Vejledninger

Fravær - sygdom, ferie og rapporter

Opdateret

Du skal altid registrere i mTIME, når du har haft fravær. 

Det kan enten være i form af sygdom, samtidighedsferie, særlige feriedage, barn syg, omsorgsdage mv. 

I denne vejledning kan du se, alt hvad ud skal vide om fravær og hvordan det ses eller registreres i mTIME.

Fravær

I fravær kan du sætte sygdomsrobot i gang eller registrerer længerevarende ferie.

  • Vælg ”Fravær” i menuen til venstre.
  • Vælg den måned, som du vil registrerer fraværet i.
  • Hvis fraværet skal registreres på en anden, så hver opmærksom på, hvilken medarbejder der er valgt
  • Klik på søg

Registrere sygdom

Når man er syg, skal man altid sætte sygdomsrobotten i gang fra første sygefraværsdag af.

Dette gøres ved at opsætte en fraværsrobot, så sygdom registreres automatisk indtil robotten deaktiveres.

  • Fra dato: Vælg den dato som sygdommen skal registreres fra. Du skal ikke vælge ”Til dato, da det i udgangspunktet ikke vides, hvornår medarbejderen er raskmeldt.
  • Sat hak i robot.
  • Vælg fraværstype, FRAV/Sygdom (992000)
  • Klik på gem

Gem-knappen er grå eller udvisket, hvis der i den øverste del af søgekriterierne er angivet i en måned som er brugergodkendt eller ikke svarer til den samme måned som er angivet i bunden af fraværsbilledet. Sørg for at i der i den nederste del af skærmbilledet angives en periode som er inden for søgekriterierne i den øverste del af fraværsbilledet, og at måneden ikke er brugergodkendt. 


Husk det er meget vigtigt, at din sygdom bliver registreret i mTIME, da HR bruger det til at søge eventuel refusion. Spørg din personaleleder, om det er dig eller din leder, som registrerer fravær, når du er syg.

Når du har registreret dit fravær, vil din komme/gåtid, i dit skema, automatisk blive udfyldt.

Registrering af længerevarende ferie

  • Vælg fra dato og til dato i den periode, hvor fraværet skal registreres
  • Vælg fraværstype, samtidighedsferie eller særlig feriedage
  • Klik på gem

Gem-knappen er grå eller udvisket, hvis der i den øverste del af søgekriterierne er angivet i en måned som er brugergodkendt eller ikke svarer til den samme måned som er angivet i bunden af fraværsbilledet. Sørg for at i der i den nederste del af skærmbilledet angives en periode som er inden for søgekriterierne i den øverste del af fraværsbilledet, og at måneden ikke er brugergodkendt.  

Enkelte fraværsdage

Det giver god mening at registrere direkte i skemaet, når fraværet kun drejer sig om enkelte dage.

Findes den fraværstype, du gerne vil indberette, ikke i dit skema, kan du altid tilføje eller fjerne fraværstyper, ved at klikke på ”Vælg fraværstype/projekt”. Se denne vejledning: Tilpas fraværstyper og projekter i dit skema (tilføj linjer)

  • Du registrerer fravær direkte i skemaet ved at taste din normtid den dag, du har haft fravær.
  • Når du har registreret dit fravær, vil din komme/gåtid automatisk blive udfyldt. Vær opmærksom på at registrerer du halve fraværsdage, vil komme/gåtidsfeltet åbne sig og du skal tage stilling til i hvilket tidsrum dit fravær ligger. Det gøres ved at rette fra kl. og til kl., så det stemmer med dit fravær, klik på "Gem og luk" boksen vil herefter lukke.

Delvis sygdom

Når du er delvist sygemeldt (nedsat tid) skal du hver dag registre, hvor mange timer og minutter du er deltidssygemeldt.

Mangler du feltet ”FRAV/Delvis sygdom (nedsat tid), tilføjer du det ved at vælge det i ”Fraværstype/Projekt”.

Se vejledning her: Tilpas projekter og fraværstyper i dit skema

Du kan ikke arbejde over og optjene flekstid, når du er delvis syg .

  • Tast den tid du er på arbejde under ”Arbejdstid”, eventuelt fordelt på projekter
  • Differencen op til din normtid er den tid, som du har været delvis syg
  • Tast differencen under ”FRAV/ Delvis sygdom, nedsat tid”

Raskmelding

Når du har været syg, og fraværsrobotten har været sat til – se evt. Registrere sygdom, skal du raskmelde dig, når du er tilbage på arbejdet igen. Fraværsrobotten betyder, at du automatisk bliver registreret som syg, indtil næste gang du logger på mTIME og raskmelder dig.

Hvis fraværsrobotten ikke har været sat til skal du ikke raskmelde dig.

  • For at raskmelde dig, skal du åbne din mTIME og klikke på ”Raskmeld”

Slet elle ret registreret fravær

Hvis du endnu ikke har godkendt din måned, kan du selv slette eller rette dit indberettede fravær.

