I fravær kan du sætte sygdomsrobot i gang eller registrerer længerevarende ferie.

• Vælg ”Fravær” i menuen til venstre.

• Vælg den måned, som du vil registrerer fraværet i.
• Hvis fraværet skal registreres på en anden, så hver opmærksom på, hvilken medarbejder der er valgt
• Klik på søg

• Fra dato: Vælg den dato som sygdommen skal registreres fra. Du skal ikke vælge ”Til dato, da det i udgangspunktet ikke vides, hvornår medarbejderen er raskmeldt.
• Sat hak i robot.
• Vælg fraværstype, FRAV/Sygdom (992000)
• Klik på gem

Det giver god mening at registrere direkte i skemaet, når fraværet kun drejer sig om enkelte dage.

Findes den fraværstype, du gerne vil indberette, ikke i dit skema, kan du altid tilføje eller fjerne fraværstyper, ved at klikke på ”Vælg fraværstype/projekt”. Se denne vejledning: Tilpas fraværstyper og projekter i dit skema (tilføj linjer)

• Du registrerer fravær direkte i skemaet ved at taste din normtid den dag, du har haft fravær.
• Når du har registreret dit fravær, vil din komme/gåtid automatisk blive udfyldt. Vær opmærksom på at registrerer du halve fraværsdage, vil komme/gåtidsfeltet åbne sig og du skal tage stilling til i hvilket tidsrum dit fravær ligger. Det gøres ved at rette fra kl. og til kl., så det stemmer med dit fravær, klik på "Gem og luk" boksen vil herefter lukke.

Hvis du har fået tildelt særlig feriedage, hvor dagen udgør mindre end en dag

Som eksempel:

Hvis du arbejder 7,24 timer dagligt (svarende til fuld tid) kan du omregne 0,50 særlig feriedag med formlen: 

Normtid x ferierestsaldo – dvs. 7,4 timer (i 100 dele) x 0,50 dage = 3,7 timer.

Husk at timerne skal omregnes til timer og minutter, når timerne skal registreres i mTIME.

Når du er delvist sygemeldt (nedsat tid) skal du hver dag registre, hvor mange timer og minutter du er deltidssygemeldt.

Mangler du feltet ”FRAV/Delvis sygdom (nedsat tid), tilføjer du det ved at vælge det i ”Fraværstype/Projekt”.

Se vejledning her: Tilpas projekter og fraværstyper i dit skema

• Tast den tid du er på arbejde under ”Arbejdstid”, eventuelt fordelt på projekter
• Differencen op til din normtid er den tid, som du har været delvis syg
• Tast differencen under ”FRAV/ Delvis sygdom, nedsat tid”

Ferie med løn - før ferien

Hvis du bliver syg, før den planlagte ferie begynder, har du ikke pligt til at påbegynde ferien og dine feriedage kan placeres på et andet tidspunkt, som du og din leder aftaler. Bliver du rask inden den planlagte ferie er slut, skal du melde dig rask til din leder og samtidig meddele, om du afholder den resterende del af ferien, eller om du genoptager arbejdet.

Ferie med løn - under ferien 

Bliver du syg, imens du holder ferie, har du i nogle tilfælde ret til at få erstattet din ferie. Du skal være opmærksom på, at disse betingelser skal være opfyldt for at du får ret til erstatningsferie:

• Meld dig syg til din leder. Din ret til erstatningsferie beregnes først fra den dag, du sygemelder dig
• Indhent lægeerklæring. Du har kun ret til erstatningsferie, hvis du har indhentet lægelig dokumentation for sygdommen og dens varighed. Kravet gælder også selv om, du er på ferie i udlandet. Du skal selv betale for dokumentationen. 

Der vil være en karensperiode på 5 sygedage om året under ferie, som ikke bliver erstattet. 

Bliver du rask inden din planlagte ferie er slut, skal du melde dig rask til din leder og samtidig meddele, om du afholder den resterende del af ferien eller om du genoptager arbejdet.

