Vejledninger

Fakturér studerende enkeltvis via PUE (VU)

Opdateret May 21, 2021

1. Fremsøg den ønskede PUE: Klik på pilen i den øverste bjælke, vælg Uddannelse og Planlægningsuddannelseselement:

2. Indsæt aktivitetsnummeret i søgefeltet øverst til højre, og tryk Enter. Du kan indtaste nummeret, eller du kan copy-paste det fra et andet dokument:

Klik på navnet på aktiviteten for at åbne PUEn.

3. Scroll ned til boksen Status over betalinger nederst på siden:

Her ser du alle betalingslinjerne for holdet. Oversigten viser 4 linjer ad gangen. Bemærk, at du IKKE kan få vist alle holdets linjer i ét billede ved at klikke på gitteret øverst til højre. For at se de næste 4 betalingslinjer, skal du klikke på den lille blå pil nederst til højre. Hvis der mangler nogle betalingslinjer, i forhold til det antal GUEr du ved der er på PUEn, er årsagen at der mangler at blive sat gebyrlinjer på de pågældende.

Det er en god idé at sortere alfabetisk på de studerendes navne, ved at klikke på overskriften i kolonnen Studieforløb …

I kolonnen Status vil der stå Kladde, når der endnu ikke er blevet faktureret.

Når en studerende er blevet faktureret, vil status blive ændret til Afsendt.

I kolonnen Debitor … ser du navnet på betaleren.

Hvis der hér står navnet på den studerende, er det en privatbetaler.

Betalingsfrist, status for betaling samt fakturanummer vil herefter fremgå af de pågældende kolonner, som du finder længere ude til højre i billedet.

4. Vi vil nu fakturere Karin Lisa Larsen. Klik på navnet på hendes debitor i debitorkolonnen:

5. I boksen Faktureringsgrundlag (fjerde fra oven, i højre side) klikker du på navnet:

6. Du får nu dette billede:

I kolonnen til venstre skal du tjekke, at der står en forfaldsdato. Hvis du ønsker at ændre datoen, klikker du på datoen, og indtaster den ønskede dato.

Du behøver kun at taste 30-4 for datoen 30-04-2021. Herefter gemmer du (Ctrl + S).

I boksen Kundeoplysninger øverst til højre kan du se, hvilken Kundereference der bliver anført på fakturaen.

Markér nu faktureringsgrundlagslinjen i den midterste boks, ved at klikke til venstre for navnet.

7. Klik nu på Kør arbejdsproces i den hvide menulinje øverst. Hvis ikke den er synlig, så klik på de tre prikker:

8. Der er på forhånd valgt Afsendelse af faktureringsgrundlag. Klik på Tilføj. I den næste boks: Klik OK:

9. Gå nu tilbage til PUEn. Du kan enten vælge den i ”uret med pilen” øverst i den grønne menulinje, eller bladre to gange tilbage i browseren (to gange Alt + venstre-pil).

Når du scroller ned til Status-boksen nederst på siden, vil du nu se, at status for den pågældende betalingslinje er ændret til Afsendt, og der vil være dannet et fakturanummer.

Hvis der står Fejlet i status-kolonnen, skal du kontakte din esas superbruger.

Og så er det ellers bare at gå videre med de resterende faktureringer.

Husk at starte med at sortere navnene alfabetisk i status-boksen (pkt. 3.). Så vil du nemlig have den enkelte studerende stående på den samme side, som da du sidst sorterede dem.

God fornøjelse!

0 Kommentarer

Tilføj kommentar

Send mig en email når nogen besvarer denne kommentar
Forrige Vejledning Fakturér en PUE - massefakturering (VU)
Næste Vejledning Håndtering af Omstillingsfonden (VU)
Mangler du stadig hjælp? Kontakt os