedage" til "Opsparingsdage SF" og som nu udgør 5 dage.
Du kan maksimalt opspare frihed svarende til 15 dage i alt, hvoraf højst 8 dages afspadsering, svarende til 59 timer og 12 minutter ved fuldtidsbeskæftigelse.
Hvis du er ansat på individuel arbejdstid, dvs. hvis du har en aftale med din leder om at du fast kun arbejder fx 4 dage om ugen, vil udregningen af dine feriedage og særlig feriedage se anderledes ud.
Eksempelvis: Din norm er på 30 timer/ugen svarende til en gennemsnitlig daglig arbejdstid på 6 timer pr. dag.
Hvis placering af din arbejdstid på 30 timer ændres fra 5 til 4 arbejdsdage vil mTIME fordele de 30 timer over alle ugens 4 dage, så din daglige normtid i systemet er 30/4 = 7,50 svarende til 7 timer og 30 minutter.
Registrering af ferie eksempel:
På din konto samtidighedsferie har du 5 feriedage tilbage. Når du registrerer din ferie, skal en feriedag registreres med 7 timer 30 minutter. Din feriesaldo nedskrives med 1,25 feriedag (7,50/6 = 1,25 dag).
Din feriesaldo nedskrives med 5 feriedage (1,25 ferie * 4 arbejdsdage = 5 feriedage)
- Vælg ”oversigt” i menuen til venstre
- Vælg hvilken måned du ønsker overblikket fra
1) Hvis du registrerer ferie på forskud, f.eks. din sommerferie, så kan du se hvor meget du har til rest efter afholdelsen
2) Her kan du se hvor meget ferie der skal afholdes inden 31. december.
- I "saldo" kan du se, hvordan din ferie saldo vil se ud efter den løbende tildeling af 2,08 feriedage pr. hver godkendte måned. Evt. indberettet planlagt ferie fratrækkes saldoen.
Måneder der er markeret med gult er måneder, som endnu ikke er godkendt. Der kan derfor ske ændringer i den viste saldo
I din oversigt, kan du se optjent og tilgodehavende ferie i den valgte måned.
- Samtidighedsferie tildeles hver måned med 2,08, når måneden er godkendt.
- Optjente særlig feriedage tildeles den 1. maj.
- Hvis måneden ikke er godkendt vil der ikke stå noget i feltet "Tildel"
Har du brug for et overblik over, hvornår du har holdt ferie, omsorgsdage mv., kan du trække en ferieopgørelsesrapport eller en fraværsrapport i mTIME.
Ferieforbrugsrapporten dækker ferieåret og viser det ferie du har afholdt og fået tildelt i løbet af året. ,Du kan også se, hvad du skal nå at afholde inden ferieafholdelsesperiodens udløb.
Fraværsrapport gør det muligt selv at vælge perioden det drejer sig om, og hvilke fraværstyper du vil have vist. Fx omsorgsdag, orlov eller ferie uden løn, barsel mv.
Sådan trækker du rapporterne
- Vælg ”Standard Rapport” i menuen til venstre
Generering af ferieforbrugsrapport
- Vælg i menuen "standardrapporter"
- Vælg rapporten "ferieforbrugsrapport"
Du får nu en oversigt over din ferie.
Øverst ses, hvilken ferie det drejer sig om: Ferie med løn, Samtidighedsferie, Særlige feriedage og Ferie uden løn.
Start saldo viser det antal dage, du startede med, nedenunder kan du se de datoer, du har holdt ferie. Vær opmærksom på, at det vises i både timer og dage.
Slutsaldo viser, hvor meget ferie du har tilbage.
Vær opmærksom på, at forud registreret ferie også vil blive vist i rapporten
- Vælg august måned (08) for at se, et øjebliksbillede af din feriesaldo
- Vælg din enhed
- Klik på tilføj, så enheden tilføjes til boksen til højre
- Vælg medarbejder
- Klik på "Generér rapport"
Under rækken ”Saldo” vises hvor meget ferie du har ved udgangen af august måned.
Fluebenet viser om månedsopgørelsen er medarbejder- og ledergodkendt.
Hvis måneden ikke er godkendt, kan du ikke gå ud fra, at det er den endelig saldo, da du stadig kan registrere afholdt feriedage.
Under rækken ”saldo til udløb” kan du se, hvor mange feriedage, pr. senest godkendte månedsopgørelse, du skal afholde inden udgangen af december måned.
Se nedenfor for reglerne om overførsel og/eller udbetaling af restferiedage.
Denne rapport er et øjebliksbillede pr. august måned. Du kan i denne rapport se, hvis du har registreret ferie efter august måned. I dette eksempel har medarbejderen afholdt 2 feriedage i oktober måned og derfor er slutsaldoen i december måned 3 feriedage.
Generering af fraværsrapport
- Vælg fraværsrapport
- Vælg perioden, du vil se
- Vælg afdeling
- Vælg navn
- Vælg den type fravær, du ønsker at se.
- Hvis du ønsker at vælge flere fraværstyper, hold Ctrl-tasten nede, mens du klikker på dem, du vil se.
- marker i "Vis detaljer" OBS sæt aldrig hak i Hele dage
- Tryk "Generer statistik"
Du får nu en oversigt over de fraværsårsager du har valgt, i den periode du har valgt.
I nedenstående tabel kan du se, hvad de forskellige fraværstyper indeholder og hvem der kan registrere på fraværet.
Når du registrerer fravær i mTIME, vil fraværet automatisk bliver lagt over i din Outlook kalender.
0 Kommentarer
Tilføj kommentar