En samlefaktura består af ét faktureringsgrundlag med flere faktureringsgrundlagslinjer (én pr. studerende/kursist), og hvor betaleren er den samme virksomhed/kunde.
ÅU-rekvireret: Der laves som udgangspunkt en samlefaktura.
ÅU-hyldevarer: Der laves kun samlefaktura, hvis virksomheden/kunden efterspørger det.
Inden du går i gang:
- Tjek at debitoren er den samme på alle faktureringsgrundlagene, og at antallet af faktureringsgrundlagslinjerne stemmer overens med antallet af GUEr
- Vær opmærksom på, at man ikke kan kreditere en enkelt studerende på en samlefaktura, der er afsendt. Hvis der skal krediteres, skal alle krediteres, og der skal efterfølgende opsættes ny samlefaktura manuelt
- Følg derfor kun denne vejledning, når alle er optaget og det ikke er muligt at melde fra uden beregning – fx et par dage efter studiestart.
Dannelse af en samlefaktura
Saml faktureringsgrundlagslinjer på ét faktureringsgrundlag
1. Åbn Avanceret søgning. Søg efter Faktureringsgrundlagslinjer. Vælg skabelonen ”Zkabelon - Samlefaktura for (en) PUE(r)”.
2: Indsæt:
- ean/cvr under ”Debitor” (Klik på den blå lup) Husk at fjerne ”x” (Du skal ændre kategorien ”Søg efter” til ”Institutioner/Virksomheder” i stedet for ”Personer” (Se nedenstående billede)
- PUE ID/aktivitetsnummer under ”Planlægningsuddannelseselement
3. Tryk på "Resultater"
4. klik på et af faktureringsgrundlagne.
5. Marker Faktureingsgrundlagsnavnet (hele linjen) kopier og luk vinduet igen.
6. Marker alle linjerne, og tryk Rediger.
7. Indsæt det kopierede Faktureringsgrundlag - klik på søg, grundlaget fremkommer nedenfor og der klikkes på det fremsøgne. Klik på Skift nederst til højre. Nu flyttes alle faktureringsgrundlagslinjerne over på det samme grundlag.
8. Klik nu igen på et af Faktureringsgrundlagene, nu kan man se alle Faktureringsgrundlagslinjerne er samlet.
9. Indsæt hvis behov: Forfaldsdato, kundereferencer, kundeordrenr. og klik på "Afsend til økonomisystem"
Slet tomme faktureringsgrundlag med avanceret søgning
Bemærk, at efter flytning af linjerne, vil der være faktureringsgrundlag tilbage i esas som ingen linjer har, og dermed er overflødige. Disse kan fremsøges ved en avanceret søgning og herefter slettes.
1. Brug søgningen ”Skabelon SLET TOMME FAKTURERINGSGRUNDLAG” (Søg efter Faktureringsgrundlag)
2. Indsæt pågældende debitor
3. Klik på resultater.
4. Marker alle og klik på ”Deaktiver” og vælg ”Slettet”
Kreditér en samlefaktura
Vær opmærksom på, at man ikke kan kreditere en enkelt studerende på en samlefaktura, der er afsendt. Hvis der skal krediteres, skal alle krediteres, og der skal efterfølgende opsættes ny samlefaktura.
- Fremsøg PUEn i esas
- Klik på 'betalinger’
- Klik på en af de studerendes faktureringsgrundlagslinje
- Klik på faktureringsgrundlaget
- Du kan nu se ét faktureringsgrundlag med flere faktureringsgrundlagslinjer (pga. flere studerende)
- Klik på Krediter
- Afsend kreditnota
Se evt. også esas-vejledningen ’Kreditér en faktura (VU)’: https://vejledninger.kp.dk/a/1404326-krediter-en-faktura-vu
Dannelse af en samlefaktura efter kreditering
Grunden til at samlefakturaen blev krediteres skal ordnes (fx. forkert ean-nummer, deltager der skal tages af eller anden fejl) Herefter skal der dannes nye faktureringsgrundlagslinjer.
Der kan autogeneres nye faktureringsgrundslagslinjer ved at klikke på for Gebyrlinjen på PUEn, ændre fra Godkendt til kladde, "gemme", ændre tilbage til Godkendt, klik på "gem og luk"
Under betalinger på PUEn, vil man nu kunne se nye faktureringsgrundlagslinjer.
Nu følges vejledningen for dannelse af samlefaktura forfra igen.
0 kommentarer
Tilføj din kommentar