For at sende fra en sikker-mail postkasse, kræves det at du som minimum har 'send på vegne af' rettigheder på den.
Sikker mail bruges til fremsendelse af personoplysninger, især til "eksterne" e-mail adresser, dvs. adresser, der IKKE er @kp.dk - men fungerer naturligvis også internt.
1. Åbn Outlook og tryk på: "Ny mail"
2. Vælg hvilken sikker mail postkasse, du vil sende fra
- Klik på den lille pil ud for "Fra"
- Vælg den sikker mail postkasse, du vil sende fra
3. Hvis du ikke kan se pilen og vælge postkasse kan du slå det til
3.1. Klik på fanebladet: "Indstillinger" og vælg: "Fra"
3.2. Klik på pilen ud for: "Fra" og vælg undermenuen: "Anden mailadresse"
3.3. Skriv navnet på den fælles postkasse, du vil sende fra og klik på: "OK"
4. Skriv modtagerne af din mail i "Til" feltet og tryk på "Send"
5. Hvis du ønsker at tjekke krypteringsmetode hos dine modtagere
Tryk på DPG-knappen, hvorefter et pop-up vindue åbner. Hvis knapperne ikke umiddelbart er synlige i din mail, skal du trykke på de tre prikker til højre og vælge DPG i menuen dér.
6. Kontrollér adresser
- Tryk på knappen "Kontrollér adresser"
- Se om der er rødt kryds eller grønt flueben ud for dine modtagere.
Du kan ved at føre musen over det røde/grønne ikon få vist, hvordan mailen krypteres eller fejlbesked, hvis den ikke kan.
Bemærk at du kan sende mailen direkte fra DPG-boksen eller du kan vende retur til Outlook. Det gør ingen forskel om du trykker på "Send"-knappen fra Outlook eller om du sender direkte fra DPG-boksen.
Når du skal sende personoplysninger, bør du altid overveje, om du har hjemmel til det, om modtageren befinder sig i udlandet, om der er en databehandleraftale, m.v. Nedenfor er angivet, hvilke metoder, der i KP betragtes som værende acceptabelt for afsendelse af personoplysninger.
| Metode | Beskrivelse | Kritiske/fortrolige/følsomme organisatoriske- og personoplysninger OK? |
|---|---|---|
| Internaldomain (intern) | Til medarbejdere eller studerende i KP på deres @kp.dk mailadresse. Dette er altid sikkert. | Ja Personoplysninger til studerende skal altid sendes til deres interne studiemail - eller til e-boks i særtilfælde. |
| SMIME (certifikatkrypteret) | Der vil blive sendt med særlig certifikat kryptering. Mange eksterne samarbejdspartnere kræver, at man sender (og kan modtage) på denne måde. Hvis du selv vil dobbeltchecke om en modtager har certifikat, kan du søge efter deres mail-adresse på denne side: Søg certifikat |
Ja |
| Tunnelmail | Tunnelmail er en særlig sikker mail løsning, som alle offentlige institutioner er koblet på. Liste over organisationer på tunnelmail |
Ja |
| TLS/OME | Anvendes f.eks. af private firmaer, hotmail/gmail og udenlandske modtagere. |
Nej Må ikke sendes til f.eks. hotmail/gmail, selvom TLS anvendes. Følg denne vejledning i stedet. |
0 Kommentarer
Tilføj kommentar