Vejledninger

Opfølgninger

Opdateret Feb 22, 2021

Opfølgninger

Der findes forskellige typer af opfølgninger i esas, der alle har til formål at give overblik over forskellige typer af hændelser, der skal følges op på. Nogle opfølgninger oprettes automatisk af esas, mens andre oprettes manuelt af brugeren.

Opfølgningstyper, der typisk vil anvendes:

  • Exception genereres automatisk når systemjob er fejlet eller har mangler.
    F.eks når en ansøgning/ansøger overføres til studieforløb/studerende og der er obligatoriske SUE’er, som ikke bliver oprettet som GUE’er.
  • Opgave kan både oprettes automatisk og manuelt, og indikerer, at der er en handling, som brugeren skal foretage.
    F.eks. i forbindelse med deling af gæstestuderendes data, hvor en uddannelsesinstitution via en opgave kan anmode om, at en studerendes data deles med en anden uddannelsesinstitution.
  • Notifikation kan både oprettes automatisk og manuelt ifbm. systemhændelse, som brugeren skal være opmærksom på.
    F.eks. i forbindelse med ændring af start- og slutdato for godkendte grunduddannelsesstrukturer.
Oprettelse af opfølgning

Mange opfølgninger sker automatisk; enten gennem systemgenereret opfølgninger eller via abonnement på notifikationer (se afsnit Notifikationer).

Du har dog også selv mulighed for at oprette opfølgninger (opgaver).

Dette kan gøres på de fleste sider i esas under gitteret "Opfølgninger"

Her trykkes på "+" for at oprette en ny opfølgning.

Herefter vælger du Opgave, navngiv opgaven (1), eventuel forfaldsdato (3) og GEM (2).

Når du har gemt vil det blive muligt at tilføje yderligere detaljer til opgaven (4). Du kan tildele den til en kollega eller et team,

 

På KP bruger vi udelukkende opfølgningstype Opgave ved manuelt oprettede opfølgninger.

Vær opmærksom på at de opgaver der noteres overholder GDPR

Eksemplet på opgaver der kan noteres i esas:

  • Dokumentation. Frameldt eksamen feb 2021
  • Varsling. Varslingsmail sendt xx/xx-xx. Deadline sættes til forfaldsdato.
  • Bemærkning. Bekymringsmail sendt. Ej praktikvalg

Personfølsomme oplysninger vedr. lægeerklæringer, fraværsårsager mm. må ikke angives i esas. Dokumentation skal ligge i Sag og Dokument.

Håndtering af opfølgning

Når en opfølgning er fuldført, kan man blot trykke på ”Markér som fuldført” (1) i kontekstmenuen, hvorefter den ikke længere vises som en aktiv opfølgning på listevisningerne.

Hvis opfølgningen ikke kræver handling, trykkes der blot på ”Luk opgave” (2).

Når opfølgningen er behandlet eller lukket, vil statusfeltet være sat til ”Behandlet” eller ”Lukket” (3).

Såfremt en opfølgning skal deles med andre brugere eller teams, kan man vælge at uddelegere ansvaret ved at trykke på ”Tildel” (4).

Hvis ejerskabet ønskes bibeholdt, kan opfølgningen deles med andre brugere eller teams ved at trykke på ”Del” (5).

Der kan sættes en forfaldsdato for at angive et tidspunkt for hvornår en exception skal håndteres (6)

Opgave

Opgaver kan fremsøges eller oprettes direkte via opgavelisterne, både fra dashboardet (1) og den almindelige listevisning af aktiviteter (2).  

0 Kommentarer

Tilføj kommentar

Send mig en email når nogen besvarer denne kommentar
Forrige Vejledning Genvejstaster
Næste Vejledning Send et link fra esas til en supportsag
Mangler du stadig hjælp? Kontakt os