1. Åbn avanceret søgning og find søgningen SKABELON: Flettefil til aflysningsbrev i e-Boks under Søg efter: Ansøgninger

Fremsøg den PUE, der skal aflyses i avanceret søgning.

2. Eksportér fil til excel-fil ved at klikke på:

3. Åbn Excel-filen  Aktivér redigering

4. OBS. Sortér de inaktive ansøgninger væk, hvis der er nogle.

5. Filen Gemmes som CSV UTF-8 (kommansepareret) (*.csv)

6. Download skabelonen for aflysningsbrev i Sag og Dokument

7. Aktivér redigering og tilret skabelon.  

8. Flet din CSV-fil med brevet

Klik på Forsendelser -> Vælg modtagere -> Brug en eksisterende liste -> Vedhæft den CSV-fil, du lige har gemt.

Det er vigtigt, at din filkonvertering står sådan her: Anden kodning  - Unicode (UTF-8)

9. Klik på ABC Vis resultater for at vise brevet med flettefilen

10. Send i e-Boks: Du kan sende i e-Boks på to måder:

A. Klik Afslut og flet -> Rediger enkelte dokumenter… -> OK -> Klik på Send OneTooX -> Klik Send alle

Tjek, at antallet af ansøgere stemmer i det OneTooX-vindue, der popper op -> Klik Send

Tjek, at alle ansøgere har fået brevet digitalt - og ikke med fjernprint.

11. Gem flettebrevet i SOD

Klik på Gem som -> Søg modulet frem -> Klik på Dokumenter -> Ret fra Word-dokument til PDF ->Tilret titel hvis nødvendigt ->GEM

12. Find samme avanceret søgning frem som i punkt 1 -> Masseredigér ansøgningerne -> Markér alle ansøgningerne i venstre side, men OBS! sortér de inaktive ansøgninger fra.

13. Tryk på Rediger

14. Udfyld de overstreget felter og klik på ”Skift”:

Sagsbehandlingsstatus: Færdigbehandlet

Sagsbehandlingsafgørelse: Afslag

Afslagsbegrundelsestype: Aflysning af udbud

Afslagsbegrundelse: Aflyst pga. få tilmeldinger (du kan bruge din tekst)

15. Ansøgningen ser nu sådan her ud: