Vejledninger

Personaleledernes rolle og ansvar

Opdateret Feb 17, 2021

Som personaleleder har du ansvar for at godkende dine medarbejderes tidsregistrering i mTIME. Det er vigtigt, at du forholder dig til alle registreringer, da mTIME styrer både lønudbetalinger, løntræk og refusionssøgninger.

Som personaleleder er det din opgave at godkende dine medarbejderes månedsopgørelser senest den 5. kalenderdag i måneden. Du skal dog først godkende en månedsopgørelse, når din medarbejder har godkendt måneden. Det er også dit ansvar, at dine medarbejdere godkender deres måneder senest den 3. kalenderdag i måneden.

Du kan finde en vejledning til, hvordan du godkender en medarbejders måned her.

 

 

Opgave

Dit ansvar

Det skal du være opmærksom på

Nyttige links

Afholdelse af ferie

Det er dit ansvar at sikre, at afholdelse af ferie bliver korrekt registreret i mTIME. Det er også dit ansvar, at sørge for, at dine medarbejdere får afviklet deres ferie.

Har en medarbejder registreret ferie uden løn, vil der ske løntræk på medarbejderen, når du godkender medarbejderens måned.

 Ferie optjenes samtidigt, og tildeles først medarbejderens feriesaldo når månedsopgørelsen er ledergodkendt

PowerBi

Ikke afholdt feriedage ved afslutning af ferieåret december

Har dine medarbejdere ferie tilbage ved ferieårets afslutning, skal der tage stilling til, om de skal udbetales eller overføres til næste ferieår og om der er afholdt 4 ferieuger.

Medarbejderen har pligt til at afholde 4 ferieuger.

 

Overførsel af feriedage fra 1. – 4. ferieuge kan kun overføres hvis der har været feriehindring og det ikke har været muligt at afholde dagene inden 31. december. Ferie fra disse uger kan først udbetales efter 2 ferieafholdelsesperioder.

 

5. ferieuge kan udbetales eller overføres. Dette sker via mTIME, og effektueres når du godkender december månedsopgørelse (første gang december 2021)

 

Har din medarbejder mere end 5 feriedage tilbage vil disse dage blive låst indtil HR kontakter jer om, hvad der skal ske med de overskydende dage.

 

Vejledning

Ikke afholdt Særlig ferie ved afslutning af ferieåret april

Har dine medarbejdere særlige feriedage tilbage ved ferieårets afslutning, skal du tage stilling til, om de skal udbetales eller overføres til næste ferieår.

Overskydende særlig feriedage udbetales eller overføres via mTIME i april måned. Når du godkender en medarbejders april måned, godkender du også at, resterende  særlige feriedage overføres eller udbetales automatisk. Har din medarbejder mere end 5 særlig feriedage tilbage vil disse dage blive låst indtil HR kontakter jer om, hvad der skal ske med de overskydende dage.

Vejledning

Over/merarbejde for administrative medarbejdere

Over/merarbejde er pålagt arbejde ud over almindelig arbejdstid. Det er dit ansvar at have overblik og dialog med medarbejderen omkring afspadsering, overførsel eller udbetaling af over/merarbejde.

Over/merarbejde registreres i mTIME og overføres ved godkendelse af måneden til afspadsering. Herefter kan medarbejderen bede om at få afspadseringstimerne udbetalt.

 

 

Fleks

Det er dit ansvar at have overblik over dine medarbejders fleks-saldo.

Fleks-saldoen vil enten blive nulstillet eller reduceret en eller flere gange om året (alt efter ansættelsesvilkår). Se link til arbejdstidsreglerne på KP, under afsnit 2.1 flekstid

Regler og retningslinjer vedr. arb.tid, fravær og ferie

Studentermedhjælpere

Har du studentermedhjælpere ansat, med kontrakt, er det dit ansvar at godkende deres timer i mTIME.

En studentermedhjælpers timer hentes i mTIME, og medarbejderen får først udbetalt løn, når du har godkendt måneden. Du får en mail, så snart studentermedhjælperen har godkendt mTIME

Vejledning

Ulempetillæg og weekendgodtgørelse

Ulempetillæg og weekendgodtgørelse registreres af medarbejderen, når pålagt arbejde har ligget uden for normal arbejdstid. Vær her opmærksom på, at det er korrekt registreret og pålagt.

Weekendgodtgørelse udbetales, når du godkender medarbejderens måned.

Ulempetillæg udbetales eller overføres til afspadsering, når du godkender måneden. Har medarbejderen ikke bedt om at få ulempetillægget overført til afspadsering, vil det ved din godkendelse blive udbetalt.

 

Sygdom

Det er dit ansvar at sørge for, at der bliver registreret sygdom på en medarbejder, som sygemelder sig.

Sygdom skal altid registreres i mTIME. Ved langtidssygemeldte medarbejdere registreres sygdom med en ”robot” som sikrer, at der registreres sygdom alle dage indtil medarbejderen raskmelder sig. Når sygdom er registreret, kommer der automatisk besked til HR, når der skal søges refusion.

Du vil modtage mails fra mTIME, når en medarbejder har været sygemeldt i 21 sammenhængende dage med henblik på en sygefraværssamtale.

Vejledning






 

 


Overførsler og udbetalinger

Her er en oversigt over alle overførsler og udbetalinger i mTIME.

  • De manuelle overførsler/udbetalinger kommer til syne i bunden af opgørelsesbilledet, når en måned skal godkendes.
  • De automatiske kommer ikke til syne, da de ikke skal håndteres manuelt.

Fælles for alle overførsler og udbetalinger er, at de bliver igangsat af en personaleledergodkendelse. Det vil sige, at når en måned godkendes, vil en eller flere af nedenstående handlinger igangsættes.

Du kan finde vejledninger til flere af ovenstående processer på www.vejledninger.kp.dk.

0 Kommentar

Tilføj kommentar

Send mig en email når nogen besvarer denne kommentar
Forrige Vejledning Facility Management
Næste Vejledning Godkend medarbejders månedsopgørelse
Mangler du stadig hjælp? Kontakt os