Vejledninger

Hvordan indkalder jeg til ansættelsessamtaler i Emply?

Opdateret

Denne vejledning tager udgangspunkt i, at du er logget ind i Emply og befinder dig på dashboardet.

  • Gå til "Mine jobopslag" på dashboardet og klik på det job, hvor du gerne vil invitere kandidater til samtale:
  • Tryk på fanen "Kandidater" for at se listen over kandidater, der har søgt jobbet:

Udvælg kandidater til samtale

  • Markér de kandidater, du vil invitere til samtale
  • Klik på kalender-ikonet "Planlæg" i bjælken under kandidatlisten

Nu skal du udfylde oplysninger om ansættelsessamtalerne:

  1. Privat aftale: VIGTIGT: Tryk på hængelåsen, så invitationerne bliver private for andre i kalendervisning.
  2. Type: Vælg onsite interview (fysisk samtale).
  3. Titel: Giv samtalen en titel. Denne titel vil blive vist i mailens emnefelt. Fx:. "Invitation til ansættelsessamtale"
  4. Interviewere: De ansættelsesudvalgsmedlemmer der er valgt under Team vil automatisk blive tilføjet.
  5. Varighed: Indsæt ønsket varighed for ansættelsessamtalerne
  6. Tidszone: Er præudfyldt
  7. Note: Her kan du skrive en note til ansættelsesudvalget. (Noten er privat og ses kun af udvalget)
  8. Har I valgt flere tidspunkter, end I har kandidater, kan I automatisk få slettet ubrugte tidspunkter, når alle kandidater har accepteret. OBS: Dette er kun relevant, hvis I vælger at kandidater selv skal vælge tidspunkter. Se afsnit "Kandidater vælger selv tidspunkt" længere nede i denne vejledning.
  9. Klik på 'Tilføj tidspunkt'

Vælg tidspunkter - fast tidspunkt eller valgfrit tidspunkt

Der er to måder, I kan indkalde til ansættelsessamtaler på:

  • I kan vælge at give kandidaterne flere tidspunkter, de kan vælge imellem efter 'først-til-mølle' princippet, eller
  • I kan tildele hver kandidat et fastlagt tidspunkt for ansættelsessamtalen.

Uanset om I har aftalt faste tidspunkter eller kandidaterne selv skal vælge tidspunkt, skal I i første omgang tilføje tidspunkter for samtalerne (tidsvinduer). Har I f.eks. valgt at indkalde 3 kandidater til samtale, skal du lave 3 tidsvinduer. Se hvordan du gør ud for den af ovenstående metoder I har valgt:

Vælg fastlagt tidspunkt pr. kandidat

I de tilfælde hvor I ønsker at sende et fastlagt tidspunkt til kandidaterne:

  1. Dato: Indsæt ønsket dato for første invitation til samtale (Bemærk, den vælger som udgangspunkt dags dato)
  2. Tidspunkt: Indsæt tidspunkt for første invitation til samtale. Bemærk, lokationen trækkes automatisk fra joboprettelsen. Hvis adressen for samtalen afviger fra denne, kan det rettes i selve mailskabelonen.
  3. Lokation: Lokation hentes automatisk ind fra den lokation, som er angivet i stillingen
  4. Mødelokale: KP's lokaler er endnu ikke integreret i Emply, men der arbejdes på dette. Kan sættes ind manuelt i mailskabelonen.
  5. Sæt 1 kandidat pr. tidsinterval
  6. Tryk på 'Tilføj kandidat' og vælg kandidat fra liste
  7. Gentag for de øvrige tidsvinduer.
  1. Når du har valgt alle tidspunkter, kan du vælge at kandidaten får en reminder 24 timer før ansættelsessamtalen
  2. Når alle felter er udfyldt, tryk på "Fortsæt".

