1. Fremsøg ansøgningerne:

Avanceret søgning: Søg efter "Ansøgninger" og brug "KK-team: tilmeldinger klar til optag"
Denne avancerede søgning fremsøger alle ansøgninger, som er klar til at blive optaget.

2. Markér alle ansøgningerne:

• kryds/tjek alle af :

3. Klik på Rediger:

4. Masseredigér alle ansøgningerne ved at ændre:

• Fold "Sidehoved" ud og tilføj dit navn i "Sagsbehandlet af"
• Sagsbehandlingsstatus til "Færdigbehandlet"
• Sagsbehandlingsafgørelse: "OK"
• Optagelsesafgørelse: "Studieplads "
• Optagelsesstatus: "Bekræftet"

Klik på Skift:

5. Markér alle ansøgningerne igen

6. Kør arbejdsproces:

Scoll ned til: Overfør Ansøger og Ansøgning til Studerende og Studieforløb

Sæt kryds/tjek Overfør Ansøger og Ansøgning til Studerende og Studieforløb og klik på Tilføj:

7. Klik OK ved Bekræft anvendelse af arbejdsproces:

8. Fremsøg PUEn i esas. Under planlægningsuddannelseselement ændres Status fra Planlagt til Aktiv.

9. Tjek Gennemførelsesuddannelseselementer, Status over Betalinger og Undervisningshold:

• Tjek, at alle ansøgere er overført til PUEn under Gennemførelsesuddannelseselementer:

• Tjek, at alle faktureringsgrundlagslinjer stemmer overens med Gennemførelsesuddannelseselementer under Status over Betalinger:

• Tjek, at alle ansøgere er overført til Undervisningsholdet  Klik ind på holdets navn:

• Tjek, at antallet under Gennemførelsesuddannelseselementer stemmer:

Hvis der mangler én på holdet - klik på + og lup. Klik på den manglende GUE

10. Åbn avanceret søgning og find søgning SKABELON: Flettefil til e-Boks-breve_ KK-teamet

Fremsøg den PUE, der skal laves optag på og klik på resultat

11. Eksportér fil til excel-fil ved at klikke på:

12. Åbn Excel-filen og aktivér redigering:

13. Gem filen som CSV UTF-8 (kommasepareret) (*.csv)

14. Flet med skabelon for optagelsesbrev  KK-teamet

15. Aktivér redigering og tilret skabelon

16. Flet din CSV-fil med brevet

Klik på Forsendelser -> Vælg modtagere -> Brug en eksisterende liste -> Vedhæft fil

Det er vigtigt, at din filkonvertering står sådan her: Anden kodning  Unicode (UTF-8)

17. Klik på ABC Vis resultater for at vise brevet med flettefilen

18. Send i e-Boks: Du kan sende til e-Boks på to måder:

A. Klik Afslut og flet -> Rediger enkelte dokumenter… -> OK  Klik på Send OneTooX -> Klik Send alle

• Tjek, at antallet af GUEr stemmer i det OneTooX-vindue, der popper op --> Klik Send
• Tjek, at alle studerende har fået brevet digitalt - og ikke med fjernprint.

19. Gem flettebrevet i SOD

• Klik på Gem som --> Søg modulet frem --> Klik på Dokumenter --> Ret fra Word-dokument til PDF --> Tilret titel hvis nødvendigt --> GEM