Har du allerede godkendt din måned kan din personaleleder genåbne måneden, så du derefter kan slette det fravær, som ikke er korrekt.

Der er to måder du kan slette fravær på. Skal du slette en enkelt dag eller to, er det nemmest direkte i skema, skal du slette en længere periode, er det nemmest at gøre det i "fravær".

Slet i "fravær"

  • Vælg ”Fravær” i menuen til venstre
  • Vælg fra dato, i dato felterne, hold ctrl-tasten nede og vælg til dato, så hele perioden er markeret, som vist på billedet (hver opmærksom på at du står i den korrekte måned)
  • Klik på slet

Slet i "skema"

Du kan slette direkte i dit ”Skema” ved at klikke i komme/gåtidsfeltet den dag, du har fravær der skal slettes

  • Når komme/gåtidsfeltet åbnes slet fraværet ved at trykke på ikonet 'skraldespand'
  • Luk boksen ved at klikke på gem og luk

Tilføj fraværstyper

  • Vælg ”Skema” i menuen til venstre.
  • Tryk herefter på ”Vælg fraværstype/projekt”

Der åbner en oversigt over fraværstyper og projekter
Sæt flueben i de fraværstyper, som du gerne vil se i dit registreringsbillede "Skema".

De fraværstyper du markerer gemmes automatisk, når du lukker boksen.

F.eks. er der her sat flueben i fraværstypen "992001, FRAV/Sygdom - Barns 1. sygedag”, og denne fraværstype findes nu i registreringsbilledet "Skema", så du kan taste din normtid/arbejdstid og registrere en

”Barns 1. sygedag”.

Husk, hellere vælge for få fraværstyper end for mange. Så bliver det nemmere at bevare overblikket. Skulle du få brug for en fraværstype, som du ikke har valgt, kan du nemt vælge den til.

Slet fraværstype i skema

Du kan altid fjerne fraværstyper eller projekter, som du ikke længere har behov for.

Det nemmeste er at klikke på det lille røde kryds, som kommer frem når du trækker musen hen over registreringslinjen i registreringsskemaet. Alternativet er at gå ind under ”Vælg fraværstype/projekt” og derefter fjerne fluebenet – se evt. første afsnit i denne vejledning.

Forskudsferie

Du kan få op til 5 dages forskudsferie med forbehold, at du kan nå at optjene dem igen i løbet af din ansættelse på KP.

Når du skal registrere forskudsferie, er det på samme konto, FRAV/Samtidighedsferie, som du bruger, når du skal registrere din optjente feriedage.

Anmodning om forskudsferie skal ske via basen.kp.dk, under mTIME - ansættelse

Efter anmodning og godkendelse fra din personaleleder vil HR sætte din forskudsferie ind på kontoen.

Ferie uden løn

Når du er nyansat hos Københavns Professionshøjskole, har du ikke optjent ferie med løn den første måned.

Med din ansættelse bliver du spurgt ind til om du har ferie til gode fra tidligere arbejdsgiver. Hvis du har det skal du skrive det i skemaet og fremsende dokumentation for denne ferie. Her efter vil du blive tildelt ferie uden løn.

Du kan anmode om at få tildelt flere feriedage uden løn, ved at skrive til loen@kp.dk, samt fremsende dokumentation for det.   

Efter den første måneds ansættelse vil du være omfattet af samtidighedsferie, hvor der optjenes 2,08 feriedage med løn, for hver godkendte måned i mTIME. 

Når du afholder ferie uden løn, skal du registrere dagene i mTIME. HR vil afregne dagene i din løn. Dagene bliver som udgangspunkt trukket i den førstkommende månedsløn efter du har afholdt ferien, men det kræver at din måned er godkendt af både dig og din leder. Se her, hvordan du tilføjer fraværslinjen i mTIME: Tilføj fraværstyper

Individuel arbejdstid

Hvis du er ansat på individuel arbejdstid, dvs. hvis du har en aftale med din leder om at du fast kun arbejder fx 4 dage om ugen, vil udregningen af dine feriedage og særlig feriedage se anderledes ud.

Eksempelvis: Din norm er på 29,6 timer/ugen svarende til en arbejdstid på 7 timer og 24 minutter pr. dag på ugens første 4 dage.

 I mTIME fordeler de 29,6 timer jævnt over alle ugens 5 dage, så din daglige normtid i systemet er 29,6/5 = 6,92 svarende til 6 timer og 55 minutter.

På din konto Samtidighedsferie har du fx 3,39 feriedage. Det betyder at du har 3,39 feriedage á 6,55 timer til din ferie. Når du holder 7,24 times ferie, nedskrives din ferie med 7,24/6,55 = 1,25 dag

Overblik over forbrug og optjening af ferie

  • Vælg ”oversigt” i menuen til venstre
  • Vælg hvilken måned du ønsker overblikket fra, f.eks. fra januar 2022.

