I Sag og Dokument finder du et notat om den samlede arbejdsgang for Omstillingsfonden, der skal følges:
NOTAT om procedure og snitflader i forhold til administration af Omstillingsfonden
Al information om Omstillingsfonden samt opdaterede blanketter findes her.
Denne vejledning beskriver hvordan faktureringsgrundlag og faktureringsgrundlagslinjer i forbindelse med tilskud fra Omstillingsfonden håndteres. Vejledningen er opdelt i tre afsnit:
- Hvis hele deltagerbetalingen dækkes af Omstillingsfonden
- Hvis kun dele af deltagerbetalingen dækkes af Omstillingsfonden
- Hvis den studerende er optaget og efterfølgende har fået tilskud fra Omstillingsfonden
Husk at tjekke, om den studerende er tilskudsberettiget, og noteret i registreringsarket (se ovenstående notat).
Inden du fakturerer PUEn, skal du fravælge de GUEr som har Omstillingsfonden som betaler. Hvis du skulle glemme at fravælge de pågældende GUEr, vil der ikke ske andet end at de fejler, fordi debitoren er spærret i Navision.
A) Hvis hele deltagerbetalingen dækkes af Omstillingsfonden
Trin 1: Ansøgningen behandles
1.1 Vælg ’Øvrig’ som Debitortype, hvis hele deltagerbetalingen dækkes af Omstillingsfonden.
1.2 Sæt IKKE nogen debitor på.
1.3 Kør arbejdsprocessen, så ansøgeren bliver optaget og fremgår som GUE på PUEn.
Trin 2: Knyt faktureringsgrundlagslinjen op på en samlefaktura
2.1 Klik ind på PUEn.
2.2 Find faktureringsgrundlagslinjen under Status over betalinger og klik på det første link.
2.3 Klik på luppen ved Faktureringsgrundlaget og derefter ”Slå flere poster op”.
2.4 Nedenfor er links til faktureringsgrundlag for 2024
På det enkelte fakturagrundlag vil der under Kundeordre nummer fremgå kvartal, årstal og forkortelse for gruppen. Fx:
1. kvartal
Faglærte/ufaglærte – pulje 1
Videregående – pulje 2
2. kvartal
Faglærte/ufaglærte – pulje 1
Videregående – pulje 2
3. kvartal
Faglærte/ufaglærte – pulje 1
Videregående – pulje 2
4. kvartal
Faglærte/ufaglærte – pulje 1
Videregående – pulje 2
Beløb, Finanskonto, Dimension 1 og Dimension 2, er fortsat det samme.
Det er vigtigt, at Gebyrkategorien er Deltagerbetaling.
2.5 Tryk GEM
Faktureringsgrundlagslinjen er nu knyttet op på en samlefaktura. (Tjek altid at linjen kan ses på faktureringsgrundlaget)
Charlotte Sedam (CHSE) og Betina Hocke (BEHO) er ansvarlige for, at der faktureres i esas og gives besked til [email protected]
B) Hvis kun dele af deltagerbetalingen dækkes af Omstillingsfonden
VU Optag er ansvarlige for, at at der oprettes to faktureringsgrundlagslinjer med fordeling af deltagerbeløb afhængigt af, hvor meget den studerende kan få fra Omstillingsfonden.
Trin 1: Ansøgningen behandles som normalt.
1.1 Bibehold den debitor som den studerende har angivet (ansættelsessted eller person).
1.2 Kør arbejdsprocessen, så ansøgeren bliver optaget og fremgår som GUE på PUEn.
1.3 Ret i prisen på faktureringsgrundlaget, så det svarer til restbeløbet.
1.4 GEM
Trin 2: Opret en faktureringsgrundlagslinje på Omstillingsfondens faktureringsgrundlag (Samlefaktura)
2.1 Nedenfor er links til faktureringsgrundlag for 2024
På det enkelte fakturagrundlag vil der under Kundeordre nummer fremgå kvartal, årstal og forkortelse for gruppen. Fx:
1. kvartal
Faglærte/ufaglærte – pulje 1
Videregående – pulje 2
2. kvartal
Faglærte/ufaglærte – pulje 1
Videregående – pulje 2
3. kvartal
Faglærte/ufaglærte – pulje 1
Videregående – pulje 2
4. kvartal
Faglærte/ufaglærte – pulje 1
Videregående – pulje 2
2.2 Tryk på ”+” inde på faktureringsgrundlaget. Og udfyld relevante felter. Finanskonto, Dimension 1, Dimension 2 udfyldes som normalt.
2.3 Tilknyt GUEn under Gennemførelseselementer.
2.4 Det er vigtigt, at Gebyrkategorien er Deltagerbetaling.
2.5 Skriv korrekt pris, som den studerende kan få i tilskud.
2.6 Gem og LUK
Charlotte Sedam (CHSE) og Betina Hocke (BEHO) er ansvarlige for at opkræve den del af deltagerbetalingen, der skal betales af Omstillingsfonden.
C) Hvis den studerende inden studiestart er optaget og faktureret, og efterfølgende har fået tilskud fra Omstillingsfonden
Trin 1: Kreditér fremsendte faktura
1.1 Den allerede fremsendte faktura på hele deltagerbetalingen skal krediteres.
Trin 2: Følg vejledningen fra trin A eller B, afhængig af om hele eller kun dele af tilskuddet skal dækkes.
0 Kommentarer
Tilføj kommentar