Når du har været syg, og fraværsrobotten har været sat til – se evt. Registrere sygdom, skal du raskmelde dig, når du er tilbage på arbejdet igen. Fraværsrobotten betyder, at du automatisk bliver registreret som syg, indtil næste gang du logger på mTIME og raskmelder dig.

Hvis fraværsrobotten ikke har været sat til skal du ikke raskmelde dig.

• For at raskmelde dig, skal du åbne din mTIME og klikke på ”Raskmeld”

Hvis du endnu ikke har godkendt din måned, kan du selv slette eller rette dit indberettede fravær.

Har du allerede godkendt din måned kan din personaleleder genåbne måneden, så du derefter kan slette det fravær, som ikke er korrekt.

Der er to måder du kan slette fravær på. Skal du slette en enkelt dag eller to, er det nemmest direkte i skema, skal du slette en længere periode, er det nemmest at gøre det i "fravær".

• Vælg ”Fravær” i menuen til venstre
• Vælg fra dato, i dato felterne, hold ctrl-tasten nede og vælg til dato, så hele perioden er markeret, som vist på billedet (hver opmærksom på at du står i den korrekte måned)
• Klik på slet

Du kan slette direkte i dit ”Skema” ved at klikke i komme/gåtidsfeltet den dag, du har fravær der skal slettes

• Når komme/gåtidsfeltet åbnes slet fraværet ved at trykke på ikonet 'skraldespand'
• Luk boksen ved at klikke på gem og luk

• Vælg ”Skema” i menuen til venstre.
• Tryk herefter på ”Vælg fraværstype/projekt”

Der åbner en oversigt over fraværstyper og projekter
Sæt flueben i de fraværstyper, som du gerne vil se i dit registreringsbillede "Skema".

De fraværstyper du markerer gemmes automatisk, når du lukker boksen.

F.eks. er der her sat flueben i fraværstypen "992001, FRAV/Sygdom - Barns 1. sygedag”, og denne fraværstype findes nu i registreringsbilledet "Skema", så du kan taste din normtid/arbejdstid og registrere en

”Barns 1. sygedag”.

Husk, hellere vælge for få fraværstyper end for mange. Så bliver det nemmere at bevare overblikket. Skulle du få brug for en fraværstype, som du ikke har valgt, kan du nemt vælge den til.

Du kan altid fjerne fraværstyper eller projekter, som du ikke længere har behov for.

Det nemmeste er at klikke på det lille røde kryds, som kommer frem når du trækker musen hen over registreringslinjen i registreringsskemaet. Alternativet er at gå ind under ”Vælg fraværstype/projekt” og derefter fjerne fluebenet – se evt. første afsnit i denne vejledning.

På KP er det muligt at holde op til 5 dages ferie på forskud i perioden fra 1. september til 31. august.

Der kan ikke aftales mere ferie på forskud, end det er muligt at optjene frem til afslutningen af det igangværende ferieoptjeningsår (dvs. fra 1. september til 31. august).

Fratræder du inden, at du har optjent feriedage afholdt på forskud, vil disse blive modregnet i forbindelse med din fratræden.

Når du skal registrere forskudsferie, er det på samme konto, FRAV/Samtidighedsferie, som du bruger, når du skal registrere din optjente feriedage.

Ferie på forskud skal aftales med din nærmeste leder og skal tildeles ved henvendelse til HR via Basen/løn og ansættelse/mTIME.

Anmodning om forskudsferie skal ske via basen.kp.dk, under mTIME - ansættelse

Efter anmodning og godkendelse fra din personaleleder vil HR sætte din forskudsferie ind på kontoen.

Når du er nyansat hos Københavns Professionshøjskole, har du ikke optjent ferie med løn den første måned.

