Vejledning for VU-ledere

Alle skal registrere deres tid på VU opgaver, der er købt af en kunde, betalt af studerende eller er forskning. Al faktisk forbrugt tid skal registreres (projektledelse, konsulentopgaver, undervisning, udvikling, forberedelse etc.), fra det tidspunkt hvor der foreligger en kontrakt/konkret aftale på projektet.

Det er dit ansvar at formidle retningslinjerne til dine medarbejdere, herunder at der skal registreres tid på alle fakturerbare opgaver, både IDV, rekvireret ÅU, almindelig ÅU og forskning. Du skal sikre, at dine projektledere/eventuelle uddannelsesansvarlige sørger for den rette formidling omkring opgaverne til undervisere/konsulenter på opgaverne.

1. Forbrugt tid/aftalt tid

Medarbejderne skal registrere den forbrugte tid på opgaven, men skal naturligvis ikke bruge flere timer end den aftalte. Faktisk forbrugt tid kan således være færre timer end aftalt, men kan ikke være flere uden at denne udfordring på forkant er drøftet med projektleder/uddannelsesansvarlig eller den nærmeste leder, hvor opgaven hører hjemme.

2. Alias

Timerne skal registreres på projektets/uddannelsens alias. Almindelig ÅU har alias på uddannelsesniveau, der er ikke alias til de enkelte moduler. Hvis projekter indeholder både rekvireret ÅU og IDV, skal medarbejderen registrere tid på 2 forskellige alias.

Projektledere skal få oprettet alias på alle opgaver, som er rekvireret ÅU eller IDV  også de små opgaver. Hvis et projekt både indeholder rekvireret ÅU og IDV, får de forskellige alias, fordi de i sidste ende skal opgøres hver for sig.

Hvis der er tale om en eksisterende opgave, er der 2 muligheder:

  • Opgaven er oprettet efter 1. januar 2019: Opgaven har fået et alias
  • Opgaven blev oprettet før 1. januar 2019: Opgaven har et projektnummer som er forældet. Projektlederne kan finde de nye alias i vedhæftede liste. Hvis alias ikke findes på oversigterne, skal projektlederne henvende dig til VU Stabs ØKO‐team, som kan oprette et alias.

Hvis der er tale om en helt ny opgave, er det også ØKO‐team, som kan oprette alias til projektlederne. På medsendte dokument med roller og support finder du kontaktinformation til ØKO‐team.

Medarbejderne skal selv finde projekternes/uddannelsernes alias frem i deres mTIME. Når de vælger projektet, fremkommer der en registreringslinje. Projektet vil herefter fremgå i mTIME og tiden kan registreres på projektets registreringslinje. Du skal selv registrere timer på alias, hvis du har fakturerbare opgaver. Se vejledning Tilpas projekter i dit Skema (tilføj linjer).

 

3. Monitorering

Vi arbejder på, at ledere kan monitorere generelt timeforbrug via Navision/Qlickview, og projektledere kan monitorere forbrugt tid på deres konkrete projekter via et andet system. Vi vender tilbage med information om dette.

4. Bagudrettet registrering fra 1. januar 2019 til nu

  • Du skal sikre, dine medarbejdere registrerer deres faktisk forbrugte tid i mTIME på projekter fra 1. januar 2019 og frem. De kan fx tage udgangspunkt i Outlook eller andre redskaber, når de skal rekonstruere deres timeforbrug.
  • De skal finde projekternes/uddannelserne alias i deres mTIME på alle projekter/uddannelser, de har arbejdet på i 2019, som beskrevet ovenfor

mTIME for januar og februar vil være åbent for registreringer frem til påske.

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret