Hver 3. måned vil du som medarbejder modtage en mail fra KP Dataoprydnings-værktøjet. Mailen indeholder et link til en rapport over de mails, som af systemet er vurderet til at skulle slettes, fordi det indeholder følsomme personoplysninger, indenfor nogle bestemte kriterier. Du skal gennemgå de fundne resultater og afgøre om de skal slettes eller om de skal bevares.
Denne vejledning beskriver hvordan du forholder dig til og gennemgår en oprydningsrapport. Der er flere aspekter, som du med fordel kan sætte dig ind i. Du kan læse mere om den samlede oprydningsproces bag "KP Dataoprydning" på KP Intra (link).
De data i oprydningsrapporten, som du ikke forholder dig til, vil automatisk blive flyttet efter 3 måneder til en anden mappe ved navn "GDPRvault". I denne mappe bliver mails liggende i yderligere 3 måneder før de slettes permanent. Du kan ikke flytte mails tilbage hvor de oprindeligt lå, når de først er flyttet væk fra deres oprindelige placering.
Hver 3. måned modtager du en mail med et link, som du skal trykke på for at åbne din oprydningsrapport. Afsenderen er "KP Dataoprydning ([email protected])".
Når der står at du skal logge på med Office365, betyder det, at du skal logge på med dit KP mailadresse (KP login).
Rapporten viser de ældste mails øverst, og du skal nu gennemgå din rapport én mail ad gangen. For hver mail, skal du angive, hvad der skal ske med den. Der er forskellige værktøjer, som du kan bruge til at finde ud af hvorfor mailen er blevet udtaget, hvorvidt det er korrekt vurderet af systemet at mailen skal slettes og endelig hvordan systemet skal behandle hver enkelt mail.
Kolonnerne i rapporten:
- Dato: Afsendelses- eller modtagelsestidspunkt for mailen
- Navn: Mailens emne
- Mærker: Overordnet gruppering af mails i forskellige aldersgrupper (3-12 mdr, 1-3 år, 3-10 år)
- Klasse: Fortæller hvilken slags personoplysninger, der er fundet af systemet (CPR nr, etnisk orientering, helbreds info, rejse info, etc.)
Du kan filtrere din visning, så du kan se de forskellige kategorier af mails, som den har fundet. Hermed kan du f.eks. begynde med finde mails, der er ældre end 6 år, eller mails, som allerede er gemt i Sag og Dokument. Disse mails kan typisk nemt slettes med det samme.
Tryk på det lille instrumentbrædt til højre for søgefeltet, for at vise de forskellige mærker og klasser.
Du kan filtrere efter:
- Mærker
- Gemt i Sag og Dokument
- Alder: 3-12 mdr
- Alder: 1-6 år
- Alder: 6+ år
- Klasser
- "National ID": CPR nummer
- "Employee Contract info": ansættelseskontrakt
- "Union membership": Fagforeningstilhørsforhold
- "Kategori: Gemt i Sag og Dokument": Mails, der er gemt i Sag og Dokument vha. tilføjelsesprogrammet i Outlook
- "Kategori: AxPoint": Mails, der er gemt i Sag og Dokument vha. tilføjelsesprogrammet i Outlook Webmail.
- osv.
Hvis du trykker på "Kategori: Gemt i Sag og Dokument", vises de mails som allerede er gemt i Sag og Dokument, eller som vist nedenfor "Alder: 6+ Years".
Du kan også kombinere mærker og klasser, for at indskrænke din visning yderligere.
Selv om du bruger filtreringer, kan du komme ud for, at der er fundet mere end 25 resultater. Du kan få vist op til 100 mails samtidig, men du kan stadig markere flere mails end der kan vises og dernæst slette dem eller bevare dem.
Dette fungerer sammen med filtrene, så du kan f.eks. finde alle mails, der er ældre end 6 år, markere dem alle sammen og slette dem, selvom de ikke kan vises på én gang på skærmen.
Rul ned på siden og marker om du vil have vist 25, 50 eller 100 mails pr. side:
Eksemplet nedenfor vise hvordan du markerer alle mails, der er ældre end 6 år, selvom der er fundet flere end der kan vises ad gangen.
- Sæt flueben der markerer alle mails der er filtreret efter "Alder: 6+ år"
- Tryk på: "Select all" hvis du vil have alle mails med mærket: "Alder: 6+ år" markeret, så du også inkluderer dem, som ikke er vist
- Rul ned på siden og brug menuen til at slette eller
- Tryk på de tre lodrette prikker
- Markér de markerede mails som enten "Dispensation, Fejlklasificeret eller Privat
Denne fremgangsmåde forklarer hvordan du gennemgår de fundne resultater ét ad gangen. Den kan også bruges sammen med søgning eller filtrering.
Ved at klikke på det lille plus yderst til venstre på en mail, kan du folde den ud, så du kan se dens indhold og hvad der er fundet.
I det ovenstående eksempel, fremgår det, at der er fundet et CPR nummer ("DANISH_PERSONAL_ID_CPR") og det vises, hvor i mailen, CPR nummeret er fundet. Desuden kan mailens indhold læses.
Når du har dannet dig en idé om hvad en mail drejer sig om, skal du vælge hvad du vil gøre med den.
Du kan slette den med det samme (tryk på skraldespanden) eller beholde den (tryk på de tre lodrette prikker og vælg et "tag").
Ved at trykke på papirkurven, fjerner du mailen fra oprydningsrapporten og lægger i oprydningsværktøjets papirkurv, som bliver tømt hver nat, hvorved indholdet lægges i den mappe der hedder "GDPRvault" og bliver liggende i 3 måneder indtil det slettes permanent.
Hvis du finder en mail som du mener bør arkiveres eller journaliseres i Sag og Dokument, kan du åbne den ved at klikke på "Go to link" og her fra kan du bruge knappen "Axpoint" til at gemme Sag og Dokument. Se her hvordan du gemmer en mail i Sag og Dokument: Gem en mail på en sagsmappe som sag
Vigtigt: Når du har gemt i Sag og Dokument, skal du stadig huske at slette mailen fra din indbakke.
Markér data med “Dispensation” såfremt data vedrører en igangværende sag og hvor der er et formål med at bevare data. Data der er markeret med ”Dispensation” forbliver på rapporten indtil markeringen fjernes.
Markér data med ”Fejlklassificeret”, hvis du mener den pågældende data ikke indeholder GDPR relateret persondata. Data der er markeret med ”Fejlklassificeret” bliver undtaget fra GDPR oprydningen og slettes dermed ikke.
Markér data med Privat, hvis det er et privat anliggende. Data der er markeret med privat bliver undtaget fra oprydningen og slettes dermed ikke.
0 Kommentarer
Tilføj kommentar