Sikker mail bruges til fremsendelse af personoplysninger, især til "eksterne" e-mail adresser, dvs. adresser, der IKKE er @kp.dk - men fungerer naturligvis også internt.
1. Åbn Outlook og tryk på: "Ny mail"
2. Klik på: "Send ukrypteret"
Det kan virke en smule ulogisk men det er fordi Outlook blot viser hvordan mailen afsendes hvis ikke du foretager dig noget.
3. Outlook viser nu at der kan sendes sikkert:
4. Vælg fra hvilken postkasse du vil sende. (1)Klik på den lille pil ud for: "Fra" (2) Vælg nu den postkasse du vil sende fra
5. Hvis du ikke kan se pilen og vælge postkasse kan du slå det til
5.1. Klik på fanebladet: "Indstillinger" og vælg: "Fra"
5.2. Klik på pilen ud for: "Fra" og vælg undermenuen: "Anden mailadresse"
5.3. Skriv navnet på den fælles postkasse du vil sende fra og klik på: "OK"
6. Skriv modtagerne af din mail i "Til" feltet
7. Hvis ikke modtageren kan modtage sikker mail vil det fremgå her:
Hvis det du vil sende, ikke indeholder personoplysninger eller andet fortroligt, så kan du stadig sende mailen, fortsæt da fra pkt. 7 nedenfor.
8. Der er flere måder at sende sikkert på. Tryk på pilen ved siden af: "Sikre modtagere" for at se hvilke
Når du skal sende personoplysninger, bør du altid overveje, om du har hjemmel til det, om modtageren befinder sig i udlandet, om der er en databehandleraftale, m.v. Nedenfor er angivet, hvilke metoder, der i KP betragtes som værende acceptabelt for afsendelse af personoplysninger.
| Metode | Beskrivelse | Kritiske/fortrolige/følsomme organisatoriske- og personoplysninger OK? |
|---|---|---|
| Intern | Til medarbejdere eller studerende i KP på deres @kp.dk mailadresse. Dette er altid sikkert. | Ja Personoplysninger til studerende skal altid sendes til deres interne studiemail - eller til e-boks i særtilfælde. |
| Krypteret | Der vil blive sendt med særlig certifikat kryptering. Mange eksterne samarbejdspartnere kræver, at man sender (og kan modtage) på denne måde. Hvis du selv vil dobbeltchecke om en modtager har certifikat, kan du søge efter deres mail-adresse på denne side: Søg certifikat |
Ja |
| Tunnel | Tunnelmail er en særlig sikker mail løsning, som alle offentlige institutioner er koblet på. Liste over organisationer på tunnelmail |
Ja |
| TLS | Anvendes f.eks. af private firmaer, hotmail/gmail og udenlandske modtagere. |
Nej Må ikke sendes til f.eks. hotmail/gmail, selvom TLS anvendes. Følg denne vejledning i stedet. |
9. Hvis en af modtagerne står under "Krypteret", bliver du bedt om at vælge en funktionspostkasse som afsender
Sørg for at vælge den samme postkasse som i pkt. 1. - I dette tilfælde [email protected]
Når du vælger en funktionspostkasse som afsender, vil et eventuelt svar komme retur til den valgte funktionspostkasse og ikke til dig.
9.1. Du vil blive bedt om at vælge hvilken sikker postkasse du vil sende fra: (1) Klik på rullepanelet (2) vælg postkasse (3) og afslut ved at trykke: "Fortsæt". Mailen sendes nu krypteret med særligt certifikat.
9.2. Hvis det du sender ikke indeholder personoplysninger, behøver du ikke at sende krypteret, klik da på "Afbryd" og fortsæt fra pkt. 7 nedenfor.
10. Hvis du vil sende ukrypteret skal du klikke på (1) "Send sikkert" og (2) derefter på "Send"
0 Kommentarer
Tilføj kommentar