Personaleledernes rolle og ansvar

Som personaleleder har du ansvar for at godkende dine medarbejderes tidsregistrering i mTIME. Det er vigtigt, at du forholder dig til alle registreringer, da mTIME styrer både lønudbetalinger, løntræk og refusionssøgninger.

Som personaleleder er det din opgave at godkende dine medarbejderes månedsopgørelser senest den 5. kalenderdag i måneden. Du skal dog først godkende en månedsopgørelse, når din medarbejder har godkendt måneden. Det er også dit ansvar, at dine medarbejdere godkender deres måneder senest den 3. kalenderdag i måneden.

Du kan finde en vejledning til, hvordan du godkender en medarbejders måned her.

Opgave Dit ansvar Det skal du være opmærksom på Nyttige links
Afholdelse af ferie
Det er dit ansvar at sikre, at afholdelse af ferie bliver korrekt registreret i mTIME. Det er også dit ansvar, at sørge for, at dine medarbejdere får afviklet deres ferie.
Har en medarbejder registreret ferie uden løn, vil der ske løntræk på medarbejderen, når du godkender medarbejderens måned.

Ikke afholdt ferie ved afslutning af ferieåret
Har dine medarbejdere ferie eller særlige feriedage tilbage ved ferieårets afslutning, skal du tage stilling til, om de skal udbetales eller overføres til næste ferieår.
Overskydende ferie og særlige feriedage udbetales eller overføres via mTIME i april måned. Når du godkender en medarbejders april måned, godkender du også, at evt. restferie op til 5 feriedage og 5 særlige feriedage overføres eller udbetales. Har din medarbejder mere end 5 feriedage eller 5 særlige feriedage tilbage vil disse dage blive indefrosset indtil HR kontakter jer om, hvad der skal ske med de overskydende dage.
Vejledning
Over/merarbejde for undervisere ved afslutning af studieåret
Det er dit ansvar at have overblik over og være i dialog med underviserne om evt. merarbejde udbetales, overføres eller nulstilles ved studieårets afslutning.
Over/merarbejde for undervisere (fleks-underviser) udbetales eller overføres via mTIME i juli måned. Når du godkender medarbejderens juli måned, skal du forholde dig til, om medarbejderen har bedt om at få udbetalt eller overført merarbejde til næste studieår. Har medarbejderen ikke det, nulstilles medarbejderens saldo automatisk ved godkendelsen.
Vejledning
Over/merarbejde for administrative medarbejdere
Over/merarbejde er pålagt arbejde ud over almindelig arbejdstid. Det er dit ansvar at have overblik og dialog omkring afspadsering, overførsel eller udbetaling af over/merarbejde.
Over/merarbejde registreres i mTIME og overføres ved godkendelse af måneden til afspadsering. Herefter kan medarbejderen bede om at få afspadseringstimerne udbetalt.

Fleks
Det er dit ansvar at have overblik over dine medarbejders fleks-saldo. Som udgangspunkt bør fleks-saldoen ikke være højere end medarbejderens normtid.
Fleks-saldoen vil enten blive nulstillet eller reduceret en eller flere gange om året (alt efter ansættelsesvilkår). Se vedlagte oversigt under ”skæringer/nulstillinger af saldi”

Studentermedhjælpere
Har du studentermedhjælpere ansat, er det dit ansvar at godkende deres timer i mTIME.
En studentermedhjælpers timer hentes i mTIME, og medarbejderen får først udbetalt løn, når du har godkendt måneden.
Vejledning
Ulempetillæg og weekendgodtgørelse
Ulempetillæg og weekendgodtgørelse registreres af medarbejderen, når pålagt arbejde har ligget uden for normal arbejdstid. Vær her opmærksom på, at det er korrekt registreret og pålagt.

Weekendgodtgørelse udbetales, når du godkender medarbejderens måned.

Ulempetillæg udbetales eller overføres til afspadsering, når du godkender måneden. Har medarbejderen ikke bedt om at få ulempetillægget overført til afspadsering, vil det ved din godkendelse blive udbetalt.

Sygdom
Det er dit ansvar at sørge for, at der bliver registreret sygdom på en medarbejder, som sygemelder sig. Du bør tage stilling til, om det er dig, den sygemeldte eller en tredje medarbejder, som varetager denne opgave.

Det er også dit ansvar at sørge for at der både bruger- og ledergodkendes for langtidssygemeldte medarbejdere

Sygdom skal altid registreres i mTIME. Ved langtidssygemeldte medarbejdere registreres sygdom med en ”robot” som sikrer, at der registreres sygdom alle dage indtil medarbejderen raskmelder sig. Når sygdom er registreret, kommer der automatisk besked til HR, når der skal søges refusion.

Du vil modtage mails fra mTIME, når en medarbejder har været sygemeldt i 21 sammenhængende dage med henblik på en sygefraværssamtale.
Vejledning

Overførsler og udbetalinger

Her er en oversigt over alle overførsler og udbetalinger i mTIME.

  • De manuelle overførsler/udbetalinger kommer til syne i bunden af opgørelsesbilledet, når en måned skal godkendes.
  • De automatiske kommer ikke til syne, da de ikke skal håndteres manuelt.

Fælles for alle overførsler og udbetalinger er, at de bliver igangsat af en personaleledergodkendelse. Det vil sige, at når en måned godkendes, vil en eller flere af nedenstående handlinger igangsættes.

Du kan finde vejledninger til flere af ovenstående processer på www.vejledninger.kp.dk.

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret