En samlefaktura består af ét faktureringsgrundlag med flere faktureringsgrundlagslinjer (én pr. studerende/kursist), og hvor betaleren er den samme virksomhed/kunde.
ÅU-rekvireret: Der laves som udgangspunkt en samlefaktura.
ÅU-hyldevarer: Der laves kun samlefaktura, hvis virksomheden/kunden efterspørger det.
Inden du går i gang:
- Tjek at debitoren er den samme på alle faktureringsgrundlagene, og at antallet af faktureringsgrundlagslinjerne stemmer overens med antallet af GUEr
- Vær opmærksom på, at man ikke pt. kan kreditere en enkelt studerende på en samlefaktura, der er afsendt. Hvis der skal krediteres, skal alle krediteres, og der skal efterfølgende opsættes ny samlefaktura manuelt
- Følg derfor kun denne vejledning, når alle er optaget og det ikke er muligt at melde fra uden beregning – fx et par dage efter studiestart.
Dannelse af en samlefaktura (optagsopgave)
Saml faktureringsgrundlagslinjer på ét faktureringsgrundlag
1. Åbn Avanceret søgning. Søg efter Faktureringsgrundlagslinjer. Vælg skabelonen ”Zkabelon - Samlefaktura for (en) PUE(r)”.
2: Indsæt:
- ean/cvr under ”Debitor” (Klik på den blå lup) Husk at fjerne ”x” (Du skal ændre kategorien ”Søg efter” til ”Institutioner/Virksomheder” i stedet for ”Personer” (Se nedenstående billede)
- PUE ID/aktivitetsnummer under ”Planlægningsuddannelseselement
3. Tryk på "Resultater"
4. Marker alle linjerne (Tjek at antallet stemmer overnes med GUErne) og tryk Rediger.
5. Klik på den blå lup ved Faktureringsgrundlag *, og klik på ”slå flere poster op”.
Søg på navnet på debitor. Det er ikke muligt at søge på EAN nummer.
Ovenstående billede viser alle de faktureringsgrundlag, der er på den fremsøgte debitor. Her kan godt ligge mange alt efter, hvor meget der er faktureret til den pågældende institution. TIP: træk bjælken til højre, så kan du se om der er faktureret, du skal finde en hvor der ikke er faktureret.
6. Find nu det faktureringsgrundlag, hvor du vil samle alle faktureringsgrundlagslinjerne på. Det skal være et faktureringsgrundlag, der knytter sig til en af GUErne på PUEn. Dette gøres ved at klikke ind på en af linjerne og se om det knytter sig til en GUE på PUEn. (Der er ikke noget i linjen, der indikerer, hvilken PUE faktureringsgrundlaget knytter sig til, så man skal åbne linjen).
Er der mange faktureringsgrundlag at vælge i mellem, kan dette være en hjælp:
Hvis man holder musen hen over linket, fremgår der en dato til sidst. Denne dato er den dato faktureringsgrundlaget er oprettet/sidst ændret. Du kan derfor
redigere i en af dine faktureringsgrundlag, inden du går i gang, ex. Skift debitor og skift tilbage igen. Så skal du i denne søgning lede efter et fakturerings-
grundlag med dags dato.
7. Klik på ”Tilføj” og derefter på ”Skift”.
Der er nu lavet en samlefaktura.
Slet tomme faktureringsgrundlag med avanceret søgning
Bemærk, at efter flytning af linjerne, vil der være faktureringsgrundlag tilbage i esas som potentielt ingen linjer har, og dermed er overflødige. Disse kan fremsøges ved en avanceret søgning og herefter slettes.
1. Brug søgningen ”Skabelon SLET TOMME FAKTURERINGSGRUNDLAG” (Søg efter Faktureringsgrundlag)
2. Indsæt pågældende debitor
3. Klik på resultater.
4. Marker alle og klik på ”Deaktiver” og vælg ”Slettet”
Giv din afholdelseskollega besked om, at samlefakturaen er klar til fakturering.
Kreditér en samlefaktura (afholdelsesopgave)
Vær opmærksom på, at man ikke pt. kan kreditere en enkelt studerende på en samlefaktura, der er afsendt. Hvis der skal krediteres, skal alle krediteres, og der skal efterfølgende opsættes ny samlefaktura.
- Fremsøg PUEn i esas
- Scroll ned til ’Status over betalinger’
- Klik på en af de studerendes faktureringsgrundlagslinje
- Klik på faktureringsgrundlaget
- Du kan nu se ét faktureringsgrundlag med flere faktureringsgrundlagslinjer (pga. flere studerende)
- Markér alle faktureringsgrundlagslinjer
- Kør arbejdsprocessen ’Krediter’
- Derefter skal kreditnota sendes
- Scroll ned til ’Kreditnota’
- Klik på kreditnotaen
- Markér alle linjer
- Kør arbejdsprocessen ’Afsendelse af faktureringsgrundlag’
- Tjek at alle faktureringsgrundlagslinjer har status JA i krediteret.
Se evt. også esas-vejledningen ’Kreditér en faktura (VU)’: https://vejledninger.kp.dk/a/1404326-krediter-en-faktura-vu
Dannelse af en samlefaktura efter kreditering (optag- og afholdelsesopgave)
Der skal nu laves en ny faktureringsgrundlagslinje manuelt på den enkelte studerende/GUE på PUEn. Se evt. esas-vejledningen ’Nyt faktureringsgrundlag på en GUE (VU)’: https://vejledninger.kp.dk/a/1415459-nyt-faktureringsgrundlag-pa-en-gue-vu
I stedet for at samle alle faktureringsgrundlagslinjer til sidst, så kan man med fordel arbejde videre på dét faktureringsgrundlag, som der laves til den første studerende/GUE.
Dette gøres ved at blive på dette faktureringsgrundlag og lave nye faktureringsgrundlagslinjer ved at klikke på +, så alle studerende/GUEr tilføjes det samme faktureringsgrundlag.
Det er en god idé at have en avanceret søgning tilgængelig ved siden af og kopiere GUErne derfra.
Når alle studerende/GUEr er sat over på det nye faktureringsgrundlag, så kan samlefakturaen sendes.
- Markér alle faktureringsgrundlagslinjer
- Kør arbejdsprocessen ’Afsendelse af faktureringsgrundlag’
- Tjek at alle faktureringsgrundlagslinjer har skiftet status
0 Kommentarer
Tilføj kommentar