Hver 3. måned vil du som medarbejder modtage en mail fra KP Dataoprydnings-værktøjet. Mailen indeholder et link til en rapport over de filer/mails, som af systemet er vurderet til at skulle slettes, fordi det indeholder følsomme personoplysninger, indenfor nogle bestemte kriterier. Du skal gennemgå de fundne resultater og afgøre om de skal slettes eller om de skal bevares.
Denne vejledning beskriver hvordan du forholder dig til og gennemgår en oprydningsrapport. Der er flere aspekter, som du med fordel kan sætte dig ind i. Du kan læse mere om den samlede oprydningsproces bag "KP Dataoprydning" på KP Intra (link).
De data i oprydningsrapporten, som du ikke forholder dig til, vil automatisk blive flyttet efter 3 måneder til mappen Slettet post/Genopret elementer i Outlook eller papirkurven i OneDrive. I mappen i Outlook bliver mails liggende i yderligere 1 måned før de slettes permanent. I OneDrive bliver filer liggende i papirkurven i 90 dage.
Hver 3. måned modtager du en mail med et link, som du skal trykke på for at åbne din oprydningsrapport. Afsenderen er "KP Dataoprydning ([email protected])". Du kan også komme ind på rapporten ved at gå til siden https://dataoprydning.kp.dk.
Når der står at du skal logge på med Office365, betyder det, at du skal logge på med dit KP mailadresse (KP login).
Rapporten viser de ældste filer/mails øverst, og du skal nu gennemgå din rapport én fil/mail ad gangen. For hver fil/mail, skal du angive, hvad der skal ske med den. Der er forskellige værktøjer, som du kan bruge til at finde ud af hvorfor filen/mailen er blevet udtaget, hvorvidt det er korrekt vurderet af systemet at filen/mailen skal slettes og endelig hvordan systemet skal behandle hver enkelt fil/mail.
Kolonnerne i rapporten:
- Dato: Afsendelses- eller modtagelsestidspunkt for mailen
- Navn: Mailens emne
- Klasse: Fortæller hvilken slags personoplysninger, der er fundet af systemet (CPR nr., etnisk oprindelse, helbredsinformation, rejseinformation, etc.)
- Type: Hvilken type fil, det drejer sig om. F.eks. Word-dokument, Pdf eller teksten i en mail (msg)
- Kilde: Om filen stammer fra Outlook eller OneDrive
- Sti: Hvor mailen eller dokumentet oprindeligt ligger
Du kan filtrere din visning, så du kan se de forskellige kategorier af filer/mails, som den har fundet. Hermed kan du f.eks. begynde med at finde filer/mails, der er ældre end 6 år, eller mails som allerede er gemt i Sag og Dokument. Disse mails kan typisk slettes med det samme.
Tryk på det lille instrumentbræt til højre for søgefeltet, for at vise de forskellige mærker og klasser.
Du kan filtrere efter:
- Mærker
- Gemt i Sag og Dokument
- Alder: 3-12 mdr.
- Alder: 1-6 år
- Alder: 6+ år
- Klasser
- "National ID": CPR nummer
- "Employee Contract info": ansættelseskontrakt
- "Union membership": Fagforeningstilhørsforhold
- "Kategori: Gemt i Sag og Dokument": Mails, der er gemt i Sag og Dokument vha. tilføjelsesprogrammet i Outlook
- "Kategori: AxPoint": Mails, der er gemt i Sag og Dokument vha. tilføjelsesprogrammet i Outlook Webmail.
- osv.
- Dokument type
- DOCX: Word-dokument
- MSG: Tekst i en mail
- XLSX: Excel-fil
- osv.
Hvis du trykker på "Kategori: Gemt i Sag og Dokument", vises de mails som allerede er gemt i Sag og Dokument, eller som vist nedenfor "Alder: 6+ Years".
Du kan også kombinere mærker og klasser, for at indskrænke din visning yderligere.
Selv om du bruger filtreringer, kan du komme ud for, at der er fundet mere end 25 resultater. Du kan få vist op til 100 resultater samtidig, men du kan stadig markere flere filer/mails end der kan vises og dernæst slette dem eller bevare dem.
Dette fungerer sammen med filtrene, så du kan f.eks. finde alle filer/mails, der er ældre end 6 år, markere dem alle sammen og slette dem, selvom de ikke kan vises på én gang på skærmen.
Rul ned på siden og marker om du vil have vist 25, 50 eller 100 resultater pr. side:
Eksemplet nedenfor viser, hvordan du markerer alle filer/mails, der er ældre end 6 år, selvom der er fundet flere end der kan vises ad gangen.
- Sæt flueben, som markerer alle filer/mails, der er filtreret efter "Alder: 6+ år"
- Tryk på: "Select all" hvis du vil have alle filer/mails med mærket: "Alder: 6+ år" markeret, så du også inkluderer dem, der ikke er vist
- Rul ned på siden og brug menuen til at slette eller
- Tryk på de tre lodrette prikker
- Markér de markerede mails som enten "Dispensation, Fejlklassificeret, Skal arkiveres eller Privat
Denne fremgangsmåde forklarer hvordan du gennemgår de fundne resultater ét ad gangen. Den kan også bruges sammen med søgning eller filtrering.
Ved at klikke på det lille plus yderst til venstre på en fil/mail, kan du folde den ud, så du kan se dens indhold og hvad der er fundet.
I det ovenstående eksempel, fremgår det, at der er fundet et CPR nummer ("DANISH_PERSONAL_ID_CPR") og det vises, hvor i filen/mailen CPR nummeret er fundet. Desuden kan mailens indhold læses.
Når du har dannet dig en idé om, hvad en mail drejer sig om, skal du vælge, hvad du vil gøre med den.
Du kan slette den fra oversigten med det samme (tryk på skraldespanden) eller beholde den (tryk på de tre lodrette prikker og vælg et "tag").
Ved at trykke på papirkurven, fjerner du filen/mailen fra oprydningsrapporten og lægger i oprydningsværktøjets papirkurv. Indhold flyttes herfra til papirkurven i OneDrive eller mappen Slettet post/Genopret elementer i Outlook 3 måneder efter, du har modtaget rapporten, sammen med indhold, du ikke har forholdt dig til i rapporten. I Slettet post/Genopret elementer bliver det liggende i 1 måned inden det slettes permanent. I OneDrive bliver indholdet liggende i papirkurven i 3 måneder.
Hvis du finder en mail som du mener bør arkiveres eller journaliseres i Sag og Dokument, kan du åbne den ved at klikke på "Go to link" og herfra kan du bruge knappen "Axpoint" til at gemme i Sag og Dokument. Se her, hvordan du gemmer en mail i Sag og Dokument: Gem en mail på en sagsmappe som sag
Vigtigt: Når du har gemt i Sag og Dokument, skal du stadig huske at slette mailen fra din indbakke.
Markér data med “Dispensation” såfremt data vedrører en igangværende sag og hvor der er et formål med at bevare data. Data, der er markeret med ”Dispensation”, forbliver på rapporten, indtil markeringen fjernes.
Markér data med ”Fejlklassificeret”, hvis du mener, at den pågældende data ikke indeholder GDPR relateret persondata. Data der er markeret med ”Fejlklassificeret” bliver undtaget fra GDPR oprydningen og slettes dermed ikke.
Markér data med Privat, hvis det er et privat anliggende. Data, der er markeret med privat, bliver undtaget fra oprydningen og slettes dermed ikke.
0 Kommentarer
Tilføj kommentar