1 - Hvis du registrere din ferie på forskud, f.eks. din sommerferie, så kan du se hvor meget du har til rest efter afholdelsen

2 - Her kan du se hvor meget ferie der skal afholdes inden 31. december.

  • I "saldo" kan du se, hvordan din ferie saldo vil se ud efter den løbende tildeling af 2,08 feriedage pr. hver godkendte måned, og evt. indberettet planlagt ferie

Måneder der er markeret med gult er måneder, som endnu ikke er godkendt. Der kan derfor ske ændringer i den viste saldo

Opgørelse over din ferie - pr. måned

I din oversigt, kan du se den ferie du har optjent og har til gode. Visningen gælder for den måned du har valgt at se.

  • Samtidighedsferie optjener du 2,08 feriedag for hver godkendte måned.
  • Særlig feriedage optjenes efter gammel ferielov, og her får du, hver den 1. maj, tildelt de optjente dage
  • Hvis måneden ikke er godkendt vil der ikke stå noget i feltet "Tildel", men det vil stadig figureret i ovenstående ferieoverblik.

Træk en ferieforbrugsrapport eller fraværsrapport

Har du brug for et overblik over, hvornår du har holdt ferie, omsorgsdage mv., kan du trække en ferieopgørelsesrapport eller en fraværsrapport i mTIME.

Ferieforbrugsrapporten dækker ferieåret og viser det ferie du har afholdt og fået tildelt i løbet af året. Det er også denne rapport du skal bruge, hvis du vil se, hvad du skal nå at afholde inden ferieafholdelsesperiodens udløb. 

Fraværsrapport gør det muligt selv at vælge perioden det drejer sig om, og hvilke fraværstyper du vil have vist. Fx omsorgsdag, orlov eller ferie uden løn, barsel mv.

Sådan trækker du rapporterne

  • Vælg ”Standard Rapport” i menuen til venstre

Generering af ferieforbrugsrapport

  • Vælg i menuen "standardrapporter"
  • Vælg rapporten "ferieforbrugsrapport"

Du får nu en oversigt over din ferie.

Øverst ses, hvilken ferie det drejer sig om: Ferie med løn, Samtidighedsferie, Særlige feriedage og Ferie uden løn.

Start saldo viser det antal dage, du startede med, nedenunder kan du se de datoer, du har holdt ferie. Vær opmærksom på, at det vises i både timer og dage.

Slutsaldo viser, hvor meget ferie du har tilbage.

Du skal være opmærksom på, at det ferie som du har forud registreret også vil blive vist i rapporten

  • Vælg august måned (08) for at se, hvad øjebliksbillede er af din feriesaldo
  • Vælg din enhed
  • Klik på tilføj, så enheden tilføjes til boksen til højre
  • Vælg medarbejder
  •  Klik på "Generér rapport"


Under rækken ”Saldo” vises hvor meget ferie du har ved udgangen af august måned.

Fluebenet viser om månedsopgørelsen er medarbejder- og ledergodkendt.  

Hvis måneden ikke er godkendt, kan du ikke gå ud fra, at det er den endelig saldo, da du stadig kan registrere afholdt feriedage.

Under rækken ”saldo til udløb” kan du se, hvor mange feriedage, pr. senest godkendte månedsopgørelse, du har ved udgangen af december måned.

Det er disse dage der skal være afholdt senest den 31. december. Se nedenfor for reglerne om overførsel og/eller udbetaling af restferiedage.

Denne rapport er et øjebliksbillede pr. august måned. Du kan i denne rapport se, hvis du har registreret ferie efter august måned. I dette eksempel har medarbejderen afholdt 2 feriedage i oktober måned og derfor er slutsaldoen i december måned 3 feriedage.

Generering af fraværsrapport

  • Vælg fraværsrapport
  • Vælg perioden, du vil se
  • Vælg afdeling
  • Vælg navn
  • Vælg den type fravær, du ønsker at se.
  • Hvis du ønsker at vælge flere fraværstyper, hold Ctrl-tasten nede, mens du klikker på dem, du vil se.
  • Sæt hak i Vis detaljer OBS sæt aldrig hak i Hele dage
  • Tryk Generer statistik

Du får nu en oversigt over de fraværsårsager du har valgt, i den periode du har valgt.

Fraværstyper

I nedenstående tabel kan du se, hvad de forskellige fraværstyper indeholder og hvem der kan registrere på fraværet.

Eksempel på hvordan en fraværsdag vil se ud i Outlook

Når du registrerer fraværet i mTIME, så vil fraværet automatisk bliver lagt over i din Outlook kalender. Alt efter hvilken fraværstype du registrerer, så vil dette slå igennem i din Outlook-kalender også.

0 Kommentarer

Tilføj kommentar

Send mig en email når nogen besvarer denne kommentar

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Forrige Vejledning Godkend eller genåbning af måned opgørelse
Næste Vejledning Afslutning af ferieåret - særlige feriedage
Mangler du stadig hjælp? Kontakt os