Kandidaterne vælger selv tidspunkt
I de tilfælde hvor I ønsker at sende et udvalg af tider, som kandidaterne selv kan vælge imellem efter først-til-mølle-princippet:

  1. Dato: Indsæt ønsket dato for første invitation til samtale (Bemærk, den vælger som udgangspunkt dags dato)
  2. Tidspunkt: Indsæt tidspunkt for første invitation til samtale. Bemærk, lokationen trækkes automatisk fra joboprettelsen. Hvis adressen for samtalen afviger fra denne, kan det rettes i selve mailskabelonen.
  3. Lokation: Lokation hentes automatisk ind fra den lokation, som er angivet i stillingen
  4. Mødelokale: KP's lokaler er endnu ikke integreret i Emply, men der arbejdes på dette. Kan sættes ind manuelt i mailskabelonen.
  5. Sæt 1 kandidat pr. tidsinterval
  6. Vælg 'Åbent tidsvindue' (Med åbent tidsvindue betyder det, at kandidaterne vil få et link til de valgte tider, som de selv kan vælge imellem.
  7. Gentag for de øvrige tidsvinduer.
  1. Når du har valgt alle tidspunkter, kan du vælge at kandidaten får en reminder 24 timer før ansættelsessamtalen
  2. Når alle felter er udfyldt, tryk på "Fortsæt".

Redigér i tidspunkter

Du har mulighed for at redigere i de enkelte tidspunkter. Det gør du ved at trykke på pilen til højre for at folde tidsvinduerne ud:

Send invitation til samtale

  1. Nu kan du notificere kandidater og/eller interviewere via mail og/eller sms
  2. Vælg mailskabelon
    VIGTIGT: Hvis du har valgt åbent tidsvindue, så kandidaterne selv vælger tider, skal du vælge mailskabelon "Indkaldelse til 1. samtale - vælg tidspunkt".
    Har du derimod valgt et fast tidspunkt til hver kandidat, skal du vælge mailskabelon "Indkaldelse til 1. samtale - fast tidspunkt"
  3. Bemærk, hvis lokationen for jeres ansættelsessamtaler, afviger fra den lokation, der er hentet ind fra joboprettelsen, så kan du fjerne flettefeltet '[event.location]' i mailen og selv indsætte den korrekte adresse.
  4. Tryk på 'DEMO' og se forhåndsvisning af mailen.
  5. OBS: Slå SMS-funktionen fra.
  • Klik på ”Planlæg”, Så har du inviteret valgte kandidater til samtale:

Flyt kandidater i kandidatprocessen

Nu har du indkaldt dine kandidater til samtaler, og du skal nu flytte disse kandidater til det step i kandidatprocessen, der hedder "1. samtale":

  1. Vælg det step i kandidatprocessen, som kandidaten skal flyttes til - i dette tilfælde '1. samtale'
  2. Tryk på 'Gem'

Nu vil kandidaterne være at finde i fanen '1. samtale':

Du får besked i Emply under 'Beskeder', når kandidaterne har enten accepteret eller afvist din invitation til ansættelsessamtale:

Eksportér kandidater til kandidatrapport

Har I brug for at samle de kandidater, I har indkaldt til samtale, i en kandidatrapport til brug for ansættelsessamtalerne? Se her, hvordan du laver en kandidatrapport.

Næste skridt

Når I har afholdt samtaler og fundet jeres kandidat(er), skal de øvrige kandidater, som var til samtale, have et telefonisk afslag. Resten af kandidaterne skal have et skriftligt afslag. Se vejledning: Hvordan sender jeg afslag til kandidater via Emply?

Ansættelsesproces for de(n) valgte kandidat(er) kan nu igangsættes. Se hvordan du flytter din kandidat(er) til ansættelsesproces: Valg af kandidat

0 Kommentarer

Tilføj kommentar

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Forrige Vejledning Hvordan rangerer jeg kandidater i Emply?
Næste Vejledning Hvordan sender jeg afslag til kandidater via Emply?
Mangler du stadig hjælp? Kontakt os