Denne vejledning bruges, hvis der er blevet sendt en faktura til en forkert betaler.
Bemærk: Det er først når den oprindelige faktura er blevet krediteret (se Kreditér en faktura (VU)), og står med status Afsendt eller Krediteret i statusboksen nederst på PUE-billedet, at den nye faktura kan blive sendt.
Inden du går i gang, skal du have følgende klar i et dokument, hvor du kan kopiere fra:
Hvis den nye betaler har et EAN- eller et CVR-nummer
- GUE-teksten for den pågældende studerende, som ud over den studerendes navn indeholder modulets titel, samt uddannelsesordning og studieordning (se pkt. 1.-3.)
- Det EAN- eller CVR-nummer fakturaen skal sendes til.
- Eventuel kundereference.
- Modulets alias.
- Det beløb, som fakturaen skal lyde på.
Hvis den nye betaler er privatbetaler
- GUE-teksten for den pågældende studerende, som ud over den studerendes navn indeholder modulets titel, samt uddannelsesordning og studieordning (se pkt. 1.-3.)
- Modulets alias.
- Det beløb som fakturaen skal lyde på.
1. GUE-teksten kan bl.a. hentes fra GUE-boksen på PUE-billedet, næstøverst til højre.
Klik på navnet i den første kolonne:
2. I det billede du nu er åbnet op i, triple-klikker du på overskriften øverst:
3. Kopiér teksten, og sæt den ind i et andet dokument, hvor du senere kan hente det. Det kan fx være et Word- eller Excel-dokument. Bemærk at du kun skal indsætte værdier, så esas-formateringen ikke kommer med. Det gør du sådan i hhv. Word og Excel:
Skal du fakturere til et EAN-nummer: Følg pkt. 4., 5. og 6., og gå derefter videre til pkt. 11.
Skal du fakturere til et CVR-nummer: Følg pkt. 4. og 7., og gå derefter videre til pkt. 11.
Skal du fakturere en privatbetaler: Gå til pkt. 8.
4. Under Aktører klikker du på Institutioner… :
5. Indsæt EAN-nummeret i søgefeltet og klik Enter. Dobbeltklik herefter på navnet på betaleren. Hvis ikke der kommer en betaler op, skal du melde det til Basen.
6. Vigtigt! Tjek at der står KP som ejer øverst til højre. Hvis der står ESAS overordnet, skal du lukke uden at gemme og kontakte SIS-institution:
Gå videre til pkt. 11.
7. Indsæt CVR-nummeret i søgefeltet og klik Enter. Dobbeltklik herefter på navnet på betaleren.
Tjek at virksomheden er korrekt i forhold til det, du har fået oplyst. Hvis der er flere P-numre (se i boksen Produktionsenheder), skal du vælge den, hvor adressen passer i forhold til det oplyste. Dobbeltklik på hver enkelt, og se i boksen Overordnet enhed.
Hvis den fremsøgte virksomhed står med ESAS overordnet under Ejer øverst på skærmen (se pkt. 6.), må du gerne bruge den. Men det er altså kun, når det er et CVR-nummer, der er indtastet.
8. I PUE-billedet, som du åbnede i pkt. 1, klikker du på den studerendes navn i kolonnen Studieforløb i GUE-boksen næstøverst til højre:
9. I boksen Studieforløb næstøverst til højre klikker du på den studerendes navn:
10. Scroll ned tiI boksen Faktureringsgrundlag.
11. I boksen Faktureringsgrundlag: Klik på +, og derefter på luppen:
12. Klik på + Ny(t):
13. Der åbner nu et nyt billede, som du med fordel kan maksimere. Udfyld disse data i boksen Faktureringsoplysninger:
- Type: Faktura
- Forfaldsdato
I boksen Kundeoplysninger indsætter du Kundereference, hvis der er en sådan:
14. Tryk Gem (Ctrl + S)
Du kan nu indsætte en faktureringsgrundlagslinje i den øverste midterste boks:
15. Klik på plusset øverst:
Der åbner nu et nyt billede, som du med fordel kan maksimere.
16. I boksen Gebyroplysninger indsætter du teksten, som du kopierede i pkt. 3, i feltet Gennemførselsuddannelseselement, og klikker Enter to gange:
17. Udfyld felterne Gebyrkategori (her SKAL vælges Deltagerbetaling) og Beløb:
18. I boksen Kontering øverst til højre, indsæt:
- Finanskonto
- Dimension 1: Indsæt 1 Prof Høj 820 (tast 1 pro og klik Enter)
- Dimension 2: Indsæt alias
Du er nu klar til at sende fakturaen. Følg vejledningen Fakturér studerende enkeltvis, via PUE.
0 Kommentarer
Tilføj kommentar