1. Fremsøg ansøgningerne - der er tre muligheder:

Mulighed 1: Avanceret søgning: Ansøgninger klar til optag. Denne avancerede søgning fremsøger alle ansøgninger, som er klar til at blive optaget.

Mulighed 2: Avanceret søgning: Alle ansøgninger - søg efter specifikt hold S313. Denne avancerede søgning fremsøger alle ansøgninger på PUEn.

OBS. Vigtigt, at du sorterer ubehandlede ansøgninger fra.

DENNE HER ANBEFALES IKKE LIGE PT.

Mulighed 3: Fremsøg PUEn i esas og find derefter alle ansøgninger til denne PUE ved at klikke "Ansøgninger".

Skift tilknyttet visning til: 0 Klar til optag via PUE  brugbar visning i esas SKABELON. Denne mulighed giver alle ansøgninger på PUEn.

OBS. Vigtigt, at du sorterer ubehandlede ansøgninger fra.

2. Markér alle ansøgningerne:

• Ved mulighed 1 - kryds/tjek alle af
• Ved mulighed 2 - kryds/tjek alle af og tag dem fra som ikke er færdigbehandlet
• Ved mulighed 3 - kryds/tjek alle af og tag dem fra som ikke er færdigbehandlet

3. Klik på Rediger:

4. Masseredigér alle ansøgningerne ved at ændre:

• Fold "Sidehoved" ud og tilføj dit navn i "Sagsbehandlet af"
• Optagelsesafgørelse  sættes til: Studieplads
• Optagelsesstatus sættes til: Bekræftet

Klik på Skift:

5. Markér alle ansøgningerne igen

6. Kør arbejdsproces:

Scoll ned til: Overfør Ansøger og Ansøgning til Studerende og Studieforløb

Sæt kryds/tjek Overfør Ansøger og Ansøgning til Studerende og Studieforløb og klik på Tilføj:

7. Klik OK ved Bekræft anvendelse af arbejdsproces:

8. Fremsøg PUEn i esas. Under planlægningsuddannelseselement ændres Status fra Planlagt til Aktiv.

• Tjek, at antallet under GUE oversigt stemmer: (klik på lommeregneren, og klik på "Genberegn")

9. Tjek Gennemførelsesuddannelseselementer under Betalinger at alle faktureringsgrunlagslinjerne er oprettet.

• Tjek, at alle faktureringsgrundlagslinjer stemmer overens med Gennemførelsesuddannelseselementer under Status over Betalinger:

• Tjek, at alle ansøgere er overført til Undervisningsholdet, klik på "Hold og bedømmelse", klik på holdnavnet, se under "GUEr på hold"

Hvis der mangler én på holdet - klik på "Tilføj eksisterende Gennemførelsesudddannelseselement" - klik på den ønskede og klik på "Tilføj"

10. Åbn avanceret søgning og find søgning SKABELON: Flettefil til e-Boks-breve

Fremsøg den PUE, der skal laves optag på og klik på resultat

11. Eksportér fil til excel-fil ved at klikke på:

12. Åbn Excel-filen og aktivér redigering:

13. Gem filen som CSV UTF-8 (kommasepareret) (*.csv)

14. Download skabelonen for optagelsesbrev i Sag og Dokument: https://kpdk.sharepoint.com/sites/SOD-FLS9/FA9/FB52/FC27/Assets/AxIndex.aspx

15. Aktivér redigering og tilret skabelon

16. Flet din CSV-fil med brevet

Klik på Forsendelser -> Vælg modtagere -> Brug en eksisterende liste -> Vedhæft fil

Det er vigtigt, at din filkonvertering står sådan her: Anden kodning  Unicode (UTF-8)

17. Klik på ABC Vis resultater for at vise brevet med flettefilen

18. Send i e-Boks: Du kan sende til e-Boks på to måder:

A. Klik Afslut og flet -> Rediger enkelte dokumenter… -> OK  Klik på Send OneTooX -> Klik Send alle

• Tjek, at antallet af GUEr stemmer i det OneTooX-vindue, der popper op --> Klik Send
• Tjek, at alle studerende har fået brevet digitalt - og ikke med fjernprint.

19. Gem flettebrevet i SOD

• Klik på Gem som --> Søg modulet frem --> Klik på Dokumenter --> Ret fra Word-dokument til PDF --> Tilret titel hvis nødvendigt --> GEM