Med din ansættelse bliver du spurgt ind til om du har ferie til gode fra tidligere arbejdsgiver. Hvis du har det skal du skrive det i skemaet og fremsende dokumentation for denne ferie. Her efter vil du blive tildelt ferie uden løn.

Du kan anmode om at få tildelt flere feriedage uden løn, ved at skrive til [email protected], samt fremsende dokumentation for det.   

Efter den første måneds ansættelse vil du være omfattet af samtidighedsferie, hvor der optjenes 2,08 feriedage med løn, for hver godkendte måned i mTIME. 

Når du afholder ferie uden løn, skal du registrere dagene i mTIME. HR vil afregne dagene i din løn. Dagene bliver som udgangspunkt trukket i den førstkommende månedsløn efter du har afholdt ferien, men det kræver at din måned er godkendt af både dig og din leder. Se her, hvordan du tilføjer fraværslinjen i mTIME: Tilføj fraværstyper

Hvis du er ansat på individuel arbejdstid, dvs. hvis du har en aftale med din leder om at du fast kun arbejder fx 4 dage om ugen, vil udregningen af dine feriedage og særlig feriedage se anderledes ud.

Eksempelvis: Din norm er på 37 timer/ugen svarende til en arbejdstid på 7 timer og 24 minutter pr. dag på alle ugens 5 dage.

Hvis din arbejdstid på 37 timer skulle ændres til, at den kun skulle registreres på 4 dage om ugen vil det i mTIME fordele de 37 timer jævnt over alle ugens 4 dage, så din daglige normtid i systemet er 37/4 = 9,25 svarende til 9 timer og 15 minutter.

På din konto samtidighedsferie har du fx 5 feriedage tilbage. Det betyder, at når du registrere din ferie, skal en feriedag registreres med 9 timer 15 minutter. Når du holder 9 timer og 15 minutters ferie, nedskrives din feriesaldo med 1,25 feriedag (7,40/9,25 = 1,25 dag). 

Det vil sige, at når du afholder en uges ferie, vil din feriesaldo blive samlet nedskrevet med 5 feriedage (1,25 ferie * 4 arbejdsdage  = 5 feriedage)

• Vælg ”oversigt” i menuen til venstre
• Vælg hvilken måned du ønsker overblikket fra, f.eks. fra januar 2022.

1 - Hvis du registrere din ferie på forskud, f.eks. din sommerferie, så kan du se hvor meget du har til rest efter afholdelsen

2 - Her kan du se hvor meget ferie der skal afholdes inden 31. december.

• I "saldo" kan du se, hvordan din ferie saldo vil se ud efter den løbende tildeling af 2,08 feriedage pr. hver godkendte måned, og evt. indberettet planlagt ferie

I din oversigt, kan du se den ferie du har optjent og har til gode. Visningen gælder for den måned du har valgt at se.

• Samtidighedsferie optjener du 2,08 feriedag for hver godkendte måned.
• Særlig feriedage optjenes efter gammel ferielov, og her får du, hver den 1. maj, tildelt de optjente dage

Har du brug for et overblik over, hvornår du har holdt ferie, omsorgsdage mv., kan du trække en ferieopgørelsesrapport eller en fraværsrapport i mTIME.

Ferieforbrugsrapporten dækker ferieåret og viser det ferie du har afholdt og fået tildelt i løbet af året. Det er også denne rapport du skal bruge, hvis du vil se, hvad du skal nå at afholde inden ferieafholdelsesperiodens udløb. 

Fraværsrapport gør det muligt selv at vælge perioden det drejer sig om, og hvilke fraværstyper du vil have vist. Fx omsorgsdag, orlov eller ferie uden løn, barsel mv.

I nedenstående tabel kan du se, hvad de forskellige fraværstyper indeholder og hvem der kan registrere på fraværet.

Når du registrerer fraværet i mTIME, så vil fraværet automatisk bliver lagt over i din Outlook kalender. Alt efter hvilken fraværstype du registrerer, så vil dette slå igennem i din Outlook-kalender også.