Sikker mail skal bruges til fremsendelse af personoplysninger, især til "eksterne" e-mail adresser, dvs. adresser, der IKKE er @kp.dk.
Når du sender internt til medarbejdere eller studerende på deres @kp.dk mail, er det altid sikkert.
1. Åbn Outlook og tryk på: "Ny mail"
2. Klik på: "Sikker mail ikke aktiv"
Det kan virke en smule ulogisk men det er fordi Outlook blot viser hvordan mailen afsendes hvis ikke du foretager dig noget.
3. Outlook viser nu at der kan sendes sikkert:
4. Skriv modtagerne af din mail i "Til" feltet
5. Hvis ikke modtageren kan modtage sikker mail vil det fremgå her:
Hvis det du vil sende, ikke indeholder personoplysninger eller andet fortroligt, så kan du stadig sende mailen, fortsæt da fra pkt. 7 nedenfor.
6. Hvis modtagerne kan modtage sikker mail kan du sende mailen
7. Der er flere måder at sende sikkert på. Tryk på pilen ved siden af: "Sikre modtagere" for at se hvilke
Når du skal sende personoplysninger, bør du altid overveje, om du har hjemmel til det, om modtageren befinder sig i udlandet, om der er en databehandleraftale, m.v. Nedenfor er angivet, hvilke metoder, der i KP betragtes som værende acceptabelt for afsendelse af personoplysninger.
| Metode | Beskrivelse | Personoplysninger OK? |
|---|---|---|
| Intern | Til medarbejdere eller studerende i KP på deres @kp.dk mailadresse. Dette er altid sikkert. | Ja Personoplysninger til studerende skal altid sendes til deres interne studiemail - eller til e-boks i særtilfælde. |
| Krypteret | Der vil blive sendt med særlig certifikat kryptering. Mange eksterne samarbejdspartnere kræver, at man sender (og kan modtage) på denne måde. Hvis du selv vil dobbeltchecke om en modtager har certifikat, kan du søge efter deres mail-adresse på denne side: Søg certifikat |
Ja |
| Tunnel | Tunnelmail er en særlig sikker mail løsning, som alle offentlige institutioner er koblet på. Liste over organisationer på tunnelmail |
Ja |
| TLS | Anvendes f.eks. af private firmaer, hotmail/gmail og udenlandske modtagere. |
Afhænger af modtageren Personoplysninger må ikke sendes til hotmail/gmail, selvom TLS anvendes. |
8. Hvis en af modtagerne står under "Krypteret", bliver du bedt om at vælge en funktionspostkasse som afsender
Når du vælger en funktionspostkasse som afsender, vil et eventuelt svar komme retur til den valgte funktionspostkasse og ikke til dig.
I det tilfælde bør du efterfølgende sende en mail til den sikre postkasse og orientere dem der håndterer postkassen om at du har sendt noget afsted og forventer et svar retur, således at de kan videresende svaret til dig når det kommer.
8.1. Du vil blive bedt om at vælge hvilken sikker postkasse du vil sende fra: (1) Klik på rullepanelet (2) vælg postkasse (3) og afslut ved at trykke: "Fortsæt". Mailen sendes nu krypteret med særligt certifikat.
De funktionspostkasser der kan vælges mellem tilhører forskellige dele af organisationen og varetages af betroede medarbejdere.
[email protected] er den overordnede sikre postkasse for hele KP og skal anvendes, hvis man ikke ønsker at bruge de sikre postkasser der hører til Studieservice (stu) eller HR.
8.2. Hvis det du sender ikke indeholder personoplysninger, behøver du ikke at sende krypteret, klik da på "Afbryd" og fortsæt fra pkt. 7. ovenfor.
9. Hvis du vil sende ukrypteret skal du klikke på (1) "Sikker mail ikke aktiv" og (2) derefter på "Send"
0 Kommentarer
Tilføj kommentar